Хранение и использование документов в делопроизводстве

 

   С момента заведения в делопроизводстве и до передачи на государственное (муниципальное) хранение дела хранятся в учреждениях по месту их формирования или в специально отведенном для этого помещении - ведомственном архиве.

   Дела, находящиеся в рабочих и специально отведенных для хранения дел помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Выписка из номенклатуры дел помещается на внутренней стороне дверцы шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре.

 

 

                6. УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ, ХРАНЕНИЕ, ИЗГОТОВЛЕНИЕ, ПЕРЕДАЧА И УНИЧТОЖЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

    По своему значению печати и штампы образовательной организации делятся на основные и вспомогательные.

    Основная печать учреждения имеет круглую форму.

    Оттиск основной печати ставится на документах для удостоверения их подлинности.

    Вспомогательные печати имеют различную форму: круглую, треугольную, четырехугольную и др. Они производят наименование образовательной организации или ее структурного подразделения.

    Оттиск вспомогательных печатей проставляется для заверения справок, копий документов, выписок из документов, для заверения учетных документов и др.

    Угловой штамп образовательной организации содержит основные реквизиты учреждения. Все остальные штампы называются вспомогательными. Используются штампы для обеспечения процесса составления и оформления документов.

    Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает работник учреждения, назначенный приказом директора. Ответственность за использование и хранение печатей и штампов, после выдачи их для работы, возлагается приказом директора учреждения на работников, получивших печати и штампы и расписавшихся в учетном журнале.

 

       6.1. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

Основная круглая печать учреждения находится у директора образовательной организации или у лица, назначенного его приказом, используется ими в работе и хранится у них в сейфе.

Вспомогательные печати и штампы находятся у работников образовательной организации, ответственных за их использование и сохранность.

    Простые штампы хранятся в закрытых столах, хранение основной и вспомогательных печатей, а также основного штампа осуществляется в опечатываемых сейфах (металлических ящиках), доступ к которым имеет лишь лицо, получившее печати, штампы для использования их в работе и ответственное за их сохранность.

При хранении печатей и штампов принимаются меры, обеспечивающие сохранение у данных объектов свойств и качеств, дающих возможность использования их по назначению, а также сохранность, исключающую возможность их хищения или использования посторонними лицами.

 

 

       6.2. УЧЕТ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

           

    Для учета печатей и штампов ведется журнал, который находится у лица, назначенного приказом руководителя ответственным за хранение печатей и штампов. Журнал хранится в сейфе (приложение № 16).

    Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется сургучной печатью и подписывается директором образовательной организации. Поступившие в учреждение печати и штампы должны быть зарегистрированы в журнале в день поступления и переданы по назначению.

 

 

       6.3. ПЕРЕДАЧА, ЗАМЕНА, ИЗГОТОВЛЕНИЕ И УНИЧТОЖЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

 

 

    Замена и приобретение печатей (штампов) производится на основании приказа директора образовательной организации по представлению ответственных лиц.

       Для изготовления печатей и штампов производится заказ в штемпельную мастерскую.

    Печати и штампы числятся за получившим их лицом до передачи (сдачи) либо замены (уничтожения).

    Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

    Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом директора образовательной организации.

    Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающей возможности их восстановления и дальнейшего использования.

    Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается директором учреждения. В акте должно быть указано:

- время и место уничтожения;

- состав комиссии;

- основание уничтожения печатей и штампов;

- наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;

- способ уничтожения;

- заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;

- подписи членов комиссии.

Акт подшивается в специальное дело, которое хранится вместе с журналом учета печатей и штампов. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампа) в журнал учета.