Особенности заочного совещания

Прогресс не стоит на месте. С развитием средств связи в последнее время заочные совещания получают все большее распространение. Телефонные, видео- или интернет-конференции дают возможность собрать на одном совещании сотрудников, находящихся в разных концах страны, значительно снижая издержки и экономя рабочее время.

Заочные телефонные конференции или интернет-конференции (видеоконференции) требуют:

· наличия у всех участников необходимого оборудования (и/или программного обеспечения),  

· учета разницы во времени между разными часовыми поясами.  

Мозговой штурм

Для принятия важных решений на совещаниях иногда используется метод «мозгового штурма». Его основные особенности:

· используется для генерации новых идей или срочного решения проблемы,  

· минимально регламентирован,  

· дискуссия ведется совершенно свободно,  

· на начальной стадии поощряется высказывание любых идей, самых неожиданных или даже нелепых, затем следует стадия критического обсуждения и анализа идей,  

· в результате отбираются наиболее продуктивные идеи.  

Отличный пример мозгового штурма - обсуждение вопроса знатоками в телеигре "Что? Где? Когда?"

Несколько советов организатору мозгового штурма:

· собирайте небольшую группу,

· приглашайте квалифицированных специалистов,

· объясните цель встречи заранее, чтобы участники могли подготовиться,

· обозначьте лимит времени,

· попросите всех высказываться по очереди, не перебивая друг друга,

· избегайте любой критики на стадии генерации идей.

 

ПОДГОТОВКА СОВЕЩАНИЯ. ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ

Эффективность совещания во многом зависит от того, как оно было подготовлено. Далее мы обсудим практические вопросы подготовки совещания. 

Подготовкой обычно занимается организатор совещания (далее мы будем называть его лидер). 

До начала совещания лидер определяет:

· цель совещания,

· тип совещания,

· состав и количество участников,

· повестку дня,

· необходимые материалы и оборудование,

· место проведения совещания,

· дату и время начала совещания.

  

ЦЕЛЬ СОВЕЩАНИЯ

Цель должна быть сформулирована четко и ясно – иначе совещание неэффективно.  

Что вам необходимо – обмен информацией, поиск новых идей, обсуждение текущих проблем, принятие срочных решений или иное? До начала совещания задайтесь вопросом:

Действительно ли общая цель совещания ясна каждому – как председателю, так и рядовым участникам?  

Помните, каждый приглашенный должен иметь собственную цель, например:

· дать информацию (менеджер по продажам),

· дать специальный совет (адвокат),

· дать экспертизу проекта решения (финансовый директор).    

  

СОСТАВ И КОЛИЧЕСТВО УЧАСТНИКОВ СОВЕЩАНИЯ

Продумайте состав участников: 

· чье присутствие необходимо для продуктивного обсуждения, например, сторонние эксперты; 

· чье присутствие формально обязательно, например, для наличия кворума в случае формального совещания;       

· кто должен участвовать в совещании от начала до конца, а кто – может лишь отчасти.     

Количество участников должно быть минимальным необходимым, но никак не меньше, чем это требуется в зависимости от цели совещания.

Помните, у больших и малых групп есть свои достоинства и недостатки, и нужно найти разумный компромисс по числу приглашенных, сообразуясь с целью совещания.

Наиболее часто в совещании участвуют 6-9 человек: 

· этого достаточно для ведения дискуссии,   

· в этом случае обсуждение еще легко контролировать.   

Отбор участников

Приглашая людей на совещание, продумайте: 

· кто будет за и против,  

· каковы их возможные аргументы.

Полезные советы:

·  Попросите своих сторонников обязательно присутствовать на совещании.

·  Избегайте приглашать людей только потому, что им положено по должности.

·  Задумайтесь, кого обычно не приглашают, но чье присутствие на сей раз будет полезно.

·  Побеседуйте заранее с теми, кто не приглашен, но хотел бы присутствовать - это поможет сохранить с ними хорошие отношения. Результаты такой беседы:

o человек согласен с Вами и благодарит за внимание;

o человек не согласен, приводит свои аргументы и Вы меняете свое решение;

o человек не согласен, но Вам удается настоять на своем решении.

 

ПОВЕСТКА ДНЯ

Чтобы уложиться в заданные сроки, контролировать ход обсуждения и не отклоняться от намеченной темы, важно правильно составить повестку дня.

Повестка дня - это список пунктов для обсуждения в нужном порядке.   

Составляя этот документ, определите: 

· что должно быть обсуждено,  

· насколько подробно.   

Если пунктов много, установите временной лимит – время на обсуждение каждого пункта должно соответствовать его важности.

Ознакомьте с повесткой дня всех участников до начала совещания: раздайте (перешлите) приглашенным или вывесьте на доске объявлений.

Устное предъявление повестки дня (например, по телефону) допустимо, если число пунктов не превышает трех.

Повестка дня определяется целью совещания, содержит информацию о дате, месте, времени (с обозначением времени перерывов), процедуре и задачах совещания.