Отчет по практической работе 16

«Работа с исходящими документами»

1 Цель работы: изучить организацию работы с исходящими документами.

 

2 Ход работы:

 

Задание 2.1

Вопросы	Ответы
Какие документы относятся к исходящим?
Какими должны быть исходящие документы, подготовленные на подпись?
Какой документ секретарь регистрирует?
Что означает регистрация создаваемых документов?
Правила регистрации исходящих документов (что? Где? Пример).
Сколько печатают экземпляров исходящего документа? Зачем?
Какую ставят дату для отправляемого документа?
В каком виде документы сдаются на отправку?
Сроки отправки?
Какими должны быть документы, предназначенные для отправки?
Что проверяется перед упаковкой?
Если документы оформлены неправильно?

Задание 2.2

2.2.1 Нарисовать схему работы с исходящими документами организации.

2.2.2 Что записывают в журналах регистрации исходящей корреспонденции?

2.2.3 Секретарь получил письмо от руководителя, адресованное руководителю другого предприятия – описать этапы отправки данного исходящего документа.

2.2.4 Самостоятельная работа -получить исходящие документы (из раздаточного материала) и провести основные этапы обработки.

Отчет по практической работе 17

«Работа с внутренними документами»

1 Цель работы: Изучить организацию работы с внутренними документами.

 

2 Ход работы:

 

Задание 2.1

Вопросы	Ответы
Какие документы относятся к внутренним?
Какими должны быть внутренние документы, подготовленные на подпись?
Все ли внутренние документы регистрируются?
3 цели регистрации
Что означает регистрация создаваемых документов?
Описать порядок регистрации внутренних документов. Пример регистр. номера? С какого периода нумеруют?
Когда регистрируют внутренние документы?
Как осуществляется передача документов между структурными подразделениями?
Через кого передаются документы?
Какие регистрационные формы для внутренних документов?
Зачем делают пометку в регистрационных формах?
Когда направляется внутренний документ в дело?

Задание 2.2

2.2.1 Что записывают в журналах регистрации внутренней корреспонденции?

2.2.2 Секретарь получил приказ по основной деятельности. Опишите этапы его обработки. Зарегистрировать документ (составить регистрационный номер).

2.2.3 Описать -на какие группыделятся внутренние документы при регистрации.

2.2.4 Самостоятельная работа -получить внутренние документы (из раздаточного материала) и провести основные этапы обработки.

Задание 2.3 Изучив тему, укажите номер правильного утверждения.

Внутренний документ проходит следующие этапы обработки:

a) прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – регистрация – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело;

b) составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – отправка;

c) оформление документа – подписание – регистрация – согласование – утверждение – отправка.

d) прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело;

e) составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – исполнение – направление в дело;

 

Изучив тему, ответить на следующие вопросы:

a) Когда регистрируют внутренние документы?

 

b) Когда отмечают время получения документа?

 

c) Что такое подготовка входящего документа к передаче по назначению?

 

d) Когда направляется входящий документ в дело?

 

Отчет по практическим работам № 18, 19

«Основные принципы и правила регистрации документов
в регистрационно – контрольных карточках (РКК).»

1 Цель работы: изучить основные принципы и правила регистрации документов в регистрационно –контрольных карточках (РКК).

 

2 Ход работы:

 

Задание 2.1

Вопросы	Ответы
Что такое регистрация (опред.)?
Какие правиладолжны выполняться при регистрации документов?
Каковы основные цели регистрации документов?
Сроки регистрации?
Две учетные регистрационные формы? Какие?
В каком случае используют РКК,а не журнал?
Сколько экземпляровРКК составляется?
Календарная шкала карточки (РКК)
Графа "Корреспондент"
Графа "Дата поступления и индекс документа"
Графа "Краткое содержание"
Графа "Резолюция или кому направлен документ"
Графа "Отметка об исполнении"
Графа "Контрольные отметки"
Графы "Фонд №", "Опись №", "Дело №"

Задание 2.2

2.2.1 Составить список документов подлежащих обязательной регистрации.

2.2.2 Составить список документов не подлежащих регистрации.

2.2.3 Какие справочные материалы используют при регистрации документов?

2.2.4 Самостоятельная работа - зарегистрировать 2 входящих документа из предлагаемого списка и произвести запись в регистрационно –контрольных карточках (РКК).

Пример регистрации входящих документов на АО "Старт"

Из организации "Экспо-Бизнес" направлено письмо в АО "Старт" 25.02.2017 №63/17-07 (о рассмотрении заявки на участие в выставке - это входящий документ.

(см.письмо из раздаточного материала).