Системы автоматизации делопроизводства

 

Многие предприятия гостеприимства возлагают большие надежды на автоматизацию своей основной, то есть офисной деятельности.

Отмечают несколько уровней или этапов офисной автоматизации. Перечислим их в порядке нарастания: офисная оргтехника (телефония, факсы, ксероксы); компьютеры со стандартным программным обеспечением (Microsoft Office и другие); специальное программное обеспечение (так называемый, BackOffice, связь этих программ с глобальными системами бронирования); открытие своего интернет-магазина.

Установка специальной программы, призванной автоматизировать всю внутриофисную работу, справедливо считается заметным шагом вперед в общем развитии компании. Как показывает практика, даже самый опытный менеджер не в состоянии контролировать с помощью того же Ехсеl ежемесячный объем примерно в сотню туристов. Это как раз и есть тот предел, после которого необходимо выходить на качественно новый уровень.

Следует заметить, что рынок гостеприимства высоко технологичен, и трудно себе представить сегодня серьезную фирму, не использующую какого-либо программного комплекса. Решения каких вопросов ждут специалисты туристической компании от отраслевого программного продукта? Как правило, их запросы можно сгруппировать по следующему набору задач:

·   помощь в создании предложений и расчет их конечной стоимости.

·   создание единой базы данных, аккумулирующей сведения о предприятиях-партнерах, физических лицах - клиентах, рекламе, которую компания размещает в СМИ, сделанных заявках и платежах по ним, предложениях и их деталях (отелях, авиарейсах, видах услуг), курсах валют и т.д.

·   мощная аналитическая система, позволяющая специалисту-маркетологу или руководителю видеть общую картину спроса актуальных предложений, финансового состояния фирмы, отслеживать эффективность рекламы и т.д.

·   сокращение времени при оформлении заявки и упрощение этого процесса за счет автоматической выписки полного комплекта необходимых документов: договора, счета, ваучера, листа бронирования, приходного и расходного кассовых ордеров и др.

·   взаимосвязь выбранной системы автоматизации с другими разработками, использующимися на рынке туристических услуг: поисковыми системами, бухгалтерскими программами и т.д.

·   объединение удаленных офисов в сеть посредством единой базы данных, а также осуществление непосредственной связи с партнерами.

Требования к программному обеспечению постоянно меняются, следовательно, действующую программу надо поддерживать и расширять. Все это осуществимо только в одном случае - если за ней следят профессиональные программисты.

 

 

Заключение

Создание действенной системы управления является сегодня ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий и все больше организаций понимают, что их эффективная работа, улучшение информационно-документационного обслуживания сферы управления, повышение производительности и качества работы управленческого аппарата в целом невозможны без внедрения современных технологий и специального программного обеспечения. Таким образом, эффективность управления сегодня напрямую связана с применением передовых технологий управления документами (электронным документооборотом), и недооценивать данную проблему нельзя.

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.

Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.

Внедрении автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок.

Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.

 

 

Список литературы

 

.   Информационные технологии в делопроизводстве: тексты лекций / сост. О.В. Избушева, О.В. Рыженский, Н.Н. Саримов. - Нижнекамск: Нижнекамский химико-технологический институт (филиал) КГТУ, 2010

.   ЭОС - автоматизация делопроизводства и электронный документооборот [Электронный ресурс]: сайт компании Электронные Офисные Системы. - Режим доступа: http://www.eos.ru/

3. Организация и управление гостиничным бизнесом: Учебник под ред. Лесника А.Л., Мацицкого И.П., Чернышева А.В., - М.: "Интел универсал", 2005.

4. Постановление Правительства РФ от 25 апреля 1997 г. №490 "Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации" (В ред. от 1.02.2005 г. №49) // Российская газета. - 3.06. 97.

.   Приказ Минэкономразвития РФ от 21 июня 2003 г. №197 "Об утверждении Положения о государственной системе классификации гостиниц и других средств размещения" // Российская газета. - 03.09. 2003. - №174.

.   Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: Главархив СССР, 1991.

.   Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08 ноября 2005 г. №536.

.   ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003.

.   ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. - М.: Стандартинформ, 2007.

.   Федцов В.Г. Культура гостинично-туристского сервиса: Учебное пособие. Ростов-на-Дону: Феникс, 2008.

11. http://www.ireb.ru

12. http://www.lanitdv.ru

.   http://www.sgls.ru

 

 

Приложение №1

 

 

 

Приложение №2

 

Таблица 2.1 - Форма регистрационная карточка проживающего (анкета)

Moscow Marriot Grand Hotel АНКЕТА Фамилия Иванов  Имя Антон  Отчество Иванович  Дата рождения 01.06.65  Паспорт № 123456 серия ХХ-АК  Место регистрации г. Тула, \л. Красная, д. 11, кв.57  Цель приезда Командировка  Сроки проживания 01.01.2000 - 06.01.2000  Командировочное удостоверение № 987  Организация "Лицей Тур"  С правилами пожарной безопасности ознакомлен Подпись  Номер комнаты 109  Прибыл 01.01.2009 14.00  Выбыл Продление проживания  Подпись администратора