Стратегии использования современных информационных технологий в управленческой деятельности.

 

Рассмотрим как происходило развитие подходов к совершенствованию документационного обеспечения управленческой деятельности.

В развитии информационных технологий и систем автоматизации в управленческой деятельность можно отметить следующие тенденции:

¾ От систем автоматизации учетно-контрольных функций выполняемыми делопроизводственным персоналом в рамках служб документационного обеспечения управления к системам электронного документооборота интегрированных с комплексной системой управления организацией. (функциональная интеграция внутри организации)

¾ От отдельных автономных автоматизированных мест делопроизводственного персонала и персонала функциональных подразделений к интегрированной в рамках компьютерной сети информационной системе. (коммуникационная интеграция внутри организации)

¾ От автоматизации ДОУ в рамках отдельной организации к территориально – распределенному электронному документообороту. (интеграция функциональная и коммуникационная с внешней средой)

¾ От систем автоматизации традиционной технологии работы с документами к интегрированным системам автоматизации поддерживающими традиционные и новые инфомационные технологии (интеграция традиционной и новой информационной технологий)

Этапы развития проектов электронного документооборота

Электронная канцелярия

• Установка одного или нескольких компьютеров в делопроизводственной службе

• Замена бумажных журналов/картотек на электронные

• Автоматизированный учет, контроль и поиск документов в делопроизводственной службе

 

Автоматизация делопроизводства масштаба предприятия

• Локальная сеть, охватывающая основные подразделения предприятия

• Взаимосвязанные электронные картотеки на едином сервере делопроизводства

• Отслеживание данных о прохождении документов на сервере делопроизводства

 

Электронный документооборот

• От размножения и перемещения бумажных документов - к перемещению электронных файлов, связанных с карточками документов

• Работа в системе всего управленческого персонала

• Управление прохождением и исполнением документов в реальном масштабе времени в течение всего жизненного цикла

• Автоматизация всех этапов жизненного цикла документа

 

Документооборот в корпоративной системе учреждений

• Использование автоматизированной системы в различных учреждениях

• Обмен структурированными данными (справочниками, карточками) и файлами документов между учреждениями

• Взаимоувязанный корпоративный документооборот на основе регламентов взаимодействия

.

Сегодня можно выделить два основных подхода к совершенствованию документационного обеспечения управленческой деятельности на основе современных информационных технологий:

¾ совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий и использованием приложений, реализующих фиксированную функциональность (кусочная автоматизация). Примерами такого рода приложений могут служить системы автоматизации канцелярии, средства автоматизации контроля исполнения, системы управления проектной документацией, средства постановки ЭЦП, системы сканирования и распознавания, правовые системы и другие. Такой подход проще в реализации. Он может быть реализован как на отдельном компьютере, так и в рамках локальной сети. Он ориентируется на существующую структуру предприятия, связан с минимальной степенью риска, дает возможность сразу оценить эффект от внедрения новых информационных технологий. Приложения данной группы идеально подходят для автоматизации специализированных рабочих мест ориентированных на выполнение рутинных операций изолированных от остальных участков автоматизации предприятия, например, таких как рабочее место канцеляриста в крупной организации или система архивной картотеки. Однако у данного подхода есть существенныем минусы:

o Множество приложений на одном рабочем месте. В связи с этим сотрудник вынужден использовать на своем рабочем месте весь комплекс приложений и соответственно осваивать интерфейс каждого приложения

o Сложность управления комплексом приложений. При последовательном внедрении большого количества приложений, автоматизирующих отдельные задачи обработки документов, не интегрированных в одну систему, существенно усложняется и удорожается их сопровождение

o Сложность организации общего информационного пространства: использование электронной почты и файловых серверов – не выход из положения.

¾ Комплексное внедрение информационных технологий во все сферы документационного обеспечения управления. Этот подход позволяет создать единое информационное пространство в организации. Решение такой сложной задачи должно базироваться на едином методологическом подходе к автоматизации решения различных делопроизводственных функций, едином комплексе взаимосвязанных технологий, реализующих этот подход, а также на едином техническом и программном комплексе, обеспечивающем функционироване вышеназванного комплекса технологий (специализированные комплексные информационные системы автоматизации ДОУ). Непременным условием эффективного функционирования таких систем является совместимость со сложившейся инфраструктурой, так как автоматизированная система должна стать частью информационной системы организации.

Такой подход является наиболее эффективным способом решения проблемы в целом, однако требует наличия больших ресурсов (финансовых, людских, и прочих), модернизации организационной структуры организации, продолжительного временного периода реализации.

Для небольших и средних предприятий целесообразен первых подход. Он является в настоящее время наиболее распространенным. В крупных организациях с устойчивыми бизнес-процессами эффективнее комплексное внедрение информационных технологий.