Настройки, вынесенные в пункт главного меню «Actions»

• Настройка системы необходима для связи между БД;
• Настройка интерфейса необходима для настройки ПО ЕСЭДО с учетом специфики ГО;
• Ошибочная постановка на контроль (см. «Руководство пользователя ЕСЭДО-В») необходима в тех случаях, когда документ ошибочно поставлен на контроль;
• Ошибочное снятие с контроля (см. «Руководство пользователя ЕСЭДО-В») необходимо в тех случаях, когда документ ошибочно снят с контроля;
• Настройки сопроводительного письма необходимо для настройки сопроводительного письма в БД Обращения лиц;
• Настройки хранилища необходимо для того, чтобы ссылки на вложения с БД Корреспонденция, Сканирование хранились в БД Хранилище документов;
• Настройка печатных форм;
• Импорт документов из баз данных прошлых лет.

 

Профиль настроек системы определяет такие параметры, как:

• Имя сервера, где расположена БД

Пути к следующим базам данных:

• БД Справочник - выбор исполнителей, корреспондентов и.т.д;
• БД Администрирование - логирование всей действий пользователей;
• БД Корреспонденция (Входящая (внутренняя и внешняя), Обращения лиц, ДИРОРД, ОРД, Исходящая) - для связи между БД;
• БД Отчеты - для создания информационных отчетов;
• БД Сканирование - для сканирования и прикрепления документов к РКК Входящего, РКК Исходящего, РКК ДИРОРД, РКК Обращения лиц, РКК ОРД;
• БД Проекты - для коллективной работы с документами;
• БД Маршруты согласования - хранение маршрутов согласования пользователей;
• БД Адаптер - поиск, передача, обработка документов, отправляемых через Центр ЕСЭДО;
• БД Поиск - поиска документов в системе;
• БД Справка – справочные материалы для работы пользователей в режиме «Help»;
• БД Логирование - логирования ошибок БД ЕСЭДО;
• Путь для выгрузки вложений – для выгрузки и проверки подписи;

Имя сервера головной организации, Путь к справочнику головной организации предназначены для того чтобы при регистрации документов пользователь обращался к справочнику, который расположен на указанном сервере.

Для настройки шаблона для формы перенаправления

- открыть профайл «Настройки системы»;

- открыть вкладку «Шаблон для формы перенаправления»;

- вставить шаблон сопроводительного письма, необходимого для перенаправления (Рисунок 77).

 

Рисунок 77 Настройка шаблона сопроводительного письма для перенаправления документа

 

Для настройки импорта неисполненных документов в новую базу данных

- открыть профайл «Настройки системы»;

- открыть вкладку «Настройка импорта неисполненных документов»;

- указать сервер и путь к справочнику за прошлый год (Рисунок 78).

 

Рисунок 78 Настройка импорта неисполненных документов

 

Для настройки формы описи

- открыть профайл «Настройки системы»;

- открыть вкладку «Шаблон для формы описи»;

- вставить шаблон описи (Рисунок 79).

 

Рисунок 79 Настройка формы описи

Для настройки интеграции БД Корреспонденция с БД Законопроект (Мажилис Парламента РК):

- открыть профайл «Настройки системы»;

- открыть вкладку «Настройка переброски документов в БД Законопроект»;

- заполнить предложенные поля параметрами БД Законопроект (название сервера, название базы, название таблицы, название полей, куда будет синхронизироваться информация из полей из БД Корреспонденция) (Рисунок 80);

- выбрать тип входа в SQL (интегрированный – с применением пароля, свободный – без использования пароля);

-сохранить настройки и закрыть профайл.

Рисунок 80 «Настройка системы БД Корреспонденция»

Профиль настроек интерфейса

Применяется для настройки функций и отображения полей для каждого ГО отдельно. Использование настроечного механизма позволяет учитывать в работе системы специфические требования ГО. Профайл «Настройка интерфейса» находится в меню Actions БД «Корреспонденция» (Рисунок 81).

Рисунок 81 Меню БД «Корреспонденция»

Профайл «Настройка интерфейса» представляет собой форму табличного вида, содержащего 5 вкладок: «Интерфейс базы данных», «Общие настройки», «Настройки форм» и «Рег.номера», «Описание назначения БД» (Рисунок 82).

