Документ: понятие, функции, свойства, классификация и типизация документов. Закономерности развития документального потока

Существует множество подходов классификации «Документа»

Мы рассмотрим ту, которая представляет аспекты характеристики документов, имеющиеся в классификациях большинства ведущих специалистов, например Швецова-Водка, В. А. Минкина, Столяров Ю. Н.

Документ – материальный носитель с зафиксированной информацией, предназначенной для её сохранения и передачи во времени и пространстве, пригодный для использования в документационных процессах.

Свойства документа:

Атрибутивность – наличие у документа двух неотъемлемых слагаемых: информация+носитель.

Функциональность – предназначение документа для передачи информации в пространстве и времени.

Структурность – взаимосвязь всех элементов документа.

Функции документа:

· Общие, т. е. присущие всем видам документов

o Функция памяти – закрепление, хранение, передача во времени и пространстве знаний и культурных традиций.

o Коммуникативная функция – документ является средством общения создателя документа и пользователем.

o Информационная – способность документа удовлетворять потребности общества в информации и служить источником знания.

o Правовая – способность документа предоставлять информацию, необходимую для доказательства, или подтверждения каких-либо событий через их закрепление в документе.

· Специальные

o Управленческая

o Функция учета

o познавательная (когнитивная)

o гедоническая

Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно переплетены между собой.

Ограничения, присущие документам:

Повседневная жизнь и практическая деятельность отражается в документах не полностью.

Личностное значение учёного всегда богаче той его части, которую удаётся зафиксировать.

Во всех сферах общественной жизни есть сведения, которые плохо поддаются документированию.

Документирование – создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на метариальном носителе.

Метод документирования – приём, или совокупность приёмов фиксирования информации на материальном носителе при помощи знаковых систем.

К общим функциям следует отнести:

социальную – документ является социально значимым объектом, так как порожден социальной потребностью и реализует себя в социальной системе; информационную – документ выступает как средство запечатления, сохранения и многократного транслирования зафиксированной информации во времени и на расстояние коммуникативную – документ выступает в качестве средства связи между общественными структурами и индивидами, культурную – документ служит средством закрепления и передачи социального опыта и культурных традиций.

К специальным функциям относятся: правовая – служить средством доказательства наличия того или иного действия, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. обучающая – фиксируя накопленный социальный опыт, документ способствует передаче знаний от поколения к поколению, познавательная – документ на основе фиксированного текста позволяет строить наиболее обобщенные, абстрактные, теоретические модели реальности. управленческая – документ является инструментом управления, мемориальная – документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества, его отдельных структур и личностей.

учетная – сопровождая производственную и хозяйственную деятельность на всех ее этапах, эстетическая – хранят и передают обобщенный эстетический опыт; релаксационная (гедонистическая, развлекательная, компенсаторная) – использование некоторых разновидностей документов позволяет достичь проективной разрядки, снимающей эмоциональное напряжение путем перенесения его на другой объект.