Информационные технологии в ДОУ

В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения состоит из:

¾ получение информации и ее обработка;

¾ анализ, подготовка и принятие решений;

¾ выполнение решений;

¾ учет и контроль принятых решений.

Носителем информации в данном случае является оформленный соответствующим образом документ, а инструментом, полностью определяющим все стороны жизни документа, является Документационное Обеспечение Управления (ДОУ).

Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью.

Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки.

Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений.

Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так:

¾ руководство теряет целостную картину происходящего;

¾ структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты;

¾ это приводит к падению производительности и вызывает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т.д.;

¾ приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение новых сотрудников;

¾ для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций;

¾ оказывается, что штат увеличен, производительность упала, производство требует инвестиций, соответственно возникает потребность в увеличении оборотного капитала, что может потребовать новых кредитов и уменьшить плановую прибыль.

Для преодоления этих проблем имеется две возможности:

¾ организация в компании традиционной (бумажной) технологии обработки бумажных документов;

¾ совершенствование документационного обеспечения управленческой деятельности на основе современных информационных технологий

Внедрение в компании традиционной (бумажной) технологии обработки бумажных документов.

Традиционная технология предполагает, что одни работники - руководители и исполнители - работают с бумажными документами, а другие - делопроизводственный персонал - отслеживают их действия (регистрируют перемещение документов, резолюции руководителей, отчеты исполнителей и т.д.) с помощью системы журналов и картотек.

Такая технология имеет принципиальные ограничения:

¾ Информация о документах и ходе их исполнения распределена по системе картотек организации и ее структурных подразделений. Поэтому получение информации о работе с документами на предприятии требует поиска и обработки данных из разнородных и децентрализованных картотек.

¾ Картотеки документов обычно отделены от исполнителей. Они содержат неполную и неоперативную информацию о состоянии документов.

¾ Размножение и перемещение большого количества бумажных документов, ведение многочисленных и дублирующих друг друга журналов и картотек приводит к большим объемам непроизводительных трудозатрат.

Перечисленные проблемы еще более усугубляются в корпоративной системе управления, когда необходимо координировать деятельность организационно самостоятельных структур, территориально удаленных друг от друга.

В результате делопроизводственная служба не в состоянии в полной мере осуществлять контроль за документооборотом предприятия. Практически невозможно ответить, например, на такие вопросы: над какими документами работает учреждение и в каком они находятся состоянии, какова история решения того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители? И это при том, что документы и данные о работе с ними персонала являются важнейшим первоисточником всей информации о деятельности предприятия. Именно они позволяют установить связь между показателями ее эффективности, например, финансовыми, с конкретными действиями работников.

Совершенствование документационного обеспечения управленческой деятельности на основе современных информационных технологий. Изучения данного направления и будет являться содержанием нашего курса.