Рисунок 82 «Профайл «Настройка интерфейса»

«Интерфейс базы данных» – отображение выбранных баз данных и представлений в БД «Корреспонденция» и выбор типа корреспонденции – внешняя или внутренняя (Рисунок 82).

Данная настройка определяет виды и количество представлений в БД. Настройка позволяет разгрузить БД от не использующихся представлений и сопутствующих индексов, влияющих на производительность системы.

Выбор осуществляется отметкой с помощью «галочки». После определения представлений необходимо нажать на кнопку «Подтвердить настройки».

Внимание. После подтверждения настроек представления удаляются физически с БД. Для того чтобы вернуть какие-либо представления необходимо обновить шаблон и в настройках интерфейса нажать на кнопку «Сброс флагов скрытия». После нажатия на данную кнопку отобразятся все скрытые представления.

«Общие настройки» – состоит из двух закладок: «Функции», «Создание дополнительных карточек» (Рисунок 83). Настройки, произведенные на закладке «Функции», позволят выполнять в системе дополнительные действия, отображать дополнительные поля и кнопки.

Рисунок 83 «Закладка «Общие настройки» - Функции»

 

Таблица № 4 Функции закладки «Общие настройки»

Функции	Описание
Использовать блокировку документов	- при включении данной функции при одновременной работе с документами используется блокировка документов.
Уведомлять исполнителей о поручениях	- при включении данной функции при создании резолюций, поручений исполнителям документа поступает уведомление на почтовый ящик о том, что они являются исполнителями документа.
Показывать всплывающие подсказки	- по умолчанию всплывающие подсказки полей форм не показываются. При включении данной функции при наведении курсора на поле в какой-либо форме в нижней части экрана выводится всплывающая подсказка.
Уведомлять об отсутствии сотрудника (и.о.)	- при включении данной функции при выборе исполнителя из справочника система уведомляет о том, что на текущий момент сотрудник отсутствует и указывает его исполняющего обязанности.
Закрыть рег.номер для редактирования	- по умолчанию регистрационный номер открыт пользователям, имеющим доступ на редактирование документа. При включении данной функции регистрационный номер закрывается для редактирования всем пользователям без исключения.
Разрешить выбор ответственного делопроизводителям	- по умолчанию делопроизводители не имеют прав изменять РКК основного документа. Включение данной функции позволяет, не редактируя РКК основного документа, посредством кнопки «Ответственный» поменять значение поля «Ответственный исполнитель». Кнопка «Ответственный» отображается в представлении тогда, когда выставлена данная функция и делопроизводитель имеет роль “Secretary”.
Не показывать в навигации группу «На разметке»	- по умолчанию данная группа обязательна в БД Корреспонденция - Входящие. В данную группу поступают документы посредством Центра ЕСЭДО. Однако, если БД Корреспонденция – Входящая не подключена к Центру ЕСЭДО, данную группу можно скрыть с помощью выставленного флага в данной функции.
При создании документа «К номеру» автоматически переносить содержимое полей «Краткое содержание», «Вид документа» и «Характер вопроса»	- по умолчанию при создании документа «К номеру» открывается пустая форма, имеющая только номер, сформированный по определенным правилам. При включении данной функции в открывшейся форме будут заполнены поля «Краткое содержание», «Вид документа» и «Характер вопроса», которые автоматически скопируются с имеющегося документа.
Скрыть кнопку «Для сведения»	- при включении данной функции кнопка «Для сведения» скрывается.
Разрешить регистрацию внутреннего документа исполнителю	- по умолчанию регистрировать внутренние документы имеют право делопроизводители и сотрудники документационного обеспечения. При включении данной функции регистрацию внутренних документов может осуществить исполнитель.
Включить рассылку уведомлений об истечении срока исполнения	– по умолчанию уведомления не рассылаются. После включения данной функции появляется запись Уведомлять за [ ] день/дня/дней до конца срока исполнения. Число, проставленная в скобках, укажет количество дней. Уведомления будут поступать на почту NotesMinder ответственному исполнителю контрольных документов и делопроизводителю его департамента. На неконтрольные документы уведомления не рассылаются Примечание: Агент рассылки уведомлений может быть настроен по расписанию, либо настроен на запуск из меню. Настройка агента по расписанию даст возможность рассылать уведомления по заданному режиму.
Включить рассылку внешних уведомлений об истечении срока исполнения на пункты	– по умолчанию уведомления не рассылаются. После включения данной функции появляется запись Уведомлять за [ ] день/дня/дней до конца срока исполнения. Число, проставленное в скобках, укажет количество дней. Уведомления будут рассылаться внешним исполнителям пункта через Центр ЕСЭДО. На неконтрольные документы уведомления не рассылаются Примечание: Агент рассылки уведомлений может быть настроен по расписанию, либо настроен на запуск из меню. Настройка агента по расписанию даст возможность рассылать уведомления по заданному режиму.
Показывать подчиненных в плоском виде	- по умолчанию при выборе исполнителей в резолюции список подчиненных сотрудников отображается в иерархическом виде. При включении данной функции список подчиненных будет отображаться в плоском виде.
Счетчик повторных начинается с …[]	– при пустых скобках повторные номера начинаются с 1, например 26,1. При указании в скобках любой цифры, с которой в ГО начинается отсчет повторных документов, в регистрационном номере повторного документа после запятой отобразится данная цифра.Счетчик повторных будет отсчитывать именно с этого числа.
Скрыть поле «Вопрос решен» для всех баз данных кроме Обращения лиц	- по умолчанию это поле отображается в РК Исполнения. Данный функционал обязателен для заполнения при работе с базой «Обращение лиц». При включении данной функции поле «Вопрос решен» в РК Исполнения не отображается.
Максимальная длина поля «краткое содержание»	Указывается длина поля «Краткое содержание». Максимальное значение данного поля 10 000 символов.
Отображать даты открытия вложения документа исполнителем документа	- при включении данной функции ведется логирование открытия пользователем вложения документа на вкладке «Содержание»
Разрешить контролеру подразделения изменять документы	- при включении данной функции пользователь с ролью Controler может изменять документы.
Ввести лог изменений пользователями содержимого полей РКК	- при включении данной функции ведется логирование полей.
Обязательное заполнение содержания	- при включении данной функции проверяется на обязательное содержание в документе вложения.
Полное отображение номенклатуры	- при включении данной функции при выборе номенклатуры отображается вся номенклатура организации.
Подписывать отметку о регистрации	- при включении данной функции при регистрации поступившего документа подписывается уведомление-квитанция о регистрации.
Выбор БД при регистрации	- при включении данной функции при отправки документа на регистрацию осуществляется выбор БД куда необходимо отправить документ на регистрацию. По умолчанию это исходящая корреспонденция.
Запретить регистрацию исходящей корреспонденции делопроизводителю	- при включении данной функции делопроизводители не имеют право регистрировать исходящие документы.

