Тема «Характеристика основных технологических этапов и операций обработки входящих, исходящих и внутренних документов»

Задание 1.

1. Составьте схему движения исходящих, входящих и внутренних документов в конкретной компании.

2. Оцените возможность сокращения времени, затрачиваемого на прохождение документов по этому маршруту.

3. Найдите методы и способы, которые будут эффективными в данной ситуации для сокращения времени движения документов.

 

Задание 2.

Первичная обработка документов, поступивших в компанию по почте, сводится к следующему. Работники, выполняющие эту операцию, вскрывают и тут же уничтожают конверты, проставляют на всех документах, в том числе, финансовых, бухгалтерских и т.п., штамп о поступлении документа в организацию и передают их инспектору по регистрации. Инспектор просматривает документы и фиксирует в регистрационных формах, помимо прочих сведений, количество листов и наличие приложений к документам.

Определите, какие требования к процессу первичной обработки документов в данном случае нарушаются и какие негативные последствия этих нарушений для компании могут проявиться в дальнейшем.

 

Задание 3.

Помощник руководителя, предварительно просмотрев документацию, поступившую в организацию, всю ее передает руководителю. В папку с документами вкладывается письменный комментарий о составе поступивших документов, корреспондентах, адресатах и содержащихся в каждом документе вопросах.

В чем состоит назначение операции «предварительное рассмотрение документов»? Правильно ли его понимают в данной организации?

 

Задание 4.

Составьте схему движения внутренних документов в конкретной компании.

Оцените возможность сокращения времени, затрачиваемого на прохождение документов по этому маршруту.

Найдите методы и способы, которые будут эффективными в данной ситуации для сокращения времени движения документов.

Оценочное средство № 6 (письменная работа)

Тема «Правила оформления заголовочных, содержательных и оформляющих реквизитов управленческих документов»

Вариант 1.

1. Существует ли в настоящее время государственное регулирование вопросов, связанных с технологией обработки документов (например, определены ли типовые операции обработки документов, их последовательность) в учреждениях, учреждений социально-культурного сервиса и туризма? ______________________________________

2. Какими документами должны или могут руководствоваться конкретные структуры при решении данного вопроса? ______________________________________

3. Для решения каких задач используются государственные стандарты в сфере делопроизводства социально-культурного сервиса и туризма? Назовите такие стандарты. __________________________________________________________________________

4. Каким образом организация может добиться от своих работников обязательного учета положений ГОСТ?________________________________________________________

 

Тема «Правила формирования различных категорий документов в дела. Разработка, ведение и оформление номенклатуры дел

Задание: Письменно ответьте на один из вопросов (по выбору студента).

1 Дайте определение понятия «дело».

2 Какие операции включает в себя работа по формированию дела?

3 Кто осуществляет периодический контроль за правильным оформлением дел?

4 Какие требования необходимо соблюдать при формировании дел?

5 Перечислите основные принципы группировки документов в дела.

6 Какой из принципов группировки документов дела является основным?

7 Какие документы целесообразно группировать в алфавитном порядке?

8 В какой последовательности обычно размещают документы в личных делах?

9 Что такое номенклатура дел?

10 Какими документами следует руководствоваться при составлении примерных номенклатур дел?

11 На основании чего составляется сводная номенклатура дел предприятия?

12 Что используется в качестве названий разделов номенклатуры дел организации?

13 Что может быть использовано при отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры?

14 Перечислите этапы организации работы по составлению примерной номенклатуры дел.

15 Когда вводится в действие утвержденная номенклатура дел предприятия?

16 Назовите общие требования к заголовкам дел.

17 Что понимается под систематизацией заголовков дел?

18 Приведите пример схемы номенклатуры, построенной по функциональному принципу.

19 Приведите пример схемы номенклатуры, построенной по структурно-функциональному принципу.

Оценочное средство № 4 (проектирование документов)

Темы: «Правила подготовки и оформления организационно-правовых и распорядительных документов» и «Правила подготовки и оформления информационно-справочных документов»

Задание: Подготовьте и оформите в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30–2003 следующие служебные документы:

1 проект письма-сообщения,

2 проект письма-приглашения,

3 проект письма - благодарности,

4 проект рекламации,

5 проект телефонограммы,

6 проект объяснительной записки,

7 проект служебной записки,

8 проект выписки из протокола,

9 проект распоряжения,

10 проект приказа по личному составу,

11 проект приказа по основной деятельности.