Область применения инфомационных технологий и систем автоматизации в ДОУ.

В России накоплен богатый опыт в области ДОУ. Документоведение как наука, изучающая документы, родилось в начале XIX века в недрах российского государственного аппарата. Российское законодательство требует четкого документального подтверждения всех шагов практически в любых областях деятельности предприятий.

Основные положения, определяющие и регламентирующие организацию документальных процессов на предприятиях, сформулированы в "Единой государственной системе делопроизводства" (ЕГСД). В рамках этой системы разработаны унифицированные системы документации (УСД) -- комплексы взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям и содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности как в условиях применения средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации. В настоящее время действует два десятка УСД, среди них плановая, отчетно-статистическая, финансовая, снабженческая, организационно-распорядительная с помощью которой аппарат управления предприятия обеспечивает реализацию своих функций и другие виды документации.

В зависимости от функций управления, делопроизводство может быть организационно-распорядительным, бухгалтерским, нотариальным, кадровым, техническим, медицинским, военным и т. п. Каждый из видов делопроизводства имеет отличительные особенности, однако общим для любой функции управления является организационно-распорядительное (административное) делопроизводство.

Поэтому, когда речь идет об автоматизации делопроизводства, имеется в виду прежде всего автоматизация именно административного делопроизводства как основы, базовой платформы для построения информационной системы учреждения.

1.2.1.1 Задачи ДОУ, решаемые системами автоматизации и информационными технологиями.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает три основные задачи применительно к программным системам автоматизации:

¾ документирование (создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность, т.е. их подготовка, оформление, согласование и изготовление);

¾ организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);

¾ систематизация архивного хранения документов (определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решении и деловых процедур).

Задача документирования. Определим, на работу с какими документами ориентированы новые информационные технологии и системы автоматизации ДОУ.

Типовые документы, образующиеся при документировании общих для всех учреждений, организаций и предприятий функций управления описаны в 523 статьях “Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения”.

Системы автоматизации ДОУ ориентировоны на работу прежде всего с организационно-распорядительнымы документами, к которым относят:

¾ организационные документы (положения, уставы, инструкции, правила);

¾ распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, указания, решения);

¾ справочно-информационные документы (письма, записки, протоколы, акты, обзоры, отчеты, стенограммы, списки, перечни, регистрационно-контрольные карточки, графики и др.).

¾ документы по личному составу (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, трудовые книжки, документы по социальному обеспечению т.е. назначению пенсий)

¾ нормативные документы вышестоящих органов – документы, поступающие на предприятие от различных государственных и муниципальных организаций и регулирующие различные вопросы его деятельности

¾ учетно-статистическая документация (статистические отчеты, таблицы, журналы, статистическая отчетность)

¾ контракты (договоры), соглашения, предложения.

Задача организации документооборота. Движение документов осуществляется в виде потоков, циркулирующих между пунктами содержательной обработки информации и пунктами технической обработки собственно документов.

По отношению к аппарату управления различают потоки входящих (поступающих), исходящих (отправляемых) и внутренних документов. В зависимости от того к какому потоку относится документ в процессе своего жизненного цикла подвергается следующим операция

¾ поток входящих документов – экспедиционная обработка; регистрация; рассмотрение руководством и выдача резолюции; ознакомление в структурном подразделении или исполнение; контроль за исполнением, включающим постановку на котроль документов; отслеживание хода исполнения; составление делопроизводственных отчетов для руководства; снятие исполненных документов с контроля;

¾ поток исходящих документов – разработка проекта документа в структурном подразделении; согласование проекта документа в структурных подразделениях организации; утверждение документа руководством; регистрация документа; экспедиционная обработка документа;

¾ поток внутренних документов – подготовка проекта внутреннего документа; обеспечение согласование документа; утверждение; регистрация; рассылка по подразделениям; контроль исполнения документа.

Следовательно, когда говорится об автоматизации делопроизводства, имеется в виду автоматизация операций на всех стадиях их жизненного цикла документа.

Задача архивного храниеня. Существует еще один аспект регламентации работы с документами – архивное хранение.

Организация архивного хранения документов и их эффективного использования – одна из основных задач службы документационного обеспечения. Существует несколько этапов архивного хранения документов в организации. Определенное время они находятся в архиве структурного подразделения, а затем передаются в ведомственный архив (архив службы). После ведомственного хранения часть документов подлежит передачи на государственное хранение.

Современные информационные технологии и системы автоматизации ДОУ применяются на всех этапах архивного хранения документов как для работы с документами на традиционных бумажных носителях так и для работы с электронными документами. (Об истории автоматизаци организации архивного хранения)