Закладка «Создание дополнительных карточек» (Рисунок 84).

Рисунок 84 «Закладка «Общие настройки» - Создание дополнительных карточек»

 

Создание дополнительных карточек означает появление соответствующих кнопок в представлениях БД, скрытых по умолчанию.

Таблица № 5 Создание дополнительных карточек

Создание РКК Повторного	после выбора данной карточки на панели действия представлений отобразится соответствующая кнопка.
Создание РКК Дубликата
Создание РКК «К Номеру»

 

«Настройки форм»

Помимо общих настроек для баз данных, существуют настройки для каждой формы в отдельности. Настройки, произведенные на данной закладке, позволят выполнять какие-либо дополнительные действия, отображать дополнительные поля, заполнять существующие поля по умолчанию и т.д.(Рисунок 85).

Примечание: Если на закладке «Интерфейс Базы данных» выбрана только одна БД, на закладке «Настройки форм» будет отображена форма основной РКК выбранной базы.

 

Рисунок 85 «Закладка «Настройки форм» - Настройки РКК Входящего»

 

Закладка «Настройки форм» делится на две закладки: «Основные карточки», которые в свою очередь делятся на 5 разделов – Настройки РКК Входящего, Настройки РКК исходящего, Настройки РКК Обращения Гражданина, Настройки РКК ДИРОРД, Настройки РКК ОРД, и «Дополнительные карточки», накоторой указаны настройки всех остальных регистрационных карточек системы.

Настройка РКК Входящего подразделяется на 2 закладки: Основные настройки и Отображение.

Таблица № 6 Основные настройки РКК Входящего.

