Методы документального контроля и методы фактического контроля

Документальный контроль осуществляется по документальным источникам. Основным источником информации являются бухгалтерские документы.

Внутренние противоречия в отдельном учетном документе можно обнаружить при помощи:

1. Формальной проверки;

2. Нормативной проверки.

3. Арифметической проверки.

Формальная проверка - внешний осмотр документа. При помощи формальной проверки выявляют использование при составлении документа бланка нетиповой формы; отсутствие в документе отдельных реквизитов; наличие в документе излишних дополнительных реквизитов, которые могут быть проставлены в целях большего контроля или для запоминания сущности сделанного подлога; наличие в документе сомнительных реквизитов - для этого отдельные реквизиты сопоставляются между собой (например, название предприятия и печать). Сомнительность реквизитов может быть вызвана логическими противоречиями. Нормативная проверка - изучение содержания отраженных в документе операций с точки зрения ее соответствия действующему законодательству. При помощи нормативной проверки выявляют правильно оформленные, но не законные документы. Арифметическая проверка - контроль за правильностью разнообразных подсчетов, сделанных при составлении документа. На практике встречаются случаи завышения итогов, подсчитанных по горизонтали (например, в наряде) и по вертикали (в платежной ведомости). При плановых проверках арифметические ошибки очень трудно обнаружить.

Некоторые нарушения не вызывают противоречия в содержании нескольких документов, но оставляют несоответствия в системе учетной документации. Для обнаружения таких нарушений используется два метода: встречная проверка и взаимный контроль.

Встречная проверка - сопоставление разных экземпляров или разных частей одного и того же документа. При правильной организации первичного учета многие документы составляются в двух и более экземплярах. Они должны быть идентичны и могут находиться в другом отделе предприятия, на другом предприятии или на руках у граждан. При замене или изъятии одного экземпляра можно выявить расхождения. Этот метод широко используется и эффективен, если хотя бы в одной из организаций экземпляры сохранились, а в других уничтожены (отсутствуют), а также когда все экземпляры сохранились и хранятся в надлежащих местах, но в их содержании обнаружены расхождения.

Взаимный контроль - это сопоставление нескольких документов прямо или косвенно отражающих операцию. Метод взаимного контроля не дает однозначных результатов, но имеет более широкую сферу применения. Он используется для проверки документов, составленных в одном экземпляре. Сопоставлению могут подвергаться различные бухгалтерские документы, бухгалтерские и небухгалтерские документы, хранящиеся в других отделах (отделе кадров, лаборатории, проходной), бухгалтерские документы и данные чернового внутри складского учета. Очень часто фальсифицируются лишь бухгалтерские документы, на другие не обращают внимание. Поэтому их привлечение позволяет обнаруживать нарушения.

Метод взаимного контроля встречается в разнообразных формах в зависимости от отрасли. В сельском хозяйстве сопоставляют документы по оприходованию сельскохозяйственной продукции с документами по оплате труда; сопоставляют расход кормов с количеством оприходованной продукции животноводства; количество переданной сельскохозяйственной продукции в переработку с количеством полученных продуктов.

В промышленности сопоставляют документы, отображающие смежные операции: расход сырья и выход продукции; начисление заработной платы и выпуск продукции; выпуск продукции и упаковку продукции. Сопоставляют сдаточные накладные с записями оперативного учета.

 В строительстве сравнивают акты приемки-сдачи выполненных работ с нарядами на сдельную работу и ежемесячными отчетами по списанию строительных материалов.

В торговле сопоставляют данные кассовой книги с данными контрольных кассовых лент. Большое значение имеет сравнение продуктов и тары. В общественном питании дополнительно сравнивается поступление продуктов на кухню с ежедневным меню.