Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами.

 

15. Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами считаются работники предприятия, получившие авансом наличные деньги из кассы предприятия на административные, хозяйственные и командировочные расходы.

Список должностей и лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги, утверждается руководителями предприятия.

Средства на командировки выдаются на основании приказа руководителя предприятия.

Наличные деньги подотчет, выдаются в размерах и на сроки, которые определяются руководителем организации.

Подотчетное лицо обязано предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним не позднее трех рабочих дней по истечении указанного срока.

С 1 января 2008г. для возмещения командировочных расходов подотчетному лицу применяются следующие нормативы:

1. суточные не более 700 р. в день (на основании приказа руководителя);
2. квартирные при предъявлении счета гостинице в размере фактических затрат.

Без предъявления счета гостинице предприятие может уплатить:

1. (покупка) НДС, в том числе 18% / 118;
2. (продажа) с НДС *18%.

Для подтверждения командировочных расходов предоставляются:

1. командировочное удостоверение;
2. проездные билеты;
3. квитанции счета и счет-фактуры гостиниц;
4. письменный отчет (авансовый отчет) о командировке.

Подотчетное лицо составляет авансовый отчет по унифицированной форме № АО – 1, к которой прилагаются документы, подтверждающие произведенные расходы.

При хозяйственных или административных расходах, прилагаются счета, счет-фактуры, товарные накладные на покупку товарно-материальных ценностей, чеки, копии чеков, квитанции, акты выполненных работ и другие документы на приобретение материальных ценностей.

В бухгалтерии авансовый отчет, представленный подотчетным лицом обрабатывают:

1. проверяют целевое использование выданной суммы;
2. проставляют бухгалтерские проводки по счетам учета расходов;
3. определяю сумму к отчету, который утверждает руководитель.

Неиспользованный остаток денежных средств подотчетное лицо сдает в кассу организации по приходному кассовому ордеру и получает на руки отрывную квитанцию, подтверждающую факт передачи наличных денег кассиру.

В случае если по авансовому отчету утвержден перерасход денежных средств, то он возмещается из кассы подотчетному лицу по расчетно-кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.

ЗАПРЕЩАЕТСЯ: выдача новых денежных авансов подотчетным лицам, не отчитавшимся по ранее выданным суммам.

 

15.1. Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами

Для учета расчетов с подотчетными лицами предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», это активно-пассивный счет.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной подотчет. На выданные подотчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств:

1) Д 71 К 50 – выданы деньги в подотчет из кассы сотруднику предприятия.

2) На израсходованные подотчетными лицами суммы, счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты предприятия.

Д 10, 20, 26, К 71 – оприходованы ценности или списаны расходы согласно утвержденному авансовому отчету и предъявленным приходным документам.

3) Д 19 К 71 – учет НДС.

4) Д 50 К 71 – возвращен в кассу предприятия неиспользованный аванс от подотчетного лица.

5) Д 71 К 50 – выдано в счет перерасхода по авансовому отчету.

6) Подотчетные суммы, не возвращенные работникам в установленные сроки отражаются проводками:

а) Д 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К 71«Расчеты с подотчетными лицами»

б) в дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 проводкой.

Д 70 К 94 Сумма задолженности удержана из оплаты труда работника.

Если суммы не могут быть удержаны из заработной платы, делается проводка Д 73 «Расчет с персоналом по прочим операциям» К 94.

Пример: ООО «Полет» 01.02.08г. Направило Семенова С.В, в командировку, сроком на 14 дней, утвердила суточные по приказу руководителя на основании командировочного удостоверения 150 руб. в день. Перед командировкой Семенов С.В. получил из кассы 9 100 руб. После возвращения из командировки Семеновым представлен авансовый отчет:

1. суточные за 14 дней;
2. автобусный билет;
3. счет- фактура за проживание в гостинице 5 600 руб. + НДС 18%;
4. неиспользованный остаток денежных средств сдан в кассу предприятия.

Решение:

Суточные на основании командировочного удостоверения оставили:

- суточные = 14* 150 = 2 100 руб.

- автобусный билет = 300 руб.

- НДС = 5 600 * 18 / 118 = 854 руб.

- 5 600 – 854 = 4 746 руб.

1. Д 71 К 50 – 9 100 р. Выдано в подотчет Семенову С.В.
2. Д 26 К 71 – 2 100 р. Сумма командировочных расходов отнесена на расходы предприятия.
3. Д 26 К 71 – 300 р. Включены в расходы затраты на производство.
4. Д 26 К 71 – 4 746 р. Включены затраты на производство без НДС.
5. Д 19 К 71 – 854 р. Принят НДС к вычету.
6. Д 68 К 19 – 854 р. НДС к вычету.
7. Д 50 К 71 – 1 110 р. Возврат в кассу неиспользованных денежных средств по командировочным расходам.

 

Учет основных средств (ОС).

16.1. Понятие ОС, основные задачи учета ОС;

16.2. Выбытие ОС;

16.3. Инвентаризация ОС;

16.4. Бухгалтерский учет ОС;