Исследование документопотоков в делопроизводстве организации. Разработка схемы документационных потоков.

К качественным параметрам документооборота относят характеристику документооборота в зависимости от используемой системы информационного обеспечения: автоматизированного типа, традиционного или смешанного в качественном и количественном выражении. К качественным относят характеристики пространственно-организованного процесса (объем документопотока; маршруты движения документов; этапы и инстанции прохождения документов; стадии документооборота), а также наполнения системы информацией (состав, содержание документопотоков (структура); направленность движения документов; режим (цикличность)). Количественные характеристики включают объем (количество; удельный вес групп (категорий) документов в потоке; плотность) и время (скорость прохождения одного документа; маршрут документа; цикл документа).

При анализе документооборота используются следующие принципы:

· подсчет проводится в месте регистрации документа;

· единица подсчета – документ;

· периодичность подсчета определяется службой ДОУ;

· документопотоки анализируются отдельно друг от друга.

Динамика документооборота характеризуется общим объемом документопотоков за определенный период времени, их соотношением, а также общим объемом документооборота и его потоков за год. При этом входящая документация анализируется по видовому признаку, корреспондентам (вышестоящие организации, подчиненные, сторонние), характеру содержания (инициативные (надо или нет ответ), ответные). Исходящая документация характеризуется по таким признакам как вид документа и корреспондент (вышестоящие организации, государственные органы, ответы по обращениям граждан и юридических лиц, ограниченного доступа).

Для качественного и объективного анализа, например, Т.В. Кузнецовой, предлагаются к применению схемы документооборота (схема организационной структуры учреждения, секторные диаграммы, схемы документационных потоков, документооборота, графики входящей и исходящей корреспонденции и др.), а также методы подсчета его объема. Схема представляет собой направления движения документов с целью отражения документационных потоков на отдельных участках работы. В каждой организации можно выделить следующие потоки документов: входящие, исходящие, внутренние. При этом можно форма сводки учета документооборота может иметь следующие графы: структурные подразделения, входящие, исходящие, внутренние документы по группам: корреспонденты – по группам документов; адресаты – по группам документов.

Иным способом исследования является составление маршрутной карты технологического процесса документооборота. Целями ее разработки являются формализация предполагаемых путей прохождения и этапов обработки документов и оптимизация существующих путей прохождения и этапов обработки документов.

Маршрутная карта технологического процесса документооборота. Оперограммы.

Иным способом исследования является составление маршрутной карты технологического процесса документооборота. Целями ее разработки являются формализация предполагаемых путей прохождения и этапов обработки документов и оптимизация существующих путей прохождения и этапов обработки документов.

Оперограмма – таблично-графическое отображение последовательности делопроизводственных операций, при котором в графах указаны исполнители, а в строках – последовательность операций. Оперограммы позволяют:

• фиксировать операции для определенного комплекса документов;
• отразить стадии и элементы процесса работы, связь операции с определенным рабочим местом;
• характеризовать функции исполнителей;
• систематизировать содержание документов;
• рационализировать маршруты движения.