Устранение обычных производственных проблем с помощью SharePoint

SharePoint создан с учетом производственных потребностей и проблем, которые часто возникают о организациях. В данном разделе собрана информация о возможностях SharePoint, описанных в других главах, и о некоторых типичных проблемах, которые можно устранить с помощью этих возможностей. Здесь описаны ситуации с такими проблемами и конкретные технологии SharePoint, которые помогут устранить такие проблемы.

Решение проблемы повторного создания документов с помощью SharePoint

Во многих организациях пользователи дублируют работу друг друга или заново изобретают колесо, повторно создавая документы или собирая информацию, которая уже была кем-то собрана — либо потому что они не знали, что такая информация существует, либо потому что они не смогли найти ее. Это приводит к неэффективному использованию рабочего времени.

Решение SharePoint — полнотекстовое индексирование и поиск в библиотеках документов SharePoint, рабочих пространствах, информации метаданных и списках.

Приложение-служба поиска в SharePoint позволяет индексировать контент сайтов и выполнять по нему поиск, чтобы пользователи могли быстро найти нужные им документы или информацию.

Решение проблемы невозможности или неэффективности поиска по различным типам контента

Пользователям постоянно требуется информация, и часто единственным способом получить ее является серия различных видов поиска по источникам различных типов, а затем ручное объединение результатов. При этом часть контента может остаться не просмотренной (либо ее упустили, либо просто не хватило времени), да и время расходуется неэффективно.

Решение SharePoint — источники контента SharePoint 2010, которые допускают индексацию и поиск.

Добавление часто используемых источников информации в качестве источников контента в среду SharePoint 2010 позволяет пользователям выполнять лишь один поисковый запрос и получать объединенные результаты из многих различных источников контента. Например, единственный поисковый запрос в SharePoint может охватить другие сайты SharePoint, веб-сайты, внешние по отношению к данной организации, общие файловые ресурсы и общедоступные папки Microsoft Exchange. Пользователи могут легко выполнить поиск по различным источникам и найти всю доступную и нужную информацию.

Решение проблемы неэффективных средств для совместной работы над документами с помощью библиотек документов SharePoint

Бригадам сотрудников часто бывает нужно совместно работать над проектом и выдавать набор документов, которые затем пересылаются клиентам. Предположим, пользователь А работает над первым документом и сохраняет его под именем Docl. Он отправляет пользователю Б электронное письмо, в котором сообщает, что документ готов для просмотра. Пользователь Б вносит изменения и дополнения и сохраняет документ под именем Docl R1. Затем он пишет письмо со списком соображений о возможных дополнительных

Глава 2

изменениях и отправляет это письмо пользователям А и В. Пользователь В отвечает пользователям А и Б о своих мыслях по поводу предложенных изменений, вносит собственные изменения и сохраняет документ под именем Doc 1 R2, после чего сообщает пользователям А и Б о внесении изменений. Пользователь А также реагирует на предложенные изменения вносит в документ “окончательные” правки, сохраняет его под именем Docl Final и отправляет документ клиенту. Через два дня клиент отправляет ответное письмо со списком изменений, которые он хотел бы видеть в документе. Пользователь А снова редактирует документ и сохраняет его под именем Docl Final R1. В результате продолжения этого процесса однажды появятся 10 версий документа и 16 почтовых сообщений с пожеланиями относительно содержимого документа. При этом бригада уже толком не знает, какие изменения, кем и когда были сделаны, папка, предназначенная для хранения документа, забита различными версиями этого документа (занимающими много места), и никто не знает, какие версии отсылались клиенту.

Решение SharePoint — бригадный сайт SharePoint с совместно используемой библиотекой документов, ведением версий документов и обсуждением этих документов.

Вместо многочисленных версий многих документов с различными именами, можно использовать бригадный сайт для ведения проекта с совместно используемой библиотекой документов. Каждый клиентский документ сохраняется в библиотеке, а с помощью версий и комментариев к версиям бригада всегда знает, кто внес изменении, ка£ие это изменения, почему они сделаны и который из документов отослан клиенту. Использование обсуждений документов, т.е. по сути онлайновой дискуссии, вместо электронной переписки позволяет хранить все комментарии в одном месте, где находится и сам документ, легко доступный без всяких писем.