Работа с фильтрами, сортировка данных в ЭТ.

Цель работы -изучение методов представления данных в ЭТ в виде, удобном для их анализа и поиска.

Общие сведения.

В настоящее время существует множество программ по работе с большими базами данных (БД). Они призваны обрабатывать сложные взаимосвязанные таблицы, запросы и отчеты. Но когда дело касается простых таблиц, это удобно делать в Excel.

В Excel база данных ( или список) – это диапазон ячеек на листе, обладающий следующими свойствами:

§ Первая строка диапазона- это имена полей БД.

§ Строка диапазона – это запись БД.

§ Столбец диапазона – это поле записи (в столбце находятся данные одного типа).

Базы данных (БД)предназначены для хранения больших объемов структурированной информации. Основными операциями при работе с БД являются:

· Организация ввода данных;

· Просмотр данных;

· Сортировка и фильтрация данных в таблицах;

· Подведение итогов.

Инструменты работы с БД в Excel

Все инструменты работы с БД в Excel сосредоточен в одном пункте меню – Данные. При вызове пунктов из меню Данные необходимо находиться в одной из ячеек таблицы БД. Таблица БД допускает все те же действия, что и обычная таблица Excel.

Организация ввода данных.

Ввести новую запись в БД можно обычным для таблиц вводом данных в ячейки.

Вводить и просматривать информацию можно не только в режиме таблицы, но и в режиме формы, который вызывается командой Данные \ Форма ( смотри справочную систему ).. Изменение структуры БД (удаление существующего поля, добавление нового поля) осуществляется. стандартными операциями работы со столбцами таблицы

Сортировка - это упорядочение записей в БД. Чтобы отсортировать записи в БД, надо:

1. активизировать любую-ячейку БД;

2. выполнить команду Данные \ Сортировка;

3. в открывшемся окне диалога Сортировка диапазона задать нужный порядок сортировки записей;

4. щелкнуть ОК.

В команде Сортировка заложена возможность сортировки данных максимум по трем столбцам.

Задание №1.

Отсортируйте записи по полю «Выработка» в ЭТ из лабораторной работы по начислению зарплаты в порядке убывания и запишите результаты сортировки в Лист3.

Порядок выполнения работы.

1. скопируем вначале таблицу в Лист3 (выделим активную часть таблицы (диапазон А1:Н16)

2. выполним команду Правка \Копировать,

3. щелкнем по ярлычку Лист3, активизируем ячейку А1, в которую следует копировать

4. выполним команду Правка / Вставить)

5. удалим итоговую строку и строку с номерами граф таблицы, чтобы они не были включены в сортировку (выделим эти строки и выполним команду Правка / Удалить);

6. активизируем любую ячейку таблицы

7. выполним команду Данные \ Сортировка

8. в открывшемся окне диалога Сортировка в поле Сортировать по израскрывающегосясписка выберем щелчком Выработка, установим переключатель по убыванию

9. щелкнем ОК.

В больших списках бывает трудно найти и извлечь требуемые данные. Сортировка помогает в этом, но все равно приходится работать с целым списком. Ехсеl дает возможность задать вывод на экран только тех данных, которые нужны для работы (удовлетворяющими определенным условиям). Это называется Фильтрация данных. При этом остальные строки оказываются скрытыми.

Фильтрация списков с помощью Автофильтра.

Команда вызова Автофильтра помещает кнопки раскрывающихся списков непосредственно в строку названия полей. При помощи этих кнопок можно задать критерии отбора строк таблицы.

Можно задать условия в нескольких полях. Они будут работать по принципу логического И.

Задание №2.

Отберем, например, тех рабочих, у кого выработка превышает норму и выплаченная зарплата не превышает 700.

Порядок выполнения работы:

1. скопируем таблицу на Лисг4;

2. активизируем любую ячейку скопированной таблицы

3. выполним команду Данные I Фильтр I Автофильтр

4. щелкнем кнопку Автофильтра, расположенную рядом с полем «Выработка» и в раскрывшемся списке щелкнем Условие

5. в появившемся окне диалога Пользовательский автофильтр в поле Выработка слева из раскрывающегося списка выберем >, а справа введем значение нормы выработки, например 100;

6. щелкнем ОК;

7. щелкнем кнопку Автофильтра, расположенную рядом с полем «К выплате» и в раскрывшемся списке щелкнем Условие

8. в появившемся окне диалога Пользовательский автофильтр в поле К выплате слеваиз раскрывающегося списка выберем < =, а справа введем 700

9. щелкнем ОК.