Особенности работы с договорами

Договор регистрируется стандартным образом на соответствующей рабочей странице (в нашем примере это рабочая страница Договора с покупателями). В результате этих действий появляется окно (см. пример на Рис. 2.2), в котором необходимо описать характеристики и параметры договора, а затем присоединить к договору соответствующие документы.

Реквизиты договора

Реквизиты договора размещены на вкладке Документ (общее описание реквизитов документа см. в главе 1, разделе “Заполнение реквизитов документа”) и в числе других содержат характерный для данного типа документов параметр:

контрольный срок – контрольная дата закрытия договора. При наступлении контрольной даты договор считается закрытым, если достигнуто равенство статей “передано” и “получено”. Если по истечении контрольной даты равенство статей не достигнуто, такой договор выделяется на рабочей странице подсветкой колонки Закр красным цветом.

Для регистрации договора достаточно заполнить номер, дату регистрации и обе организации (свою и покупателя/поставщика).

Рис. 2.2. Договор с покупателем. Реквизиты документа

 

Рис. 2.3. Договор с покупателем. Вкладка Передано

Приложения, План. расход, План. приход, Передано, Получено

Окно договора содержит специальные вкладки (Приложения, План. расход, План. приход, Передано, Получено), предназначенные для присоединения к договору различных документов и формирования тем самым статей баланса договора. Данные вкладки имеют одинаковый вид (см. пример на Рис. 2.3) и одни и те же сервисные функции.

В частности, вкладка Приложения предназначена для регистрации приложений к договору. Остальные вкладки позволяют регистрировать любые первичные документы, как складские, так и платежные, в том числе документы, оформленные на других (третьих) лиц/организаций.

Регистрация документов в рамках договора

Документы в рамках договора можно регистрировать двумя способами:

с помощью функции создания (клавиша Ins или п. Создать в контекстном меню);

с помощью функции выбора из уже существующих документов (п. Выбор документа в контекстном меню).

Первый способ предполагает выбор типа документа из списка и заполнение соответствующей формы (как при вводе нового документа в соответствующий реестр/журнал документов).

Второй способ позволяет присоединить любой существующий документ к договору. При выборе документов можно воспользоваться фильтром типов документов и фильтром периодов регистрации документов.

В частности, второй способ позволяет перевести существующий договор верхнего уровня в приложение к данному договору.

Настройки

Вкладка Настройки помимо стандартных параметров настройки документов содержит специальные настройки для работы с договорами:

Договор может содержать документы от третьих лиц – если отмечена данная опция, то к договору можно привязать документы, оформленные на другие организации, отличные от организаций, выбранных в договоре.

Договор содержит приложения – если данная опция не отмечена, то в описании договора отсутствуют вкладка Приложения, соответственно договор не может включать приложения.

Договор содержит раздел “передано/получено” – если данная опция не отмечена, то в описании договора отсутствуют вкладки Передано и Получено.

Договор содержит информационный раздел – если данная опция не отмечена, то в описании договора отсутствуют вкладки План. расход и План. приход.

Бланк договора

Бланк договора представляет собой документ или шаблон Word, содержащий специальные закладки для вставки значений полей из базы данных. Можно использовать стандартные, прилагаемые к системе бланки (бланк договора с поставщиком и бланк договора с покупателем), и корректировать их в Word’е, не затрагивая закладки и их окружение. А можно заказать разработку специфических бланков, если Вас не устраивает форма стандартных бланков и возможности ее корректировки.

Бланки договоров присоединяются к системе и распечатываются стандартным образом (см. главу 1, раздел “Печать документа”).