Puc. 19.1. Библиотека документов SharePoint 2010 со средствами навигации по метаданным и столбцом с рейтингами

--r -------------------ТчНГГШШ УГ'„.

456 ¹ --- ---

Часть IV

• Можно создать представления, группирующие документы по определенным критериям, упорядочить их по любому столбцу библиотеки или просто вывести документы, удовлетворяющие этим критериям. Например, представление на домашней странице может существенно отличаться от представления в библиотеке документов, чтобы минимизировать площадь, занимаемую на домашней странице и выводить, к примеру, только десять последних измененных документов.

• В библиотеках можно выполнять поиск по текстам документов — такая возможность часто недоступна в обычных корпоративных сетях. Кроме того, возможность поиска по метаданным, связанным с документом, облегчает и ускоряет поиск нужных документов. Ввод поискового выражения в поле поиска в библиотеке документов SharePoint 2010 по умолчанию относится к области This List (Данный список), но на странице результатов поиска пользователь может расширить область поиска или по-другому настроить его.

• Если в организации приняты местные стандарты для документов в библиотеке, то можно создать шаблон (при необходимости и с контентом), который можно использовать и в других сайтах. Это способствует внедрению стандартизации библиотеки документов и поддерживаемых средств.

• В библиотеках SharePoint 2010 имеются дополнительные возможности наподобие дескриптора I Like It (Нравится), а также дополнительных пометок и примечаний, которые пользователи могут добавлять к документам — это способствует внесению комментариев и другой информации.

• Навигация по метаданным позволяет пользователям библиотеки легко фильтровать информацию в отображении, щелкнув на нескольких элементах. На рис. 19.1 показан пример выбора для просмотра только документов с метадескрипторами Project X for Project Name, измененных пользователем Userl. Эта возможность появилась лишь в SharePoint 2010 и является более понятной и легкой в использовании, чем фильтры в SharePoint 2007, которые находились вверху столбцов.

• В библиотеке документов можно создавать рабочие потоки — на ходу или заранее — чтобы иметь обратную связь при утверждениях документов. Разработчики могут создавать и более сложные рабочие потоки, чтобы запускать разветвленные процессы со сложными действиями и бизнес-логикой. Можно определить элемент Quick Step (Быстрый переход), который появляется на инструментальной ленте и позволяет в один щелчок выполнить заранее заданные действия, предназначенные для пользователей библиотеки.

• Инкрементные изменения в библиотеке документов наподобие ленточного интерфейса и возможность занесения и изъятия документов, над которыми ведется работа, облегчают освоение администраторами и конечными пользователями набора средств, имеющихся в библиотеке документов. На рис. 19.2 показан ленточный интерфейс с выбранной вкладкой Documents (Документы), выбрано три документа, а курсор находится над кнопкой Delete (Удалить).

• Содержимое библиотеки документов можно загрузить в рабочее пространство SharePoint или клиент Outlook, чтобы оно было доступно для автономной работы.

Глава 19

_Nm Opftti Cftttt Out HWflt_Pmtblint
libraries	В Type	Нет*	ModiAed	Modified By	Project FMmt	Rati no (0-5)
Hew Oooimant LibcKy	а	РпужаХ	1/11/201!) / S3 PH	Syvtern Account		1
AccessZ	9	ID CnmpeiioQ rwsont to upftrtde to SQL Server 20OS	Wt’JOlC lO-Ot PM	System Account	Payed A: ProjeaB
Press Releases Team Site	9	200? Office Servers Senwe *>vv»	2/24/2010 9-90 (W	System Account	Project*	ft#*- J
WewOoai—•	«	ABC StarePtunt гаю Beta Server Farm	э/шге-т 9:&t pm	ASCMteerl	Project A	****.
FoWers	«	ABC SP jfilQ Design rla	3/11/2010 9:04 pM	ABCUMeri.	Project С
t>^ Project tame	а	ABC SOI JOCB Fail Over П'нИгБи^] wl	2/22/2010 9:39 PM	System Account	Project*	***£.r
	, щ	Acer*» СвЬдт 141	• * *	•ft «tal	XS#-
		Md an icoo io SharePoint for	¥11/301094)1 PM	ABC\U*erl	PngaetC	*** V
f..	Л ®	Addffltf cwgwto repots •Й*'-tapwt Bwrfd* SQL Swver	«ЦМШ1>«01ри	/«CUWcr»	sjta \
^ local ertnnet | Protected Mode 0f<

Puc. 19.2. Библиотека документов SharePoint 2010 с открытой ленточной вкладкой Documents (Документы) и несколькими выбранными документами

457

НА ЗАМЕТКУ

Овладение всеми этими возможностями может быть сложным делом как для администратора библиотеки документов, так и для пользователей. Важно найти баланс между сложностью библиотеки и количеством возможностей, доступных для среднего пользователя библиотеки, с одной стороны, и типом контента, который хранится в библиотеке документов, с другой стороны. Если пользователи еще не имеют опыта работы с SharePoint, лучше начать с нескольких столбцов метаданных, столбцов рейтингов, включить ведение версий и стандартные рабочие потоки, а затем усложнять библиотеку. Но если пользователи библиотеки документов уже несколько лет работали с SharePoint 2007, то имеет смысл задействовать более сложные инструменты, такие как сложные метаданные, рабочие пространства документов и специализированные рабочие потоки.

Технология MiareroJnF’WJTT

L⁴⁵⁸ I Ш\v - --

представления и использовать поиск по точным критериям и навигацию по метаданным. Например, начальник отдела сбыта может просто добавить столбец Client (Клиент) _и сразу видеть, для какого клиента создан каждый документ. Столбец Value of Opportunity (Стоимость возможности) может содержать общую стоимость каждого делового предложения, причем открывать сам документ не нужно. А при наличии столбца Ratings (Рейтинги) администратор вскоре увидит, какие документы наиболее популярны и одобряемы, и узнает о потребностях пользователей, а при необходимости сможет архивировать не очень нужные документы.

НА ЗАМЕТКУ

Введение ленточного интерфейса в SharePoint 2010 — это не просто косметическое изменение. Оно серьезно снижает время обучения для новых и существующих пользователей и администраторов. Большое количество инструментов, доступных пользователям и администраторам, теперь собрано в одном месте — на ленте с вкладками, а не разбросано в различных раскрывающихся меню, а использование понятных значков существенно облегчает процесс обучения.