Поведение участников совещания

 

Эффективность любого совещания во многом зависит от со-блюдения его участниками определенных поведенческих норм. Назовем основные из них.

• На совещание нельзя опаздывать. Опоздавший человек про-являет неуважение к собравшимся, отвлекает внимание присут-ствующих, дезорганизует работу совещания. Рекомендуется при-ходить чуть раньше указанного времени.

 

• Следует удерживаться от замечаний и высказываний, не имеющих отношения к вопросам повестки дня.

 

Глава 4. Этика и этикет в устных видах делового общения

 

 

• Необходимо своевременно представлять имеющуюся ин-формацию. Она должна быть точной, объективной и уместной.

 

• Важно критически оценивать информацию, поступающую в ходе обсуждения; тщательно взвешивать приводимые доводы: от-мечать плюсы и минусы выдвинутых положений.

 

• Желательно посмотреть на вопрос с позиции говорящего: уметь уловить то, что сказано «между строк»; понять отношение

 

к проблеме других участников совещания.

 

• Нельзя увлекаться обсуждением какого-либо вопроса со своим соседом. Это создает шум в аудитории, мешает присут-ствующим участвовать в дискуссии.

 

• Нужно увязывать свои размышления и комментарии с раз-витием мысли группы, т. е. научиться осмысливать проблему со-вместно с группой.

 

• Целесообразно стимулировать высказывания коллег, пози-тивно поддерживать их предложения.

 

При проведении совещания нередко приходится иметь дело с определенными характерными типами участников обсуждения.

 

В книге Л. Зайверта «Ваше время в ваших руках» называются эти типы и даются советы относительно того, как с ними обходиться или как их нейтрализовать. Например:

 

Спорщик. Сохранять невозмутимость и деловитость.Предо-ставить группе опровергать его утверждения.

 

Позитивист. Предложить ему подведение итогов,сознатель-но втянуть в дискуссию.

 

Всезнайка. Призвать группу занять определенную позицию поотношению к его утверждениям.

 

Словоохотливый. Тактично прерывать.Напоминать о регла-менте.

 

Застенчивый. Ставить несложные вопросы,укрепить его уве-ренность в своих силах.

 

Негативист. Признать,оценить его знания и опыт.

 

Не проявляющий интереса. Спросить его о работе.Привестипримеры из его сферы интересов.

 

Деловая этика

 

 

«Крупная шишка». Избегать прямой критики,применять так-тику «да, но».

 

Расспрашивающий. Адресовать его вопросы группе.

 

В заключение приведем рекомендуемые специалистами вопросы для оценки коммуникативного поведения участников совещания.

 

1. Какое влияние вы оказали на ход совещания?

 

2. Каким образом удалось завязать разговор, исходя из назрев-ших проблем?

 

3. В какой мере использовались для поддержания интенсивно-сти разговора вопросы, обобщения, переключения?

 

4. Обеспечивались ли равные возможности присутствующих для участия в дискуссии?

 

5. Как вы реагировали на недоразумения, неоправданные от-ступления от темы, необоснованные утверждения или возраже-ния, ненужные повторения?

 

6. Была ли достигнута деловая, творческая атмосфера и как удалось ее создать?

 

7. Какие из высказанных предложений показались вам наибо-лее конструктивными?

 

8. Насколько удачным и мобилизующим было заключитель-ное слово?

 

9. Какие недостатки в организации делового совещания ска-зались в ходе его проведения? Что нужно сделать, чтобы не допу-стить их вновь?

 

10. Что еще предпринять, чтобы следующее деловое совеща-ние дало максимальный эффект?

 

Эти вопросы помогут руководителям и участникам находить допущенные ими в ходе совещания ошибки и избегать их в даль-нейшем.

 

Литература

 

1. Веснин, В.Р. Практический менеджмент персонала: пособие по кадровой работе / В.Р. Веснин. – М.: Юристъ, 1998. – С. 330–333.

 

2. Павлова, Л.Г. Основы делового общения: учебное пособие

 

/ Л.Г. Павлова; под ред. Л.А. Введенской. –2-е изд. – Ростов н/Д: Феникс, 2009. – С. 284–294.

 

Глава 4. Этика и этикет в устных видах делового общения