Подписание проекта документа

После завершения процесса согласования последняя версия документа передается автором на подписание и последующую регистрацию. Исполнитель определяет способ представления оригинала документа. В случае, если для документа определена электронная форма представления оригинала (служебная записка), проект документа, согласованный в электронном виде, направляется на подпись соответствующему должностному лицу в АСДОБ. В случае, если документ должен быть подготовлен на бумажном носителе (приказ, распоряжение), исполнитель печатает из АСДОБ лист согласования, содержащий отметки согласующих лиц, печатает оригинал документа и передает их на подпись соответствующему руководителю.

На подпись руководителю представляются документы, оформленные и согласованные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции (с приложением листа согласования при его наличии).

Согласованные проекты документов передаются на подпись генеральному директору только через группу по документационному обеспечению.

Все участники согласования последней версии документа автоматически получают доступ к итоговому документу, дублирование участников в листе ознакомления не требуется.

Создание проектов документов

Работа с проектами документов осуществляется из формы обработки «Документооборот». Доступ к обработке осуществляется одним из двух способов:

1) Щелчком по (Работа с документами) на панели инструментов пользователя АСДОБ.

2) Выбором соответствующего пункта из меню «Документооборот». Автоматизированная система документационного обеспечения бизнеса Руководство пользователя

Форма обработки «Документооборот» предоставляет доступ ко всем документам в соответствии с правами доступа текущего пользователя за указанный период (текущий период отображается в заголовке формы). Изменение периода просмотра документов возможно при помощи кнопок расположенных на панели управления формы обработки.

 

Рисунок 1 – Форма обработки «Документооборот»

Формирование проектов документов возможно одним из следующих способов:

1) Создание нового проекта документа. Для этого следует выбрать пункт «Проект» из выпадающего меню, открываемого щелчком по на панели управления. При этом открывается незаполненная электронная регистрационная карточка (ЭРК) соответствующего документа.

2) Создание проекта на основе зарегистрированных ранее документов. Для этого следует выбрать пункт «Проект» из выпадающего меню, открываемого щелчком по на панели управления. При этом происходит автоматическое заполнение реквизитов открывающейся ЭРК данными из выделенного в текущий момент в списке документа (документа-эталона).

Рисунок 2 – Фрагмент формы обработки «Документооборот», меню создания проекта документа

При формировании проекта документа необходимо выполнить следующие действия:

1 Заполнить (скорректировать) в открывшейся ЭРК необходимые реквизиты (обязательные к заполнению поля выделяются красным пунктиром).

2 Прикрепить, при необходимости, электронные приложения.

3 Записать проект с сохранением внесенных данных щелчком по или (в первом случае ЭРК будет автоматически закрыта после сохранения).

 

Рисунок 3 – Пример ЭРК документа вида «Приказы» при создании нового проекта

При записи проекта документа автоматически формируется номер проекта документа. Номер проекта формируется следующим образом: [краткое наименование вида документа]-[индекс подразделения]-[текущий год]-[порядковый номер проекта].