Вид документа	выбранное значение из справочника по нажатию на кнопку позволит заполнить поле «Вид документа» РКК Входящего автоматически.
Способ доставки	выбранное значение из выпадающего списка будет отображаться автоматически в РКК Входящего при создании документа.
Тип контроля после регистрации «Контрольный»	По умолчанию после регистрации документ не имеет никакого типа контроля. При включении данной функции после регистрации автоматически присваивается тип контроля «Контрольный».
Ответственный исполнитель необязателен	по умолчанию поле «Ответственный исполнитель» является обязательным при регистрации документа. При включении данной функции поле «Ответственный исполнитель» не является обязательным к заполнению при регистрации в РКК Входящего.
Не выставлять автоматически срок исполнения	по умолчанию при регистрации РКК Входящего поле «Срок исполнения» заполняется автоматически и проставляется 30 дней со дня регистрации. При выборе данной функции поле «Срок исполнения» остается пустым.
Изменять статус документа при использовании ссылок	При включении данной функции изменяется статус документа при использовании ссылки «Является ответным на» в БД «Исходящая» с ссылкой на какой-либо входящий документ статус этого документа меняется на «Исполнен» или на «Выполнен» (если документ контрольный).
Не отправлять уведомление о регистрации	При включении данной функции уведомление о регистрации документа не поступит на почту Lotus Notes ответственному исполнителю.

Отображение РКК Входящего ( Рисунок 86).

Рисунок 86 «Настройки РКК Входящего» - закладка «Отображение»

Таблица № 7 Функции отображения.

Разрешить регистрацию делопроизводителю	по умолчанию регистрацию осуществляет пользователь с выставленной ролью «Registrator». При необходимости регистрацию в БД Входящая может осуществлять делопроизводитель подразделений, имеющий роль «Secretary», если включить данную функцию.
Разрешить перенос в ДИРОРД	при включении данной функции на панели действия представления появится кнопка «Перенести в ДИРОРД», которая позволит перенести РКК Входящего в БД ДИРОРД. При этом в БД Входящие данный документ остается.
Отображать гриф ДСП	при включении данной функции в РКК Входящего отображается поле «ДСП».
Отображать флаг «Несогласие Администрации Президента РК»	при включении данной функции в РКК Входящего на закладке «Лист контроля» отображается поле «Несогласие Администрации Президента РК»
Отображать дополнительное поле примечание	при включении данной функции в РКК Входящего отображается пустое поле для внесения какой-либо дополнительной информации.

 

Категория «Для Мажилиса» включает в себя

Отображать поле Тип законопроекта	при включении данной функции в РКК Входящие отображается поле «Тип законопроекта»
Отображать поле Наименование законопроекта	при включении данной функции в РКК Входящие отображается поле «Наименование законопроекта»
Отображать поле Сессия	при включении данной функции в РКК Входящие отображается поле «Сессия»
Копировать при сохранении документы в БД «Законопроекты»	данная функция предназначена для создания в БД «Законопроект» (Мажилис Парламента РК) копию РКК Входящего (поступивший законопроект из других государственных органов). Данная настройка сработает в том случае, если в «Настройках системы» указать местонахождение БД «Законопроект»

 

Настройка РКК Исходящего включает в себя следующие основные настройки (Рисунок 87):

Рисунок 87 «Настройки РКК Исходящего» - закладка Основные настройки

Таблица № 8 Настройка основных функций

Отображать гриф ДСП	при включении данной функции в РКК Исходящего отображается поле «ДСП».
Отображать по «На номер»	при включении данной функции в РКК Исходящего отображается поле «На номер»
Не отображать текущий срок исполнения	При включении данной функции в РКК Исходящего не отображается поле «Срок исполнения».
Не отображать фактический срок исполнения	При включении данной функции в РКК Исходящего не отображается поле «Фактический срок исполнения»
Вид документа	выбирается значение из справочника нажатием кнопки , что позволяет при создании РКК Исходящего заполнить поле «Вид документа» автоматически.
Способ доставки	выбранное значение из выпадающего списка будет отображаться автоматически при создании РКК Исходящего.
Ответственный исполнитель необязателен	по умолчанию поле «Ответственный исполнитель» обязательно для регистрации документа. При включении данной функции поле «Ответственный исполнитель» не является обязательным к заполнению при регистрации в РКК Исходящего.
Не выставлять автоматически срок исполнения	по умолчанию при регистрации РКК Исходящего поле «Срок исполнения» заполняется автоматически и проставляется 30 дней со дня регистрации. При выборе данной функции поле «Срок исполнения» остается пустым.
Не отправлять уведомление о регистрации	При включении данной функции уведомление о регистрации документа не поступит на почту Lotus Notes ответственному исполнителю

