Систематизация документального фонда в органах местного самоуправления

в условиях применения электронного документооборота на примере организационно-контрольного комитета администрации города Барнаула

Е.А. Жукова

Алтайский филиал ФГБОУ ВО «Российская академия народного хозяйства

и государственной службы при Президенте Российской Федерации»

(г. Барнаул)

Документальный фонд – совокупность документов, образующихся в деятельности организации [1]. Для рациональной организации делопроизводства необходима систематизация документов.

Особенности систематизации документов в современном делопроизводстве определяются необходимостью организации документооборота в электронном формате. Приказ Федерального архивного агентства от 29 апреля 2011 г. № 32 «Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности» (далее – Рекомендации) определил единые подходы в работе по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности. На основе указанного документа в органах местного самоуправления (далее – МСУ) также должен быть разработан перечень документов, которые будут использованы в электронном формате для более рациональной организации работы органов МСУ.

Организационно-контрольный комитет (далее – ОКК, Комитет) является одним из структурных подразделений Администрации города. За организацию делопроизводства в ОКК ответственность несет структурное подразделение Комитета – отдел канцелярии [2]. В сферу его полномочий входит осуществление контроля за организацией документооборота, а также соблюдение требований Инструкции по делопроизводству и Регламента работы в городской системе электронного документооборота (далее – гор СЭД).

Номенклатура дел в организационно-контрольном комитете администрации города Барнаула составляется на основе инструкции по делопроизводству в администрации города и иных органах местного самоуправления. Составители инструкций по делопроизводству до сих пор устанавливают правила систематизации документального фонда только для бумажных документов.

В данном структурном подразделении документооборот является смешанным. При анализе номенклатуры дел для выявления наличия электронного документооборота в работе Комитета, необходимо обратить внимание на графу Примечание. В этой графе дается ссылка на хранение какого-либо документа в электронном формате. Анализ показал, что в номенклатуре дел ОКК в электронном формате предусмотрено ведение журналов регистрации различных документов. Остальные документы создаются, хранятся и используются на бумажном носителе.

Таким образом, документы комитета хранятся на бумажном носителе, а в электронном виде проходит только их регистрация в горСЭД. Соответственно, электронный документооборот не используется в полной мере.

Для определения вида носителя документов требуется разработка перечня документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности. В администрации города Барнаула такой документ пока не составлялся. В связи с этим, для совершенствования внедрения электронного документооборота необходимо создание данного перечня для конкретного структурного подразделения, в нашем случае для ОКК. При принятии решения о переходе на использование электронных документов и смешанного документооборота необходимо, в первую очередь, ориентироваться на интересы дела и использовать электронные документы там, где это дает реальные преимущества. Предельно осторожно следует подходить к вопросу об отказе от бумажных документов в тех случаях, когда им установлены длительные сроки хранения и когда эти документы необходимы с целью подтверждения правовых обязательств [4].

Таким образом, номенклатура дел позволяет систематизировать документы в организации, а также рационально организовывать работу с документами. Создание надежной и понятной системы оперативного и архивного хранения электронных документов и дел в организации является важнейшим фактором, обуславливающим расширение применения информационных технологий в современном делопроизводстве.

Библиографический список

1. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: ГОСТ Р 7.0.8-2013. – утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 – № 1185-ст.

2. Положение об организационно-контрольном комитете администрации города Барнаула: утв. Постановлением Администрацией города Барнаула 19.02.2019 № 245.

3. Регламент работы в городской системе электронного документооборота [Текст]: утв. Первым заместителем главы администрации города, руководителем аппарата П.Д. Фризен 29.12.2016.

4. Самсонова, Т.Н. К вопросу об организации документального фонда в условиях смешанного документооборота в органах государственной власти и местного самоуправления / Т.Н. Самсонова // Учетные записки Алтайского филиала российской академии народного хозяйства и государственной службы. – 2018. – № 16. – С. 111-115.

5. Приказ Федерального архивного агентства от 29 апреля 2011 г. № 32 «Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности».

6. Постановление от 16.04.2018 № 700 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города и иных органах местного самоуправления города».

Научный руководитель – Т.Н. Самсонова, ст. преподаватель