Назначение электронного архива

Подсистема электронного архива предназначена для хранения электронных документов. Электронный архив представляет собой иерархическое хранилище, уровни которого определяются номенклатурой дел, находящихся в обработке. Подсистема электронного архива состоит из частей оперативного и ведомственного хранения.

Под оперативным хранением подразумевается хранение документов с момента их помещения в дело и до передачи их на хранение или уничтожение. Оперативный архив хранится в кабинете ИСЭД в виде структуры номенклатурных папок подразделений.

Под ведомственным хранением подразумевается хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами. Ведомственный архив представляет собой место хранилища СЭД, в которое из оперативного хранилища переносятся документы, подлежащие временному и постоянному хранению. Для хранения документов в СЭД предназначен кабинет Ведомственный архив ( Рисунок 308 ):

Рисунок 308

Кабинет Ведомственный архив может содержать в себе следующие объекты, перечисленные в иерархическом порядке, начиная с верхнего (см. Рисунок 309):

Рисунок 309

- Ведомство;

- Фонд;

- Опись дел;

- Год;

- Номенклатурное дело (временного хранения);

- Том дела;

Порядок работы с ведомственным архивом электронных документов приведен в документе «Регламент ведения Архива». В рамках данного раздела будет рассмотрена работа с элементами ведомственного архива.

Структура ведомственного архива

Разграничение прав доступа

Правами на создание кабинета Ведомственный архив и папок Ведомство обладает администратор системы.

Для каждого ведомства администратор создает роль Архивариус ведомства, в которую включает пользователей системы, которые будут архивариусами данного ведомства.

Управление ведомственным архивом осуществляется пользователями с ролью архивариуса данного ведомства. Внутри ведомства сотрудники, обладающие ролью архивариуса, создают фонды, описи дел, тома дел и папки года. Номенклатурные дела могут создаваться вручную, либо могут создаваться автоматически при переносе документов из оперативного хранилища.

Один пользователь может выступать в роли архивариуса нескольких ведомств.

У одного ведомства может быть несколько архивариусов.

Внутри структуры ведомственного архива для пользователей с ролью архивариуса доступны следующие операции:

- Создание объектов структуры временного хранилища;

- Редактирование объектов структуры временного хранилища;

- Удаление объектов структуры временного архива ведомства (если в этой структуре нет номенклатурных дел, с запретом на удаление);

- Перенос объектов во временное хранилище.

Остальным сотрудникам любого подразделения, зарегистрированным в СЭД, элементы ведомственного архива доступны только для просмотра.