 

Настройка РКК Обращения лиц включает в себя следующие основные настройки (Рисунок 88):

Рисунок 88 «Настройки РКК Обращения Гражданина» - закладка Основные настройки

Таблица № 9 Функции основных настроек РКК Обращений граждан

Отображать гриф ДСП	при включении данной функции в РКК Обращения лиц отображается поле «ДСП».
Скрывать меню «Сопр. Письмо»	по умолчанию в РКК Обращения лиц отображаются поля для автоматического заполнения сопроводительных писем и кнопка на панели действия документа. Включение данной функции скрывает все поля и кнопки, которые относятся к сопроводительному письму.
Скрывать меню «Уведомление»	по умолчанию в РКК Обращения лиц на панели действия формы отображается кнопка для создания уведомления. Включение данной функции скрывает кнопку «Уведомление»
Отображать атрибут «Оригинал документа подлежит возврату»	при включении данной функции в РКК Обращения лиц отображается поле «Оригинал документа подлежит возврату».
Вид документа	выбирается значение из справочника нажатием кнопки , что позволяет заполнить поле «Вид документа» автоматически при создании РКК Обращения лиц.
Тип контроля после регистрации	По умолчанию после регистрации документ не имеет никакого типа контроля. При включении данной функции после регистрации автоматически присваивается тип контроля «Контрольный».
Способ доставки	выбранное значение из выпадающего списка будет отображаться автоматически в РКК Обращения Гражданина при регистрации документа
Ответственный исполнитель необязателен	по умолчанию поле «Ответственный исполнитель» обязательно для регистрации документа. При включении данной функции поле «Ответственный исполнитель» не является обязательным к заполнению при регистрации РКК Обращения лиц.
Не выставлять автоматически срок исполнения	по умолчанию при регистрации РКК Обращения лиц поле «Срок исполнения» заполняется автоматически и проставляется 30 дней со дня регистрации. При выборе данной функции поле «Срок исполнения» остается пустым.
Не отправлять уведомление о регистрации	При включении данной функции уведомление о регистрации документа не поступит на почту Lotus Notes ответственному исполнителю

Настройка РКК ДИРОРД включает в себя следующие основные настройки (Рисунок 89):

Рисунок 89 – «Настройки РКК ДИРОРД» - закладка Основные настройки

Таблица № 10 Функции основных настроек РКК ДИРОРД

Отображать гриф ДСП	при включении данной функции в РКК ДИРОРД отображается поле «ДСП»
Указывать срок исполнения относительно исходящей даты	При включении данной функции срок исполнения автоматически будет устанавливаться 30 дней со дня регистрации документа у ведомства-отправителя документа
Разрешить перенос во входящую корреспонденцию	при включении данной функции на панели действия представления появится кнопка «Перенести во входящую базу данных», которая позволит перенести выбранный документ в БД Входящая. После выполнения данной операции в БД ДИРОРД данный документ не отображается.
Отображать флаг «Несогласие Администрации Президента РК»	при использовании данной функции поле отображается поле «Несогласие Администрации Президента РК».
Вид документа	– выбирается значение из справочника нажатием кнопки , что позволяет заполнить поле «Вид документа» РКК ДИРОРД автоматически
Тип контроля после регистрации	по умолчанию после регистрации документа тип контроля присваивается неконтрольный. Если в БД ДИРОРД регистрируются только те документы, которые в обязательном порядке ставятся на контроль, то при включении данной функции документы после регистрации автоматически получат статус контрольного документа
Способ доставки	выбранное значение из выпадающего списка будет отображаться автоматически в РКК ДИРОРД при регистрации документа
Ответственный исполнитель необязателен	по умолчанию поле «Ответственный исполнитель» обязательно для регистрации документа. При включении данной функции поле «Ответственный исполнитель» перестает быть обязательным к заполнению при регистрации в РКК ДИРОРД
Не выставлять автоматически срок исполнения	по умолчанию при регистрации РКК ДИРОРД поле «Срок исполнения» заполняется автоматически и проставляется 30 дней со дня регистрации. При выборе данной функции поле «Срок исполнения» остается пустым.
Не отправлять уведомление о регистрации	При включении данной функции уведомление о регистрации документа не поступит на почту Lotus Notes ответственному исполнителю

