Классификация по способу документирования

В зависимости от способа документирования документы можно разделить на:

— рукописные — созданные вручную, с использованием простейших ручных средств фиксации информации;

— машинописные — изготовленные с помощью механиче­ских и электромеханических средств (пишущих машин), а также с помощью компьютерной периферии (принтеров). В делопроизводстве и архивном деле под машинописным доку­ментом понимается «письменный документ, при создании ко­торого знаки письма наносят техническими средствами»;

— печатные — созданные полиграфическим способом из­дательствами либо типографиями (способом набора, средства­ми оперативной полиграфии, копировально-множительной техникой и др.);

— созданные механическим способом, т. е. изготовленные путём механического воздействия на структуру либо поверх­ность материального носителя в процессе записи информации (перфокарты, перфоленты, фонографические валики, грампла­стинки);

— фотодокументы — содержащие информацию, записан­ную фотографическим способом (фотографии, диапозитивы, микрокарты, микрофильмы, микрофиши и т. п.);

— кинодокументы — изготовленные кинематографическим способом (кинофильмы, диафильмы). По техническим пара­метрам кинодокументы могут, в свою очередь, разделяться: на чёрно-белые и цветные; немые, озвученные, звуковые. По монтажу — на полнометражные (длиной свыше 1800 м для ху­дожественных фильмов и свыше 1500 м для неигровых филь­мов) и короткометражные;

— магнитные (магнитные ленты, диски, магнитные карты); — магнитооптические (магнитооптические диски);

— оптические (лазерные) — документы, содержащие ин­формацию, записанную с помощью лазерно-оптической голов­ки (оптические, лазерные диски);

— голографические — созданные с использованием лазер­ного луча и фоторегистрирующего слоя материального носи­теля (голограммы).

Документы, выполненные посредством компьютерной программной операционной системы в виде записи одного или нескольких файлов в цифровом коде, получили назва­ние электронных. Они могут быть представлены как в опе­ративной памяти электронно-вычислительной машины, так и на различных материальных носителях, входящих в состав программно-аппаратных средств и позволяющих восприни­мать информацию в человекочитаемой форме на экране дисплея (электронные книги, электронные журналы, элек­тронные письма и т. п.). Особенность электронного доку­мента состоит в том, что он статичен только в пассивном состоянии, когда хранится в памяти и не используется. В активном состоянии (в процессе обработки, передачи) он выступает как динамический объект, непрерывно находя­щийся в стадии преобразования. В сфере делопроизводства и архивного дела вместо термина «электронный документ» рекомендуется использовать термин «документ на машин­ном носителе», который определяется как «документ, соз­данный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной».

По методу записи информации на материальный носитель различаются аналоговые и оцифрованные документы. Типич­ный пример аналоговой записи — механическая звукозапись, результатом которой являются, в частности, грампластинки. Использование цифровых технологий позволяет практически любую информацию преобразовывать в цифровую форму с последующей записью на магнитные, оптические диски и дру­гие современные носители.

В зависимости от характера используемых знаков и знако­вых систем документы можно разделить на:

— языковые — созданные с использованием знаков естест­венных или искусственных языков;

— неязыковые (изобразительные) — документы, содержа­щие информацию, зафиксированную с помощью иконических знаков, графических образов (произведения живописи, рисун­ки, чертежи и т. п.);

Считывание, восприятие документированной информации обусловлены способом документирования. Можно сказать, что это — две стороны одной медали. Поэтому классификационные схемы, в основе которых лежат признаки, характе­ризующие процесс считывания информации, самым тесным образом связаны с классификацией по способу документиро­вания.

Прежде всего, по каналу восприятия знаков различают:

— визуальные документы (их содержание воспринимается зрением). Поскольку органы зрения обладают наибольшими возможностями для восприятия информации, постольку ос­новная масса документов (около 80 %) относится к визуаль­ным;

— тактильные (ориентированы на восприятие органами осязания и предназначены прежде всего для слепых и слабови­дящих людей);

— аудиальные (фонодокументы) — воспринимаются орга­нами слуха (фонографические валики, грампластинки, магнит­ные фонограммы, аудио компакт-диски и т. п.);

— аудиовизуальные документы (воспринимаются одновре­менно зрением и слухом).

По способу восприятия зафиксированной на материальном носителе информации документы можно разделить на:

— человекочитаемые (информация воспринимается чело­веком непосредственно)— книги, газеты, журналы, чертежи, карты, фотографии и т. п.;

— машиночитаемые (технотронные), требующие для вос­приятия информации соответствующих технических средств (граммофона, магнитофона, видеомагнитофона, видеомонито­ра, принтера и т. п.) — грампластинки, машинные перфокарты, микроформы (микрофильм, микрофиша), фоно-, видеодоку­менты и т. п.

Рассмотренные схемы свидетельствуют о том, что в основе классификации документов по способу фиксации информации на материальных носителях, также как и при классификации самих материальных носителей, лежит преимущественно фасетный метод.