Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы

Делопроизводство - деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы с ними.

Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:

·   создание документов, то есть фиксация их на каком- либо носителе;

·   передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений;

·   регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;

·   систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности.

Рассмотрим программное обеспечение компьютеров, используемое для решения основных задач делопроизводства на современном этапе.

− Для создания документов используются текстовые редакторы. Эта среда дает возможность оперативного редактирования документов, использования готовых форм (шаблонов) при составлении основных видов документов, оформления их с использованием фирменного стиля предприятия, возможность многократного тиражирования созданных документов и многое другое. Специальные программы - переводчики позволяют быстро и грамотно перевести документ на любой язык, если предприятие имеет международные контакты. Текстовые процессоры позволяют включить в документы (отчеты, записки) фрагменты расчетов, различные диаграммы.

Возможности текстовых процессоров очень велики, в них текст можно формировать, т.е. оформлять.

Текстовые процессоры позволяют:

·   набирать новый текст, используя латинский и национальный алфавит, математические, химические и др. символы;

·   просматривать и корректировать (редактировать) существующие документы;

·   разделять имеющиеся документы на части и наоборот, объединять несколько документов в один;

·   изменять масштаб изображения редактируемого документа;

·   производить поиск и замену имеющихся цепочек символов;

·   форматировать текст (т.е. устанавливать желаемые границы, центрировать заголовки, менять размер шрифта, устанавливать разряженный или уплотненный шрифт, менять межстрочный интервал и т.д.);

·   выполнять несложные вычисления непосредственно в тексте;

·   разбивать текст на страницы нужной длины и автоматически нумеровать их;

·   быстро перемещаться по тексту с помощью бегунков, специальных клавиш и меток;

·   работать сразу с несколькими документами (многооконный режим);

·   вставлять текст рисунки, видеокамеры, звуковые файлы;

·   использовать макропоследовательности (макросы), которые упрощают выполнение трудоемких операций, состоящих из нескольких команд;

·   автоматически переносить слова на следующую строку и т.д.

− Для обмена информацией используются компьютерные сети (локальные, корпоративные, глобальные), что ускоряет процесс обмена. Специальные компьютерные программы позволяют передавать как сами документы, так и любую управляющую информацию через электронную почту или гипертерминалы.

− Для регистрации документов и для контроля их исполнения используются программы по автоматизации управления и организации труда секретарей. Они позволяют регистрировать внутренние и внешние документы, ставить их на контроль, вести ежедневники, еженедельники с перечнем работ, не терпящих отлагательства. Подобные программы своевременно предупредят исполнителя и проверяющего о наступлении срока исполнения.

− Для хранения и систематизации документации используются системы управления базами данных. С помощью подобных программ можно не только создавать электронные картотеки, но и осуществлять быстрый поиск необходимых документов, уничтожение устаревших и введение новых. Огромное количество типовых форм для картотек дает широкие возможности выбора. Многие прикладные программы для создания и оформления текстовых документов предоставляют возможность проверки орфографии, что является еще одним существенным преимуществом использования компьютера в делопроизводстве.

Наше время характеризуется достижениями науки, быстрым ростом производства. Это требует изменений в сфере управления. Чтобы повысить эффективность и качество управления, следует совершенствовать делопроизводство.

В связи с этим основными принципами организации современного делопроизводства становятся:

·   оперативность в составлении и прохождении документа;

·   высокое качество документов;

·   оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их многократного дублирования и волокиты при прохождении и т. п.);

·   безбумажные технологии обмена информацией, где это возможно.

Успешной реализации этих принципов в управлении способствуют следующие организационные меры:

·   оптимизация распределения обязанностей между управляющим персоналом;

·   оснащение рабочих мест секретарей, работников архивов, канцелярий компьютерами и современной оргтехникой;

·   организация компьютерных сетей и внедрение сетевых технологий;

·   применение специализированного программного обеспечения, учитывающего специфику конкретных отраслей, для организации работы с документами.