Виды документов: информационные, имиджевые, корпоративные документы, реклама

Любая деятельность в области PR независимо от той сферы, в которой она проводится, полностью базируется на определенных профессиональных PR-документах.

Существуют две большие группы PR-документов: внутренние и внешние.К внутренним PR-документам относится вся совокупность материалов, определяющих организационную основу стратегической и оперативной PR-деятельности (PR-концепции, PR-предложения, бюджеты и др.). Внешними PR-документами являются все те документы, которые выступают в качестве продукта PR-деятельности, - пресс-релизы, пресс-киты, годовые отчеты, брошюры.

Кроме этого, принято разделять документы по их информационной составляющей. Здесь существует следующая классификация:

1) информационные (или базовые PR-документы в отношениях со СМИ). К ним относятся пресс-релиз (важнейший PR-документ, который позволяет организации информировать СМИ о важных для нее событиях, достигая большей известности (паблисити). Подготовка эффективного пресс-релиза начинается тогда, когда в распоряжении PR-специалиста есть интересная новость, информация о том, какие СМИ предпочитает целевая аудитория, а также технические возможности по верстке пресс-релиза), информационное письмо (backgrounder; информационный материал, представляющий необходимую информацию о профиле работы организации, ее продуктах и услугах, истории создания и развития и др. Эти материалы не несут характера новости и являются информационным продуктом, который становится хорошим дополнением к пресс-релизу, в случае если журналисту необходимы более подробные сведения), фактическая справка (содержит справочные данные об организации, ее товарах и услугах. Этот информационный материал занимает 1-2 страницы и используется в основном для сведений, содержащих большое количество финансовой и технической информации, графиков и таблиц), биография (основная фактическая информация о конкретном человеке. В процессе работы со СМИ PR-специалисты заранее подготавливают биографии руководителей. Это предотвращает возможные неточности и ошибки журналистов, вызванные отсутствием биографических данных о первых лицах организации. То же самое летопись фирмы – помогает хранить традиции, знакомить гостей с организацией, используется как сувенир и символ значимости компании. В большинстве случаев – это история создания фирмы, основные этапы становления, существенные достижения), заявление для прессы (для случаев, когда руководство организаций, публичные политики или общественные деятели хотят публично высказать свою позицию по той или иной теме), пресс-кит (один из главных документов по PR, так как он аккумулирует в себе несколько видов PR-материалов и широко используется во время пресс-конференций, презентаций, выставок, годовых собраний акционеров, специальных мероприятий. задача - предоставить СМИ исчерпывающую информацию о происходящем событии и его основных действующих лицах, Мин. набор документов для пресс-кита: пресс-релиз; информационное письмо или фактическая справка; один или несколько из следующих материалов: брошюра, корпоративное издание, годовой отчет, биография с фотографиями), обзорная статья (многие издания регулярно печатают обзоры различных сфер политической и экономической жизни общества. PR-специалисты используют корреляцию и попадание в заявленные образы для представления информации о своей организации. Такая техника является хорошим способом обеспечения паблисити. Такие статьи могут инициироваться как самими изданиями, так и PR-специалистами, т.к. СМИ охотно используют материалы, интегрирующие опыт нескольких компаний в отрасли, различных ветвей власти или даже одинаковых компаний и органов власти в различных регионах), интервью.

2) Базовые документы при общении с партнерами и клиентами (имиджевые): брошюры (информирует целевую аудиторию об организации; подробно описывает преимущество ее товаров и услуг или вида деятельности; предоставляет контактные телефоны, по которым можно будет получить более подробную информацию), флаеры (то же, что и презентационный буклет - небольшие красочно оформленные информационные сообщения, содержат информацию о скидках, распродажах, розыгрышах и других преимуществах, которые, обладая флаером, получает потребитель тех или иных товаров или услуг), годовой отчет (документ, представляющий основные данные о деятельности компании за прошедший год, состоит из: сведения о финансовой деятельности; общая информация о компании, ее успехах на рынке, социальной роли, благотворительной деятельности и др), письмо акционерам (цель – информирование акционеров о текущих изменениях, о собрании акционеров).

3) Корпоративные PR-документы компании: корпоративные издания (без комментариев, к вопросу не относится, см. след. вопрос), устав компании (коллективный договор, различные положения; основная цель – информирование персонала о правилах функционирования организации), кодексы этики (без комментариев).

4) Pеклама: слайдовый фильм (направлен на определенную целевую аудиторию, носит рекламный характер, информирует о товарах и услугах, об их преимуществах перед конкурентными), объявления (больше относятся в письменным коммуникациям).