Тема 10. Контроль за исполнением документов

Основные вопросы темы

1.Организация контроля исполнения документов

2. Компетенция службы документационного обеспечения управления в области контроля за исполнением документов

3. Сроки исполнения документов

 

1. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Массив кон­трольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы организации.

Цель контроля - содействие своевременному и качественному исполнению докумен­тов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельно­сти структурных подразделений, конкретных сотрудников.

Контроль исполнения включает:

· постановку документа на контроль;

· проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

· проверку и регулирование хода исполнения;

· учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя организации.

Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения управления и ответственные исполнители. До­кументы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудни­ками.

Ответственность за контроль в целом по организации несет ее руководитель. Контроль входит в должностные обязанности руководителей всех рангов. Важное условие эффективно­сти контроля за исполнением документов - его централизация.

В организациях составляется и утверждается руководством перечень документов, под­лежащих контролю за исполнением (помещается в приложении к инструкции по делопроиз­водству).

Состав документов, подлежащих обязательному контролю:

· документы директивных и вышестоящих органов;

· распорядительные документы организации;

· важные специфические документы, свойственные данной системе управления и имею­щие конкретные сроки исполнения.

 

2. В функции службы документационного обеспечения управления входят регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование ру­ководства по этим вопросам.

Операции службы:

· формирование картотеки контролируемых документов;

· направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделе­ние-исполнитель;

· выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;

· напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

· получение информации о ходе и результатах исполнения;

· запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

· регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

· сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещани­ях, заседаниях коллегиальных органов;

· снятие документов с контроля по указанию руководителей;

· формирование картотеки исполненных документов.

Порядок проверки исполнения заданий:

· последующих лет - не реже одного раза в год;

· последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

· текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документиро­ванного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной кар­точке и на самом исполненном документе.

Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами должны периодиче­ски (не реже одного раза в месяц) обобщаться и анализироваться службой документационного обеспечения управления и доводиться до сведения руководителя организации в целях повышения исполнительской дисциплины.

 

3. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утвержде­ния) документа, а для поступивших - с даты поступления.

Типовые сроки исполнения документов установлены в указах Президента Российской Федерации, законах Российской Федерации, нормативных документах центральных функцио­нальных и отраслевых органов управления.

Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителем орга­низации. Дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Некоторые типовые сроки исполнения приведены в ГСДОУ (сроки исправления и рас­смотрения протоколов разногласий к договорам, исполнения служебных писем и телеграмм, требующих срочного решения, и др.). Типовые сроки исполнения могут быть установлены и самой организацией (в табеле форм или инструкции по делопроизводству).

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки его на контроль.

Техническое средство контроля - входной формат (карточка или экранный шаблон).

Срок исполнения изменяется только по указанию руководителя. Порядок изменения сроков исполнения:

· типовые сроки - принятием нового акта;

· индивидуальные сроки - руководителем организации, который их установил.

Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной на­личием уважительных причин, осуществляется руководителем организации после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резо­люции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.

При организации контроля исполнения используются экземпляры регистрационно-контрольных карточек.

Подробнее см.: 4, 5.