Шесть правил деловой стилистики

1. Большинство слов в письменной деловой речи употреб-

ляется только с одним словом или с ограниченной груп-

пой слов. Например: приказ - издается, контроль - возла-

гается (осуществляется), должностные оклады - устанав-

ливаются, порицания - выносятся.

2. Применяя сравнительную степень, предпочтительней пи-

сать: "менее важны... более сложный...".

3. Используя превосходную степень, лучше употреблять

приставку "наи-": "наибольший эффект... наименьшая

прибыль..." или сочетать положительную степень с наре-

чием "наиболее": "наиболее важный... наиболее продук-

тивный".

4. Слово в тексте документа должно употребляться только

в одном из тех значений, которые приняты в

официально-деловой речи. Недопустимы искажение тер-

мина или замена его синонимом.

5. Термины должны иметь только одно толкование или

только одно определение. Если термин может оказаться

непонятным адресату, а употребление его в данном тек-

сте необходимо, требуется дать его объяснение.

6. Не пиши никогда "неимение" (товара, денег) или "разби-

тие" (партии товара, суммы денег). Таких слов нет в рус-

ском языке.

Консультация в ситуации

ДЕЛОВАЯ БУМАГА ЖДЕТ

РЕЗОЛЮЦИИ

Любая грамотная резолюция имеет специфические свойства

(элементы) плюс подпись и дату:

1. Персональность.

Укажи ответственного за исполнение или того, кто мо-

жет привлечь других к исполнению. Иначе будет зауряд-

ный российский "футбол". И твое решение будут катать"

очень долго.

2. Управляемость.

Резолюция (решение) должна четко определять прав-

ленческие действия по ее выполнению, твое отношение к

ситуации и возможные пути решения.

3. Законченность.

Резолюция должна быть исчерпывающей, чтобы ис-

ключить дополнительные обращения исполнителя к руко-

водителю за разъяснениями. В то же время в управленче-

ской работе имеется так называемое "поле свободных

действий". Чем выше квалификация исполнителя, тем

большую свободу действиий ему следует предоставить.

4. Непротиворечивость.

Твое решение на очередной деловой бумаге не долж-

но вступать в противоречие с резолюциями на других до-

кументах. И если ты их забыл, останови ручку: архивный

обзор стоит дешевле, чем конфликт между исполнителя-

ми.

5. Краткость.

Пиши резолюцию кратко, четко, конкретно, не забывая:

адрес, содержание действия, порядок его выполнения,

форму контроля и стиль, а также свою подпись и дату.

"СРОЧНО" ОЗНАЧАЕТ "БЕЗ СРОКА"

ПЯТЬ ТИПИЧНЫХ ОШИБОК В РЕЗОЛЮЦИЯХ

1. Взглянув мельком на документ, руководитель не ре-

шает вопрос по существу, а лишь знакомится с инфор-

мацией и переадресовывает его исполнителю с резолю-

циями типа: "для руководства", "для распоряжения", "для

ответа", "прошу переговорить" или вообще без резолюции.

В таких случаях руководитель выполняет обязанности

своего секретаря или своей канцелярии - распределяет

почту.

Подобные резолюции появляются и потому, что руко-

водитель недостаточно компетентен, чтобы сразу принять

решение.

2. Прочитав документ, руководитель адресует свою

резолюцию исполнителю, забывая или игнорируя непо-

средственного руководителя.

3. На стол попала бумага для профсоюза, или общест-

ва садоводов, или малого предприятия, или дочерней

фирмы. Рука автоматически пишет резолюцию, словно это

твои непосредственные подчиненные. А это – не так.

4. Часто в резолюциях отсутствуют сроки выполнения

задания, а в некоторых вместо сроков указывается "сроч-

но". Призыв к срочности - свидетельство того, что в орга-

низации нет системы. "Срочно" - слово нервное, подстеги-

вающее, и, прочитав такую резолюцию, исполнители могут

остановить более важные и действительно срочные дела,

но не имеющие резолюции "срочно". Но чаще всего эту

резолюцию исполнители игнорируют.

5. Очень редкие резолюции указывают, как и кто кон-

тролирует их исполнение. В самой малой фирме и на не-

большом предприятии выдается столько резолюций-

решений, что один руководитель следить за их исполнени-

ем физически не способен.

НА ВХОДЕ И ВЫХОДЕ

ПРАВИЛА И РЕКОМЕНДАЦИИ

ДЛЯ РАЦИОНАЛЬНОЙ ОБРАБОТКИ

ПОЧТОВОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

Руководитель любого ранга имеет входящую и исходящую

почту. Работа с ней у руководителей крупных фирм занимает

часто более одного часа в день. При нерациональной постановке

этого дела теряется впустую много времени.

НЕ ВХОДИ ДВАЖДЫ В БУМАЖНЫЙ

ПОТОК