Форма журнала регистрации показаний контрольно-измерительныхприборов для измерения температуры и влажности воздуха

Помещения архива необходимо содержать в чистоте и образцовом порядке. Накопления пыли допустимо не более, чем в количестве 0,15 мг/куб.м.

Для защиты от пыли необходимо:

· Оборудовать помещение плотно закрывающимися оконными проемами и дверями;

· Оборудовать помещения установками, очищающими воздух от пыли и вредных примесей;

· Ежегодно проводить в хранилище обеспыливание коробок, папок, стеллажей и всего помещения с помощью пылесоса или ватно-марлевых тампонов, смоченных раствором формалина;

· Систематически проводить влажную уборку помещений (пола, подоконников, плинтусов);

· Проветривать помещение хранилища (с учетом абсолютной влажности наружного и внутреннего воздуха).

Через помещения не должны проходить газовые либо водонесущие магистральные трубопроводы. Что касается электропроводки, то она должна быть скрытой, а штепсельные розетки внутри помещения – герметичными. Используемая в указанных помещениях переносная электроаппаратура (настольные лампы и т. п.) должна быть снабжена шнурами с резиновой изоляцией, а рубильники – располагаться вне помещений. Отделка помещений должна быть изготовлена из неагрессивных, непылящих материалов.

Уточним, что текущее хранение дел (документов) не допускается в помещениях:

· с неудовлетворительными эксплуатационными характеристиками (в т.ч. ветхих, сырых, неотапливаемых и пр.);

· не отвечающих санитарным требованиям;

· расположенных в зданиях, занятых учреждениями общественного питания, складами агрессивных и пожароопасных веществ, подразделениями, применяющими опасные (в т. ч. химические) технологии.

По пожарной безопасности помещения архивов относят к категории «В». Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Осветительную аппаратуру применяют полу-герметическую. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливают вне хранилищ и рабочих комнат. Все электрооборудования обеспечивают заземлением. В целях обеспечения пожаробезопасности дел (документов) в процессе эксплуатации хранилищ запрещается применение открытого огня, использование любых нагревательных приборов. Во всех помещениях архива запрещается курение, хранение продуктов питания, легковоспламеняющихся веществ и взрывоопасных предметов. Основным средством пожаротушения архивов являются углекислотные огнетушители, которые устанавливают из расчета не менее одного огнетушителя на 50 кв. метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение. Пожарные краны устанавливают на лестничных площадках так, чтобы рукав крана мог достигать до крайних точек помещений архива. На видном месте в рабочих комнатах вывешивают инструкции о мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета, план эвакуации документов на случай пожара. Отметим также, что действие средств пожаротушения, размещенных в хранилищах и непосредственно рядом с ними, должно быть основано на применении нейтральных (безопасных) для дел (документов) веществ. При проведении санитарно-гигиенических мероприятий – в частности, уборок обработок и пр. – на дела (документы) не должны попадать вода, антисептические растворы и т. п.

В особых ситуациях (угроза затопления, пожара и т. п.) заведующий архивом ставит о них в известность руководителя организации. По результатам осмотра помещения составляют акт, который утверждает руководитель организации.

Расстояния между средствами хранения, установленными в помещениях, предназначенных для размещения дел (документов)

Контрольные вопросы:

1. Основные требования к обеспечению сохранности документов в архиве.

2. Организация хранения управленческих документов:

· рациональное размещение документов;

· контроль за движением документов;

· контроль за физическим состоянием документов;

3. Организация хранилища для документов - наружные двери, окна.

4. Температурно - влажностный режим при хранении документов.

5. Защита от пыли.

6. Пожарная безопасность.

Павлюк «Справочник по делопр-ву, архивному делу и основам работы на ПК»

Основные правила работы архивов организаций – с.29-35