Организация документов в делопроизводстве

       5.1. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

    В целях правильного формирования дел, оперативного поиска и учета документов составляется номенклатура дел.

    Номенклатура дел - это специализированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве образовательной организации, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке (приложение № 15).

    Номенклатура дел образовательной организации составляется секретарем или лицом, ответственным за делопроизводство. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002), уставом образовательной организации, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000).

Номенклатура дел утверждается директором образовательной организации и внедряется в делопроизводство.

Номенклатура дел образовательной организации уточняется в конце каждого года и утверждается директором с 1 января следующего года. Номенклатура дел учреждения подлежит согласованию с архивным учреждением один раз в 5 лет. В случае коренных изменений функций, структуры учреждения она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.

В номенклатуру дел должны быть включены все дела и документы, которые отражают документированные участки работы. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел комитета (отдела) следующего года с тем же индексом. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

Разделами номенклатуры дел являются направления деятельности учреждения, располагаемые в следующем порядке: руководство и контроль, учебно-воспитательная работа, работа с кадрами, библиотека, профсоюзный комитет.

Каждое дело, включенное в номенклатуру дел, должно иметь определенный индекс. Индекс дела в номенклатуре состоит из индекса (номера) направления деятельности, присвоенного ему, и порядкового номера по номенклатуре. В номенклатуру дел текущего года при необходимости вносят дополнительные дела, для которых должны быть предусмотрены резервные номера. По окончании делопроизводственного года составляется итоговая запись о категории и количестве дел, заведенных за истекший год в учреждении.

ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Законченные делопроизводством документы формируются в дела. Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов. При наличии большего (250) количества листов дело подразделяется на тома.

Документы внутри дела располагают в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы и документы к ним располагаются в деле в хронологическом порядке по номерам протоколов.

   Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Лицевые счета по заработной плате работников группируются в дела за календарный год и располагаются в них по алфавиту фамилий работников.

   Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ - ответ

помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.