Основания и схемы классификации документов

Классификация документов уходит своими корнями в глу­бокую древность. С этой проблемой столкнулись ещё в Древ­нем Египте, Шумере, Ассирии при создании первых библио­тек и архивов. И в древности, и в эпоху Средневековья пред­принимались разнообразные попытки упорядочения доку­ментированной информации. К числу самых первых доку­ментных систематизации относятся дошедшие до нас фраг­менты каталогов на глиняных табличках шумерских библио­тек, относящиеся к 2000 г. до Р. X., фрагменты каталога зна­менитой в древности Александрийской библиотеки, насчиты­вавшей до 700 тыс. папирусных свитков. В частности, ката­лог Александрийской библиотеки, составленный Каллимахом в III веке до Р. X., состоял из 120 томов и назывался «Табли­цы тех, кто прославился во всех областях знания, и того, что они написали». Каталоги того времени содержали обычно имя автора, заглавие, информацию о жанре, объёме, времени создания документа.

Документные систематизации в Древнем мире и во времена Средневековья, несмотря на свой достаточно примитивный ха­рактер, тем не менее облегчали поиск необходимых докумен­тов в огромных документных массивах. К примеру, в X веке персидский визирь Сахиб, обладавший 117 тыс. книг, отправ­ляясь в военный поход, брал с собой и библиотеку. Около 400 верблюдов, которые везли эту интеллектуальную поклажу, двигались в строгом порядке в соответствии с расположенными по алфавиту книгами. В случае необходимости караванщи­ки-библиотекари легко находили нужный документ.

Однако уже в эпоху Средневековья стали зарождаться классификации документов, в основу которых был положен признак содержания. Из непосредственной практики работы с документами постепенно вырастали и формировались классификации, основанные на использовании функцио­нально-целевых признаков документированной информа­ции.

С изобретением книгопечатания, с быстрым ростом книго­издания, увеличением библиотечных фондов проблема биб­лиографического поиска печатных изданий в библиотеках ак­туализировалась. Попытки решения этой проблемы привели к разработке во второй половине XIX века первой научно обос­нованной системы классификации документов. Её создателем выступил в 1874 г. библиотекарь одного из американских кол­леджей Мелвил Дьюи. Спустя два года была опубликована его брошюра «Классификация и предметный указатель для ката­логизации и расположения книг и брошюр библиотек». Второе её издание вышло под заглавием «Десятичная классификация». Под этим названием система М. Дьюи получила широкое при­знание в библиотечных кругах.

В начале XX столетия Десятичная классификация Дьюи была усовершенствована Международным библиографиче­ским институтом, возглавлявшимся Полем Отле и Анри Лафонтеном. Впоследствии она получила название Универсаль­ной десятичной классификации (УДК).

Успешное применение Десятичной библиотечной классифи­кации стимулировало попытки её использования для классифи­кации служебных документов. Такого рода попытки предпри­нимались, в частности, ещё в дореволюционной России, а также в Советском Союзе. Однако использование в практике отечест­венного делопроизводства десятичных классификаторов не по­лучило сколько-нибудь широкого распространения.

В нашей стране теоретические проблемы классификации до­кументов стали активно разрабатываться только в XX веке и особенно во второй его половине, когда на первое место вышел системный анализ и возобладал информационный подход в ис­следовании документов. Однако исследования эти проводились, главным образом, в рамках отдельных дисциплин — книговеде­ния, архивоведения, библиотековедения, делопроизводства.

В последние десятилетия ряд учёных СНГ (Ю. Н. Столяров, С. Г. Кулешов, Н. Н. Кушнаренко и др.) предложили схемы классификации, реализующие подход к документу как к слож­ной информационной системе. Основы такой классификации, учитывающей семантические и физические признаки докумен­та, были заложены в своё время Полем Отле в его «Трактате о документации», увидевшем свет ещё в 1934 г.

В настоящее время учёными разных стран, в том числе России, предпринимаются попытки создания единой универ­сальной классификации документов. Необходимость в её раз­работке назрела давно, так как даже самые лучшие документ­ные классификации являются преимущественно эмпирически­ми, в них трудно встраивать новые знания. Кроме того, эти классификации весьма объёмны и громоздки. К примеру, УДК насчитывает десятки томов.

В основе современной классификации документов лежат главные документообразующие признаки. Исходя из понима­ния социальной и информационной сущности документа, можно выделить четыре блока таких признаков (Н. Н. Кушна­ренко выделяет три):

1) признаки, отражающие информационно-функциональную сущность документа;

2) признаки, связанные с материальной (физической) со­ставляющей документа;

3) признаки, обусловленные способом документирования;

4) признаки, связанные с движением документа в социаль­ном времени и пространстве (т. е. с бытованием документа во внешней среде).

Внутри каждого блока может производиться дальнейшее разделение документов на основе какого-либо приоритетного признака с использованием иерархического либо фасетного методов классификации.