Разворачивание или сворачивание структуры до определенного уровня

Для управления всеми группами определенного уровня выполните следующие действия:

1. Среди символов структуры  нажмите кнопку с номером необходимого уровня. Подробные данные более низких уровней будут скрыты. Например, если в структуре четыре уровня, можно скрыть четвертый уровень, нажав кнопку , при этом оставшиеся три уровня будут отображаться.

Отображение или скрытие всех структурированных данных

Для отображения всех подробных данных нажмите среди символов структуры  кнопку самого низкого уровня. Например, если в структуре три уровня, нажмите кнопку .

Для скрытия всех подробных данных нажмите кнопку .

Разгруппировка данных

При необходимости вы можете отменить многоуровневое структурирование данных. Вы также можете отменить группировку отдельных элементов структуры, а также отдельных строк (столбцов).

Удаление многоуровневой структуры

Для отмены многоуровневой структуры выполните следующие действия:

1. Выделите любую ячейку внутри многоуровневой структуры.

2. На вкладке Данные (Data) в группе Структура (Outline) нажмите стрелку слева от кнопки Разгруппировать (Ungroup) и выберите команду Удалить структуру (Delete Outline).

Разгруппировка отдельных элементов многоуровневой структуры

Для разгруппировки элементов многоуровневой структуры выполните следующие действия:

1. Выделите те элементы многоуровневой структуры, которые должны быть исключены из группы.

! Для выделения всех элементов группы, удерживая нажатой клавишу [Shift], щелкните соответствующую группе кнопку  или .

2.  На вкладке Данные (Data) в группе Структура (Outline) нажмите кнопку Разгруппировать (Ungroup).

! Если во время разгруппировки многоуровневой структуры подробные данные скрыты, столбцы с подробными данными могут также не отображаться. Для отображения данных перетащите указатель через номера видимых столбцов (строк) рядом со скрытыми столбцами (строками). На вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Формат, выберите пункт Скрыть или отобразить, а затем нажмите кнопку Отобразить столбцы (Отобразить строки).

Разгруппировка строк (столбцов)

Для разгруппировки строк (столбцов) выполните следующие действия:

1. Выделите строки (столбцы), которые должны быть разгруппированы.

2. На вкладке Данные (Data) в группе Структура (Outline) нажмите кнопку Разгруппировать (Ungroup).

Подведение итогов

Создание Итогов

Если данные организованы в виде Списка, вы можете воспользоваться функцией автоматического подведения итогов с помощью команды Промежуточные итоги.

Операция автоматического подведения промежуточных итогов в MS Excel не только производит вычисление итоговых сумм и их занесение на рабочий лист, но и одновременно создает на рабочем листе структуру, связанную с полученными итогами.

! Команда Промежуточные итоги недоступна при работе с Таблицей Microsoft Excel. Чтобы добавить промежуточные итоги в таблицу, необходимо сначала преобразовать ее в обычный диапазон данных. Учтите, что при этом будут удалены все функциональные возможности, связанные с таблицами, кроме форматирования

 

Для подведения простых промежуточных итогов выполните следующие шаги:

1. Произведите сортировку по тому столбцу, по которому необходимо подвести итоги, чтобы все записи этого столбца с одинаковыми полями попали в одну группу. Для этого:

a. Установите курсор в любой ячейке того столбца, для которого вы хотите подвести промежуточные итоги.

b. На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка по возрастанию (Sort Ascending)  или Сортировка по убыванию (Sort Descending) .

2. На вкладке Данные в группе Структура нажмите кнопку Промежуточные итоги. MS Excel отобразит ОД Промежуточные итоги (Subtotals) (Ошибка! Источник ссылки не найден.).

Рисунок 7.20. ОД Промежуточные итоги

3. В поле При каждом изменении в (At each change in), используя кнопку списка, выберите столбец, по которому происходила сортировка данных (см п.1-2).

4. В поле Операция (Use function), используя кнопку списка, выберите функцию для расчета итоговых значений. Таблица 7.1 содержит список доступных функций.

! По умолчанию MS Excel использует функцию Сумма (Sum) для числовых значений и функцию Кол-во значений (Count) для текста.

5. В списке Добавить итоги по (Add subtotals to) установите флажки возле наименований тех столбцов, по которым будут производиться вычисления.

6. В случае необходимости снимите или установите флажки параметров. Таблица 7.2 содержит перечень параметров ОД Промежуточные итоги.

7. Нажмите OK.

! После подведения промежуточных итогов таблица представляется в виде структуры.

! Для отображения только промежуточных и общих итогов используйте обозначения уровней структуры  в левой части экрана (рядом с номерами строк).

! Кнопки  и  позволяют отобразить и скрыть строки подробных данных для отдельных итогов.

! К уже обработанной таблице можно вторично применить промежуточные итоги.

Таблица 7.1. Основные функции, доступные в поле Операция

Функция	Описание
Сумма (Sum)	Сумма чисел. Эта операция используется по умолчанию для подведения итогов по числовым полям
Кол-во значений (Count)	Количество записей или строк данных. Эта операция используется по умолчанию для подведения итогов по нечисловым полям
Среднее (Average)	Среднее чисел
Максимум (Max)	Максимальное число
Минимум (Min)	Минимальное число
Произведение (Product)	Произведение чисел
Кол-во чисел (Count Nums)	Количество записей или строк, содержащих числа

 

Таблица 7.2. Дополнительные параметры ОД Промежуточные итоги

Параметр	Описание
Заменять текущие итоги (Replace current subtotals)	Вычисление новых промежуточных итогов для замены текущих
Конец страницы между группами (Page break between group)	Вставка автоматических разрывов страниц после каждой группы промежуточных итогов
Итоги под данными (Summary below data)	Вставка строк промежуточных итогов и общих итогов под позициями данных
Убрать все (Remove All)	Удаление всех промежуточных итогов