Учёт кассовых операций, расчётов с подотчётными лицами.

Для приёма, хранения и расходования наличных денежных средств на предприятии имеется касса. В кассе также хранятся денежные документы (билеты, путёвки и т.д.). Кассовые операции осуществляет кассир, с которым заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Поступают денежные средства в кассу следующим образом: в виде выручки за проданную продукцию, товары, выполненные работы, услуги; выдаваемые банком с расчётного счёта на определённые цели; вносимые работниками предприятия по различным причинам (возврат подотчётных сумм, оплата детских дошкольных учреждений, погашение материального ущерба, возврат кредитов и т. п.).

Денежные средства в кассе имеют целевой характер, т.е. они могут быть истрачены или выплачены только на те цели, для которых предназначены. Все денежные средства, полученные в виде выручки должны сдаваться в банк в тот же день. В кассе может оставаться лишь сумма денег, не превышающая лимита. Этот лимит остатка кассы устанавливает обслуживающий банк 1 раз в квартал. Сверх лимита можно хранить деньги в кассе для выдачи заработной платы только в течение 3-х рабочих дней, считая день получения денег в банке. Из банка в кассу поступают денежные средства на следующие цели: оплата труда; командировочные расходы; хозяйственно-операционные расходы.

Для получения денежных средств в банке оформляется денежный чек. Остатки наличных денег из кассы сдаются в банк по объявлению о взносе наличных. Поступление денежных средств в кассу оформляется приходными кассовыми ордерами. Расходование денежных средств из кассы оформляется платёжными ведомостями при выдаче зарплаты и расходными кассовыми ордерами в других случаях. Во всех этих документах не допускается никаких исправлений, подчисток и помарок. Кроме того, движение денежных средств в кассе отражается в кассовой книге. Она заполняется на каждый день, когда осуществлялись кассовые операции. Учет денежных средств в кассе осуществляется на счёте 50 («Касса»). Данный счёт является активным, по дебиту учитываются поступления денег, по кредиту – выдача, расход.

Под отчёт выдаются суммы работникам предприятия на командировочные и хозяйственно-операционные расходы.

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению нанимателя на определённый срок в другую местность для выполнения служебного поручения. Срок командировки не должен превышать 30 суток, не считая времени в пути, может быть продлен на 10 дней в исключительных случаях. Командировочные расходы выдаются по нормам и состоят из расходов по проезду в размере стоимости билетов туда и обратно; расходов по найму жилого помещения в размере оплаченных счетов гостинец; дополнительных личных расходов в размерах суточных за каждый день командировки. Нормы установлены для РБ и отдельно для других стран. Выдаются эти суммы по расходным кассовым ордерам. Лица, убывающие и прибывающие из командировок, регистрируются в специальном журнале. После возвращения из командировки работник должен отчитаться в течение 3-х рабочих дней, предоставив командировочное удостоверение и документы, подтверждающие расходы (билеты, счета гостиниц). На эти суммы составляется авансовый отчёт. В случае непредоставления отчёта в установленный срок или невозврата неиспользованных авансов эти суммы удерживаются из заработной платы в установленном порядке.

Денежные средства на хозяйственно-операционные расходы могут выдаваться авансом, либо если работник предоставил отчёт об использовании своих личных денежных средств на нужды предприятия. Средства, выданные на хозяйственно-операционные расходы, должны быть использованы в течение 3-х рабочих дней. Размеры средств, полученных с расчётного счета на хозяйственно-операционные расходы, устанавливаются банком по согласованию с предприятием.

Все расчёты с подотчетными лицами отражаются на Сч 71. Выдача денежных средств подотчётным лицам отражается проводкой Дт71-Кт50. Суммы, на которые представлены отчёты с документами, подтверждающими расходы отражаются проводками Дт 10 («Материалы»), 15 («Заготовление и приобретение материальных ценностей»), 16 («Отклонение в стоимости материальных ценностей»), 20(«Основное производство»), 26 («Общехозяйственные расходы»), 44(«Расходы на реализацию»), 81 (командировочные расходы сверх норм) – Кт 71 на сумму материальных ценностей, приобретённых за подотчётные суммы, а также суммы расходов,. включаемые в затраты производства.