Глава 2 Организационная структура управления туристской организацией. Организация документооборота в туристской организации

Эффективность управления деятельностью зависит от того, насколько правильно сформирована организационная структура управления и насколько она соответствует цели деятельности организации Организационная структура а - это упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, с устойчивыми отношениями, обеспечивающих их функционирование и развитие как целого Можно сказать, что структура управления - это не что иное, как оптимальный распределение работы, прав и ответственности, порядка и форм взаимодействия между членами коллектива организации.

Целью организационной структуры управления является обеспечение устойчивого развития социально-экономической системы через формирование, сохранение и совершенствование способов взаимосвязи и взаимодействия системы с зов внешним средой и внутреннего взаимодействия элементов системы Структура туристического предприятия:

- обеспечивает координацию всех функций менеджмента;

- устанавливает полномочия и ответственность руководителей всех уровней;

- во многом определяет стиль менеджмента, организационную культуру и эффективность труда сотрудников и предприятия в целом

Составляющими организационных структур являются:

- элементы организационных структур управления - службы или органы аппарата управления, а также отдельные работники этих служб (органов);

- организационные отношения - отношения (связи) между подразделениями организации, уровнями ее управления, персоналом, благодаря которым реализуются функции управления;

- уровни управления - совокупность прав, обязанностей и ответственности, характерна для должностных лиц, занимающих определенное место в иерархической структуре организации

Элементами структуры управления являются отдельные сотрудники, службы, звенья аппарата управления, а отношения между ними поддерживаются благодаря связям, которые делятся на горизонтальные и вертикальные Горизонтальные связи имеют одноуровневый и согласующий характер Вертикальные связи - это связи подчинения, необходимость в которых возникает в случае иерархичности управления.

Связи в структуре управления могут быть также линейными и функциональными Линейные связи отражают взаимодействие между линейными руководителями - лицами, отвечающими за деятельность организации или в ее подразделений Функциональные связи возникают там, где происходит взаимодействие с определенными функциями управления зависимости от доминирующих связей формируются соответствующие полномочии:

- полномочия линейных руководителей - право решать все вопросы развития вверенной им организации или подразделения, а также давать распоряжения, обязательные для выполнения другими членами организации ((подразделения) по реализации всех функций Это полномочия по планированию, организации, мотивации, контроля деятельности персонала;

- полномочия штабного персонала - право планировать, рекомендовать, советовать или помогать, но не приказывать другим членам организации выкапывать распоряжения и т.п.;

- функциональные полномочия - право того или иного работника управленческого аппарата принимать решения и реализовать действия, которые обычно выполняют линейные менеджеры

Управление туристической структурой предусматривает распределение задач между структурными подразделениями и работниками, в т ч предоставления им полномочий для реализации того или иного направления туристической деятельности потому деятельности по обеспечению функционирования организации.

Организационная структура управления в туризме, так же как и в любой организации, состоящей из звеньев (отделов), уровней управления и горизонтальных и вертикальных связей между ними управления в туристической организации выделяются в зависимости от ее масштабов В небольших туристических организациях с небольшим штатом управленческие звенья могут быть представлены даже отдельными специалистами Крупные туристические организации подразделяются на структурные подразделения, ориентированные на выполнение соответствующих функций управления Связи между такими структурными подразделениями имеют горизонтальный характер.

На высшем уровне управления директор и его заместители (председатель совета директоров (наблюдательный совет), президент, вице-президент правления) разрабатывают стратегические решения относительно политики организации с решения развития туристической деятельности, расширение географии маршрутов и т.д. Кроме того, руководители такого уровня координируют деятельность своих заместителей - руководителей отделов и других подчиненных.

 

В общепринятом значении под документооборотом туристской организации понимается движение документов в организации с момента их создания или получения от других субъектов гражданско-правовых отношений до завершения их исполнения и передачи в архив.

Одновременно с учетной политикой турфирмы для целей бухгалтерского учета согласно пункту 3 статьи 6 Закона N 129-ФЗ утверждаются:

- формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов;

- формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, используемой в организации;

- правила документооборота и технология обработки учетной информации.

Форма отчета не является унифицированной, поэтому ее можно разработать самостоятельно, утвердив в виде приложения к договору.

Но при этом отчет должен содержать все обязательные реквизиты первичных документов, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона N 129-ФЗ. Итак, отчет агента может содержать:

- название документа;

- дату его составления;

- название турфирмы-агента;

- содержание операции (оказание услуг клиенту, поступление выручки и т.п.);

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- данные о состоянии расчетов между агентом и клиентами;

- сведения о расходах агента, которые принципал должен возместить;

- сумму посреднического вознаграждения;

- наименование должностей лиц, которые составили документ, и их личные подписи.

Завершающим этапом документооборота является хранение документов. Как следует из статьи 17 Закона N 129-ФЗ, минимальный срок хранения первичных бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности составляет пять лет.

Сроки хранения конкретных бухгалтерских документов, которыми должна руководствоваться туристская организация, установлены Приказом Минкультуры Российской Федерации от 25.08.2010 г. N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"

 

Глава 3