Средства Download a Copy, Send То, Manage Copies и Со То Source

Далее на вкладке Documents (Документы) находится группа средств: большой значок Download а Сору (Загрузить копию) и справа от него — Send То (Послать), Manage Copies (Управление копиями) и Go То Source (Перейти к источнику).

НА ЗАМЕТКУ

Средства, описываемые в данном разделе (Download a Copy, Send То, Manage Copies и Go То Source), считаются более сложными инструментами, и конечные пользователи должны иметь представление об их сложности и ограничениях. Аргумент против этих средств — они противоречат одной из целей SharePoint — централизации и консолидации документов без наличия множества копий во множестве различных мест, что как раз возможно с помощью этих средств. Однако иногда они могут быть весьма полезны и даже незаменимы, хотя, конечно, применять их следует с осторожностью.

Действие средства Download а Сору (Загрузить копию) понятно из его названия: щелкнув на этом значке, пользователь может сохранить копию документа в другом месте. В идеале этот вариант следует использовать как можно реже, т.к. имеется множество других способов автономной работы с контентом — например, синхронизация папки с Outlook, использование рабочего пространства SharePoint или применение сторонних средств — но бывают случаи, когда загрузка копии действительно нужна. Чаще всего такое бывает тмда, когда один пользователь изъял документ из библиотеки, а другому нужно просто свериться с ним или также внести свои изменения. Конечно, основное назначение изъятия как раз и состоит в том, чтобы другие люди не могли редактировать документ, но бывает, что пользователи забывают о том, что они изъяли документ, а другие пользователи, которым он срочно понадобился, не хотят беспокоить администратора или службу поддержки. Только учтите, что загрузка копии, редактирование и последующее сохранение ее в библиотеке после того как туда сдана одна из версий документа — очень неудачное действие, т.к. изменения, выполненные в предыдущей версии, будут “похоронены" в истории версий.

Пусть, допустим, пользователь 1 изымает из библиотеки документ Visio, вносит в него изменения — например, добавляет значок сервера — и забывает сдать этот документ обратно. Пользователь 2 загружает копию, т.к. ему необходимо также внести изменения, и добавляет в нее значок принтера. Он не может сохранить документ в библиотеке с тем же именем, поэтому он слегка изменяет имя документа — добавляет к нему суффикс revl. После этого пользователь 1 все-таки сдает в библиотеку свою версию. Теперь в библиотеке находятся два различных первичных документа, что представляет собой классическую проблему общего файлового ресурса и дезориентирует пользователей. Было бы лучше, если бы пользователь 2 отправил пользователю 1 почтовое сообщение с просьбой вернуть документ в библиотеку, а при отсутствии реакции через некоторое время попросил администратора выполнить принудительную сдачу. При этом система ведения версий вела бы правильные версии, а в библиотеке не было бы несколько первичных документов.

Для средства Send То (Послать) имеется два варианта: Other Location (В другое место) и Create Document Workspace (Создать рабочее пространство документов). Пользователь может быстро указать это другое место, которое должно быть библиотекой документов

™" Использование библиотек и списковв"5ПагеРошГ"5Щ75""^^^^^^^

Глава 19 J

SharePoint 2010, где данный пользователь имеет права автора контента, либо его может оп-„еделить администратор фермы из сайта центра администрирования: General Application Settings^Configure Send to Connections (Общие параметры приложишй^Настройка подключений для посылки документов). Кроме того, его может определить администратор библиотеки документов с помощью параметров библиотеки документов на странице Advanced Settings (Дополнительные параметры). На рис. 19.17 показано окно Сору (Копирование), которое открывается при выборе варианта Other Location. В нем нужно ввести имя целевой библиотеки документов и, при желании, изменить имя документа. Пользователь может также попросить автора документа посылать ему изменения при сдаче документа и создать извещение для исходного документа. Эти методы не идеальны, но они все-таки позволяют уведомлять лицо, создавшее копию, об изменениях исходного документа. После завершения процесса копия документа будет создана в целевой библиотеке.

Oecautfem

Specify a destrvtnn вгС Не мтк fu йксцру - Ihe deabnabon irurtbe a URL to a ShaePoint docunent ttvary.

Nets th*l you are copyng the pifc&ied VB"Sor of Ihe dooimL

Destination document library or folder (Cfeek here to test?; htrp://abcspfO l/shared documents File name for the copy: