Страница Versioning Settings

522

Версии документов часто являются одним из желательных аспектов SharePoint или дру. гого проекта реализации платформы для управления документами. Эта “базовая” функция недоступная в стандартном общем файловом ресурсе, позволяет пользователям сохранять копии документа по мере его разработки без изменения имени документа. Ниже приведен пример документа, который был вначале выгружен в библиотеку в качестве черновика, а затем утвержден как окончательная версия — вы увидите, с чем столкнется конечный поль зователь при работе с библиотекой документов, в которой активировано ведение главных и второстепенных версий.

На рис. 20.14 показана страница Versioning Settings (Параметры ведения версий) для библиотеки документов, на которой имеются разделы Content Approval (Утверждение контента), Document Version History (История версий документа) и Draft Item Security (Защита черновых элементов). На этом рисунке не виден еще один параметр — флажок, требующий изъятия документов перед их редактированием.

Aequ>re content eperoval for submitted (tons?

ЬмцрояЛ. Lev*irimt

<• v«С rto

Create «%«г5дое*4» time you edAcfte in t*u docvmeM library’

No vers.'ar»qg Г Create major ve<s*ns Example- lj 2, Э, 4 P Cre*‘«major end minor (draft)

Exjmp'e* l.C, 11,1.2, 2.0

Cptionaily kmit the namher of vofslone tn гйял gf Ke«p №efo9owr)0 number sfrr.ajer

WWi:

P KeepdrafteforttofoUminarujmbercf

marer verajons;

LjStS

Calendar

Tadu

^edf|iwlrtej*vgtoMUmtelew>Mm»aig<telfcbWidoQ»HBmb«f. ievnabotf

Team Dboumgn

tj^VtecydeBn All SAe Cohere

Who should Me draft ftwm in thj* document

Г a ry uKf wno сап reed пет» f⁴ Ootytisarsc^hocen edit Items & Crtyueers who ceri approve rtwru (and the I author of the *err>J

-f-■_ -——

Trueted *tes |Protecteittode;Off

Tv *•»»»

Puc. 20.14. Страница Versioning Settings (Параметры ведения версий) для библиотеки документов

Этот компонент, как и многие другие компоненты SharePoint 2010, довольно сложен, и возможны многие различные сочетания конфигурируемых параметров. В данном примере библиотека настроена на максимальный контроль: в переключателе Require Content Approval for Submitted Items (Требовать утверждение контента для отправленных элементов) выбран вариант Yes (Да), включено ведение главных и второстепенных версий, задано максимальное количество главных версий, а также количество главных версий, для которых должны храниться второстепенные версии. А внизу страницы указано, что элементы могут видеть только пользователи, утверждающие эти элементы, и их авторы. Поэтому типичный путь документа, отправленного в библиотеку, выглядит так:

1. Пользователь User2 выгружает документ в библиотеку.

2. Документ сохраняется в виде черновика (версия 0.1), и его не может видеть никто, кроме пользователей с правами утверждения и автора (User2).

3. User2 решает, что документ готов для всеобщего обозрения, т.е. хочет “опубликовать” документ, создав главную версию (1.0). Он выбирает документ и щелкает на кнопке Publish (Опубликовать) на ленточной вкладке Documents (Документы), вводит комментарии к документу и щелкает на кнопке ОК.

4. Пользователь Userl регулярно проверяет состояние библиотеки документов и в представлении Approve/Reject (Утвердить/Отклонить) библиотеки документов, которое доступно на вкладке Browse (Обзор), видит, что появился один документ с состоянием утверждения Pending (Ожидание). Он открывает раскрывающееся меню для документа и выбирает пункт Approve/Reject. Открывается одноименное окно (рис. 20.15), Userl выбирает вариант Approved (Утвержден), добавляет комментарии и щелкает на кнопке ОК.

5. Пользователь User2 видит, что состояние утверждения документа изменилось на Approved, проверяет историю версий этого документа и видит, что теперь имеется единственная версия 1.0, т.к. при утверждении номер версии увеличивается.

•Approve/Reject

•O' AppTtved This item thill become vjsjbfe to aU users.

Aporove, or leave

Sie status as Pmdng for others wrth She Manage LfctepeniKson to ewfluate theftm.

* Rejected, This item wilt be returned to its creator and only be visible to its creator end all users и be can see draft items.

Pending» This item will remain visible to rtt creator and all users who can see draft items.

, _,. Based on your past submissions. Гттт