Оперативное хранение документов

Стандарт: Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.

Номенклатура дел

Стандарт: Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

14. Документальный фонд:

Стандарт: Совокупность документов, образующихся в деятельности организаций, частных лиц, подлежащих хранению в архивах.

Дело

Стандарт: Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Официальный документ

Стандарт:Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

Документированная информация

Стандарт: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.

Письменный документ

Стандарт: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.

Собственное определение: Документ, информация которого зафиксирована с помощью буквенных и числовых знаков.

Текстовой документ

Стандарт: Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи

Изобразительный документ

Стандарт: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.

Фотодокумент

Стандарт: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений - статичных образов

Аудиозвизуальный документ

Стандарт: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.

Видеодокумент

Стандарт: Аудиовизуальный документ, созданный способом
видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно
расположенных изображений - динамичных образов.

Кинодокумент

Стандарт: Изобразительный или аудиовизуальный документ,
созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом,
фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных
изображений - динамичных образов.

Фонодокумент

Стандарт: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую
информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

Служба делопроизводства

Стандарт: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.

Информационные технологии

1) Процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов. (Базовая модель угроз безопасности персональных данных при их обработке, в информационных системах персональных данных (выписка).

2) Программы вычислительных средств, выполняющие сбор, накопление, хранение, поиск, обработку и выдачу данных (информации). (ГОСТ Р 53622-2009: Информационные технологии. Информационно-вычислительные системы. Стадии и этапы жизненного цикла, виды и комплектность документов).

28. Носитель (документированной) информации:

Стандарт: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.

Графический документ:

Стандарт: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.

30. Автор документа:

Стандарт: Организация, должностное лицо или частный индивид, создавшие документ.

Юридическая значимость документа:

Стандарт: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

Подлинный документ

Стандарт: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Собственные правки: Документ авторство, время и место создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем подтверждены и не подлежат оспариванию.

33. Подлинник документа:

Стандарт: Первый или единственный экземпляр документа.

Дубликат документа:

Стандарт: Повторный экземпляр подлинника документа.

35. Копия документа:

Стандарт: Экземпляр документа, воспроизведенный с помощью копировальных технологий, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа, без заверения не имеющий юридической силы.

36. Электронная копия документа:

Стандарт: Копия документа, созданная в электронной форме.

37. Выписка из документа:

Стандарт: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.

38. Бланк документа:

Стандарт: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Собственные поправки: Материальный или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа, оформленный в установленном порядке.