Правильный и неправильный подход к регламентации. Технологии бизнес-инжиниринга

На практике очень часто совершается ряд ошибок при создании регламентирующих документов. Выделим наиболее типичные.

Документы сложно читать (многословие, недостаточная четкость, нелогичность изложения).

Пропуски и противоречия между документами (чаще всего это — следствие разработки регламентов «на ходу» одним сотрудником, без учета уже составленных другими сотрудниками регламентов). При возникновении в будущем необходимости изменить разработанные этим сотрудником документы кроме него это работу сделать никто не сможет, так как взаимосвязи между различными частями регламентов остались у этого сотрудника в голове.

Разноуровневость (например, в компании под регламентом процедур может пониматься регламент процесса, функции и процедуры).

Нет рычагов для контроля по предложенным регламентирующим документам (не описаны ответственные, а также штрафы за невыполнение регламентов).

Отсутствие единой структуры (существует часть структурных регламентов и часть — процессных).

В результате регламенты будут не стыковаться, противоречить друг другу, а также останутся пропущенными незарегламентированные участки деятельности организации. Как следствие, документы не используются сотрудниками и не исполняются.

Правильная технология разработки регламентов основана на применении технологий бизнес-инжиниринга, которые по праву называют решением XXI века. Согласно технологиям бизнес-инжиниринга, перед разработкой регламентов нужно построить следующие бизнес-модели: модель бизнес-процессов, модель организационной структуры, модель распределения ответственности (рис. 61). После этого разработанные бизнес-модели рассматриваются и согласуются различными участниками деятельности, которую нужно регламентировать. Корректировки, возникшие при согласовании, оперативно вносятся в бизнес-модели. И только потом, на основе разработанных бизнес- моделей, формируются процессные и структурные регламентирующие документы.

После того как модели бизнес-процессов будут утверждены, оргструктура — разработана и утверждена, разработана матрица ответственности, можно приступать к созданию регламентирующих документов.

Рис. 61. Применение технологий бизнес-инжиниринга для разработки системы регламентирующих документов

Для этого необходимо

Задать уровни регламентации процессов (это процессы верхнего уровня, среднего или это уже уровень функций и процедур).

Определить структуру документа для каждого уровня.

Зафиксировать требования к стилю регламентации.

Нумерация в регламенте обычно ставится следующим образом:

каждый абзац пронумерован;

нумерация сквозная и многоуровневая;

уровней вложенности — 4:

на первом уровне — заголовок раздела,

на втором — заголовок подраздела,

на третьем — текст пункта,

на четвертом — текст перечня (если необходимо).

Существуют также рекомендации к языку изложения:

прямой порядок слов (Кто, Что, Когда, Как);

простые короткие предложения;

однозначность (неоднозначные термины либо не используются, либо переформулируются);

простая и понятная терминология.

Регламентировать процесс только на основе модели (схемы) — рис. 62.

Рис. 62. Регламентация на основе модели