Структура системы регламентации

При разработке регламентов, описывающих и регламентирующих деятельность даже малой компании, получается большой набор регламентирующих документов. Данный набор делится на два типа регламентов — процессные регламенты, регламентирующие процессы компании, и структурные регламенты, регламентирующие ее организационную структуру.

Каждый из этих типов регламентов также подразделяются на группы документов. В результате получается система регламентации, которая имеет структуру, приведенную в табл.41.

Таблица 41. Структура системы регламентирующих документов

Во многих российских компаниях существует ряд проблем, относящихся к системе регламентирующих документов.

Система регламентации является лоскутной и покрывает только некоторые области. Регламенты противоречат друг другу.

Регламенты пересекаются и не стыкуются между собой.

Все это происходит потому, что не разработана правильная структура системы регламентации. Для построения правильной системы регламентации нужно использовать следующее правило: система регламентации должна полностью повторять структуру организации. Система процессной регламентации должна повторять процессную структуру компании, а система структурных регламентов — организационную структуру (рис. 59).

Рис. 59. Структура системы регламентирующих документов

Если взять структурные регламенты, то положение об организационной структуре является регламентом верхнего уровня. Данное положение должно ссылаться на положения о подразделениях, которые его конкретизируют. Соответственно положения о подразделениях должны ссылаться на должностные инструкции, в которых содержится информация о должностях и которые детализируют положения о подразделениях. Схема структурных регламентов полностью идентична схеме организационной структуры.

Если рассмотреть процессные регламенты, то ситуация аналогична предыдущей. Положение о внутрифирменных видах деятельности содержит описание всех видов деятельности (процессов), которые осуществляются в компании. Оно должно ссылаться на более детальные положения о бизнес-процессах. Соответственно положения о бизнес-процессах должны ссылаться на более детальные положения о функциях и процедурах. Часто существует еще более низкий уровень регламентов — уровень инструкций, которые более подробно описывают выполнение той или иной части процедуры (рис. 60).

Второе правило, которое нужно использовать при разработке системы регламентирующей документации: первыми разрабатываются процессные регламенты, а на их основе во вторую очередь разрабатываются структурные регламенты. Это диктуется классикой проектирования организации, согласно которой бизнес-процессы первичнее организационной структуры.

Использование данных правил позволит добиться того, что структурные и процессные регламенты не будут противоречить друг другу.

Рис. 60. Иерархия процессных регламентов