Определение папок для хранения документов

Организация ведения документации включает: составление и ведение номенклатуры дел, порядок получения, регистрации, распределения, ознакомления сотрудников с документацией на рабочих местах; порядок изъятия утративших силу документов, учета, хранения и архивирования документации, ведения реестра учтенной документации и записей по качеству, внесения изменений в учтенную документацию.

Номенклатура дел подразделения представляет собой список пронумерованных папок, в которых хранятся документы.

Руководитель подразделения при разработке «Положения о подразделении», на основании потребности в документации, необходимой для качественного выполнения работы на всех рабочих местах, учитывая специализацию подразделения, формирует перечень документации, которой обязаны руководствоваться сотрудники при выполнении своих обязанностей, и утверждает этот перечень.

Типовая номенклатура дел подразделения представлена в следующей таблице 7.

№ п/п	Индекс дела	Название дела	Срок хранения	Примечание
	ХХ/ 01	Входящие документы	5 л
	ХХ/ 02	Исходящие документы	5 л.
	ХХ/ 03	Нормативные документы	ДМН
	ХХ/ 04	Технологические и рабочие инструкции	До замены
	ХХ/ 05	Положение о подразделении	Постоянно
	ХХ/ 06	Штатное расписание.	ДМН
	ХХ/07	Должностные инструкции, документы о подготовке кадров.	15 л.
	ХХ/08-1	Записи по качеству	Устанавливается в подразделении
	ХХ/08-2	Записи по качеству	Устанавливается в подразделении

Таблица №7. Номенклатура дел подразделения.

 

1. Папка 0*/01 "Входящие документы" - Содержание: все документы, которые поступают в данное подразделение.

2. Папка 0*/02 "Исходящие документы" - Содержание: копии всех документов, которые выходят из данного подразделения. При малом объеме папки "Входящие..." и "Исходящие..." могут быть объединены под одной обложкой, но при этом нумерация документов и порядок их расположения в папках остаются раздельными.

3. Папка 0*/03 "Нормативные документы" - Содержание: все нормативные документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности -

§ Законы РФ; Положения и Инструкции органов Госнадзора; ГОСТы; ОСТы;

§ Положение о системе управления бизнес-процессами;

§ Документированные процедуры системы менеджмента;

§ Описания процессов своего и смежных подразделений, взаимодействие с которыми обозначено в Положении о подразделении и Регламенте выполнения процесса.

4. Папка 0*.04 "Технологические и рабочие инструкции" - Содержание: технологические и рабочие инструкции для рабочего персонала, инструкции по обслуживанию оборудования и т.д., заводится во всех подразделениях, кроме коммерческого отдела.

5. Папки 0*.05 "Положение о подразделении", 0*.06 "Штатное расписание" и 0*.07 "Должностные инструкции" объединяются под одной обложкой и содержат соответственно:

§ "Положение о подразделении...";

§ "Штатное расписание подразделения...";

§ "Должностные инструкции" на всех ИТР подразделения;

§ "Планы обучения" сотрудников подразделения на 200__ год;

§ "Протоколы заседания аттестационной комиссии".

6. Папки 0*.08 "Записи по качеству" - содержание: все документы, рассматриваемые как записи по качеству, подтверждающие выполнение установленных требований к продукции и системе менеджмента.

Количество папок определяет сам владелец процесса, исходя из количества документов и их типов, являющихся записями по качеству. Нумерация папок - 0*.08-0**, где * -номер процесса, ** -номер папки содержащей записи по качеству. Сюда также относятся журналы, в которых делаются записи по качеству, например, "Журнал готовности оборудования на __________ (установке) " и папки в которые подшиваются отдельные заполненные бланки.

Внесение изменений в «Номенклатуру дел» производит ответственный за ведение документации в подразделении путем зачеркивания соответствующей строки в Номенклатуре дел» и/или добавления новой строки в конце перечня, указывая в графе 6 «Примечание» номер новой строки, основание для изменения, дату и свою подпись.

В каждом подразделении организации должны быть сформированы электронные папки для хранения документации. Папки формируются с учетом требований стандартной номенклатуры дел предприятия, приведенной в предыдущем разделе.

Заключение

Электронные административные регламенты – это не просто инновационная технология, позволяющая объединить и качественно расширить функционирование всех систем министерства, концепция электронных административных регламентов позволяет интегрировать существующие направления реформы государственного управления: административную реформу, реформу государственной службы.

Поскольку построение ЭАРов основывается на функциональном подходе, то с его помощью реализуется главная идея административной реформы – оптимизация структуры и функций органов государственной власти с ориентацией на результат деятельности. С другой стороны, он же ориентирован на решение задач, поставленных перед реформой государственной службы. В частности, за счет внедрения электронной регламентации реализуются многие цели, например:

§ идея служебного регламента

§ повышение открытости государственной службы

§ оптимизация модели поступления и прохождения государственной службы

§ повышение эффективности механизма профилактики коррупции и борьбы с ней.

Приложение №1