Тема 7. Организация службы документационного обеспечения

Основные вопросы темы

1. Служба документационного обеспечения управления: наименование, структура, задачи.

2. Функции службы документационного обеспечения управления

3. Регламентация деятельности службы документационного обеспечения управления

1. Служба документационного обеспечения управления - самостоятельное структурное подразделение (канцелярия, общий отдел, секретариат), подчиненное непосред­ственно руководителю организации и осуществляющее организацию, руководство, координа­цию, контроль и реализацию работ по документационному обеспечению управления. Служба документационного обеспечения управления может быть также представлена от­дельным сотрудником (секретарем-референтом).

Наименование и структура службы устанавливаются в соответствии с принадлежностью ее к той. или иной группе организаций: в министерствах и ведомствах - управления делами; в государственных организациях среднего и низшего звена - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия; в ас­социациях и концернах, совместных организациях, акционерных обществах - по решению ру­ководства, правления, общего собрания; в общественных организациях - общий отдел; в орга­низациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления, и структурных подразделениях - секретарь руководите­ля (инспектор) или другое специальное назначенное лицо.

Состав управления делами: секретариат (приемная, секретариат министра, секретариа­ты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при мини­стре (руководитель ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировапьно-множительное бюро, телетайп­ная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.

Состав отдела документационного обеспечения управления или канцелярии: подразделения по учету и регистрации, контро­лю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотре­нию писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

Состав общего отдела: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная груп­па, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

Задачи службы документационного обеспечения управления:

· совершенствование форм и методов работы с документами;

· обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документа­ми, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки докумен­тов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ГСДОУ, государственными стандартами и другими действующими нормативами;

· сокращение документооборота, количества форм документов и документов;

· разработка и внедрение нормативных и методических документов но совершенство­ванию документационного обеспечения управления, прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.

2. Функции службы документационного обеспечения управления:

· разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм докумен­тов, внесение в них соответствующих изменений;

· экспедиционная обработка, регистрация документов и учетно-справочная работа с ними;

· в организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству по­ступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления до­кументов, представляемых на подпись руководству;

· регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

· организация изготовления документов на компьютере, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов;

· разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативно­го использования документной информации;

· организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

· организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

· разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с докумен­тами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

· осуществление контроля за правильностью формирования и оформления дел, подле­жащих сдаче в архив;

· организация работы архива;

· повышение квалификации работников службы документационного обеспечения управления и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы документационного обеспечения управления;

· организация рабочих мест сотрудников службы документационного обеспечения управления.

3. Работа службы документационного обеспечения управления регламентируется Положением об этой службе, которое разраба­тывается на основе Примерного положения (см.: ГСДОУ, С. 63-69). Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации. Должностные инструкции разрабатываются с учетом требований ГСДОУ и утверждаются руководителем организации.

Служба документационного обеспечения управления в своей деятельности руководствуется законодательными и иными норма­тивно-правовыми актами органов государственной власти и управления, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, ГСДОУ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями и т.д.

Один из важнейших документов, обеспечивающий нормативно упорядоченное функ­ционирование всей системы документационного обеспечения управления организации с учетом ее специфики, - инструкция по де­лопроизводству. Инструкция содержит правила, регулирующие все этапы работы с докумен­тами (от их составления до сдачи в архив), а также устанавливающие единый порядок состав­ления и, оформления документов. В приложении к инструкции помещаются формы бланков организации; примеры или образцы документов; перечень документов, подлежащих регистра­ции; перечень документов, на которых ставится гербовая печать; формы регистрационных журналов, регистрационно-контрольной карточки, номенклатуры дел, описей дел, акта о вы­делении дел к уничтожению, и т.д.

Метод упорядочения документообразования в организации - табель унифицированных форм документов. Табель форм документов - перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализа­ции функций и задач документационного обеспечения управления, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. Составляется в табличной форме и содержит графы, характеризующие формы документа по различным параметрам: наименование формы документа, код формы по Обще­союзному классификатору управленческой документации (ОКУД), правовое основание при­менения формы документа и т.д. Структура табеля - своего рода классификационная схе­ма управленческих функций и задач, решаемых организацией. Разделы табеля - наименования структурных подразделений или наименования управленческих функций и задач, реализуе­мых в деятельности организации. В разделах и подразделах табеля формы документов распо­лагаются по их значимости.

Подробнее см.: 4, 5.