Согласование и утверждение описания бизнес процессов

Порядок согласования предполагает рассылку текстовых описаний административных регламентов и моделей ЭАР в подразделения участвующие в исполнении административного регламента. После согласования в подразделениях административные регламенты предоставляются руководству ФСФР для утверждения. Утвержденные административные регламенты по средством издания приказа доводятся до сотрудников подразделений. Сотрудники ФСФР учитывают утвержденные приказом регламенты при выполнении работ.

Сотрудники подразделений могут выдвигать предложения по изменению или введению в действие нового административного регламента. Свои пожелания замечания и предложения необходимо направлять в Управление Делами. Управление Делами обобщает предложения и замечания от подразделений и создает новый или обновленный административный регламент и направляет его на согласование в подразделения (процесс согласования см. выше по тексту).

Система разработки регламентов

Основным документом является «Регламент выполнения бизнес-процесса».

Данный документ предназначен для решения следующих задач:

§ определение владельца процесса, его полномочий и ответственности по управлению процессом;

§ спецификация границ процесса (поставщики/входы, клиенты/выходы);

§ спецификация ресурсов, необходимых для выполнения процесса;

§ описание технологии выполнения процесса, включая регламенты работ по взаимодействию с поставщиками и клиентами процесса;

§ определение сотрудников, ответственных за выполнение каждой работы процесса (матрица ответственности);

§ спецификация показателей процесса, продукта, удовлетворенности клиентов;

§ регламенты работы владельца процесса по циклу PDCA.

«Регламент» разрабатывается для каждого процессы из утвержденной руководством предприятия сети процессов. Разработка регламента осуществляется рабочей группой под управлением владельца процесса. Владелец процесса одновременно является заказчиком работ и руководителем работ. Руководитель проекта по предприятию в целом координирует деятельность рабочих групп по разработке «Регламентов».

Структура информации «Регламента», и последовательность работ по сбору данной информации показана на рисунке 5.

Рисунок 5. Структура информационной разработки регламента

«Регламент» оформляется в соответствии с типовыми требованиями оформления документов, принятыми на предприятии. Для целей стандартизации, на предприятии может быть разработана документированная процедура «Порядок разработки регламента выполнения бизнес-процесса».

Сопровождение ЭАР

Целями сопровождения ЭАР является:

- Контроль исполнения регламентов ЭАР руководителями предприятия;

- Анализ функционирования ЭАР, выявление причин отклонений по выполнению регламентов ЭАР;

- Разработка мероприятий по улучшению ЭАР;

- Контроль исполнения мероприятий по улучшению ЭАР.

Обучение и аттестация персонала средствам ЭАР

Перед тем, как приступить к практическому использованию документации СУБП, необходимо провести обучение персонала предприятия методикам управления бизнес-процессами. Обучение персонала проводится по следующим основным направлениям:

1) ознакомление с принципами организации СУБП;

2) ознакомление с требованиями стандартов ISO серии 9000:2000;

3) ознакомление с документацией СУБП и инструктаж по ее использованию;

4) практические занятия (тренинги) по освоению методик СУБП.

Обучение сотрудников проводится в форме семинаров. Сотрудники обязаны подготовиться к проведению семинара путем ознакомления с документацией СУБП и рекомендованными методическими документами. При проведении семинара-тренинга должны быть использованы конкретные примеры из деятельности подразделения.

После проведения обучения сотрудникам дается 1-2 недели для самостоятельной подготовки. После проведения самостоятельной подготовки, сотрудники должны пройти аттестацию.