Настройка РКК ОРД включает в себя следующие основные настройки (Рисунок 90):

Рисунок 90 «Настройки РКК ОРД» - закладка Основные настройки

Таблица № 11 Функции основных настроек РКК ОРД

Вид документа	выбирается значение из справочника нажатием кнопки , что позволяет заполнить поле «Вид документа» РКК ОРД автоматически.
Способ доставки	выбранное значение из выпадающего списка будет отображаться автоматически в РКК ОРД при регистрации документа.
Ответственный исполнитель необязателен	по умолчанию поле «Ответственный исполнитель» обязательно для регистрации документа. При включении данной функции поле «Ответственный исполнитель» не является обязательным к заполнению при регистрации в РКК ОРД.
Не выставлять автоматически срок исполнения	по умолчанию при регистрации РКК ОРД поле «Срок исполнения» заполняется автоматически и проставляется 30 дней со дня регистрации. При выборе данной функции поле «Срок исполнения» остается пустым.
Не отправлять уведомление о регистрации	При включении данной функции уведомление о регистрации документа не поступит на почту Lotus Notes ответственному исполнителю

Настройка дополнительных карточек (Рисунок 91).

Рисунок 91 «Настройки форм» - закладка Дополнительные карточки

 

Таблица № 12 Функции основных настроек пункта документа

Ответственный исполнитель необязателен	- по умолчанию поле «Ответственный исполнитель» обязательно для сохранения не является обязательным к заполнению при сохранении в РК Пункта документа.
Отобразить кнопку на исполнение	- при выборе данного флага на панели действия РК Пункта отобразится кнопка «На исполнение».

 

Настройка Резолюции (Рисунок 92).

Рисунок 92 «Дополнительные карточки» - Настройки резолюции

Таблица № 13 Функции РК Резолюции

Отображать кнопку отправки «На исполнение»	при включении данной функции в РК Резолюции отображается кнопка «На исполнение».
Отображать поле «Внешний автор резолюции»	при включении данной функции в РК Резолюции отображается поле «Внешний автор резолюции».
Ответственный исполнитель необязателен	по умолчанию поле «Ответственный исполнитель» обязательно для сохранения документа. При включении данной функции поле «Ответственный исполнитель» не является обязательным к заполнению при сохранении РК Резолюции.
Автоматически исполнять основной документ	при включении данного флага документ изменит статус на «Исполнен» или «Выполнен» (если документ контрольный) при создании РК Исполнения.
Текст резолюции необязателен	по умолчанию поле «Текст резолюции» обязательно для сохранения документа. При включении данной функции поле «Текст резолюции» перестает быть обязательным к заполнению при сохранении в РК Резолюции
Переносить срок исполнения в основную карточку	по умолчанию данные поля «Срок исполнения» РК Резолюции не отображаются в основной РКК документа. При включении данной функции выставленный срок в РК Резолюции переходит в основную РКК документа
Разрешить создание резолюций с использованием ЭЦП	при включении данной функции в РК Резолюция отображается кнопка «Подписать» и при нажатии на данную кнопку формируется шаблон резолюции и подписывается ЭЦП.
Разрешить редактирование только автору, регистраторам и контролерам	по умолчанию РК резолюции могут редактировать авторы резолюции, секретари приемных. При включении данной функции РК Резолюцию могут редактировать только авторы, регистраторы и контролеры.
Разрешить копировать ответственных исполнителей в основной документ	При включении данной функции значение поля «Ответственный внешний исполнитель» с РК Резолюции копируется в РКК документа и отображается в поле «Ответственный внешний исполнитель».

Настройка пункта резолюции (Рисунок 93).

Рисунок 93 «Дополнительные карточки» - Настройки пункта резолюции

Ответственный исполнитель необязателен – по умолчанию поле «Ответственный исполнитель» является обязательным для сохранения пункта резолюции. При включении данной функции поле «Ответственный исполнитель» перестает быть обязательным к заполнению при сохранении в РК Пункта Резолюции.