Календарь представляет собой бесконечный ежедневник, в который записываются определённые события.

Для формирования календаря в Outlook принято различать такие понятия, как:

· Встреча –мероприятие, для которого в календаре указывается время, но на которое не приглашаются другие сотрудники и для проведения которого не требуется дополнительные ресурсы (аудитория, аппаратура).

• Собрание – это встреча нескольких сотрудников, для проведения которойнужны дополнительные ресурсы.

• Событие – это мероприятие, которое продолжается более 24 часов (выставки, конференции).

Различают несколько типов записи календаря:

•  Вы можете внести в бланк календаря любое событие, и сообщение о нём появится на экране компьютера в указанный момент, напомнив вам о запланированном мероприятии.

• Периодическое событие, которое подобно обычному событию, но генерирует сообщение регулярно через определённые промежутки времени согласно настроенному расписанию.

• Уведомление о совещании, которое автоматически рассылается программой всем участникам совещания в заранее указанный момент времени.

 

Задачи и список дел

Наиболее трудными задачами руководителя любого уровня являются планирование, учёт и контроль работ, подлежащих обязательному выполнению.

Outlook позволяет:

• упростить создание и ведение списка задач;

• объединить зависимые задачи в один проект;

• создать сетевой график его выполнения.

По умолчанию список задач отображается в виде таблицы в папке «Задачи».

Каждая задача должна быть выполнена в срок. Поэтому очень важно осуществлять контроль за ходом реализации задач. Состояние задачи проверяется и обновляется в диалоговом окне «Задача». На этой вкладке отображаются сведения о состоянии задачи, определяющие:

• степень её завершённости;

• объём работ;

• фактический срок окончания.

Эти сведения необходимо постоянно обновлять. Выполненные задачи в Outlook зачёркиваются и помечаются в таблице «Завершена».

 

Список контактов

• Outlook предлагает множество инструментов управления большим списком контактов – записей, содержащих информацию о ваших знакомых и коллегах. Опираясь на библиотеку контактов, можно быстро отправлять адресатам электронные сообщения, планировать совещания, выполнять необходимые телефонные звонки и т.д.
Вам не придётся повторно вводить адреса и телефоны, Outlook автоматически считает необходимую информацию из папки контактов

• Имея электронную базу данных контактов Outlook, вы получаете возможность быстрого поиска и сортировки информации по любому параметру.

• Контакты могут содержать только имена и адреса электронной почты либо включать дополнительные подробные сведения, например адрес, несколько номеров телефона, изображение, дату дня рождения и любые другие данные, имеющие отношение к контакту.

• Данные о контактах помещаются в отдельные поля, что позволяет их сортировать, группировать, фильтровать их по любому компоненту имени, адреса, номера телефона. Причём последовательность ввода данных о контактных лицах не имеет значения.

Электронная почта

Outlook предлагает пользователю систему электронной почты, полностью интегрированную с другими приложениями Office.

 

Вопрос

1. 1составной или интегрированный документ – это документ в котором объединены данные разного типа, созданные в разных приложениях. С точки зрения пользователя составной документ выглядит единым набором информации, но фактически содержит документы, созданные несколькими разными приложениями, то есть является своеобразным контейнером.

В большинстве случаев в составном документе можно выделить главную часть, которая создавалась в одном приложении и куда вставлялись объекты из других приложений. Такой документ вызывается из приложения, где создавалась его главная часть. Возможно, создание составного документа, у которого нет главной части и который весь состоит из объектов, созданных в других приложениях.

Обмен данными – это передача данных от одного документа к другому. Вследствие обмена данными между приложениями создаются составные документы.

Информацию, вставленную из документа одного типа в документ другого типа, обозначают абстрактным понятием – объект.

При обмене используют такую терминологию:

· источник или сервер, приложение, откуда производиться вставка объекта в составной документ;

· приемник или клиент – приложение, где находиться главная часть составного документа и куда вставляются объекты из других приложений

 

 

Вопрос

 

4.1способы обмена данными между приложениями:

· буфер обмена

· технология перетащить и бросить

· технология OLE

· технология DDE

· импорт\экспорт файлов

 

4.2 Буфер обмена – спец область памяти которая предназначена для временного хранения перемещаемой/копироваемой/или удаляемой информации.

Свойства б.о.:

· Объект хранится до тех пор, пока не будет помещен новый объект

· Доступен из любого приложения

· Очищается при перезагрузке ОС

· Объект хранится в формате, определяемом приложением источника, но при его вставке в составной документ, как правило, предоставляется возможность преобразования в другой формат

 

Printscreen  - помещает копию экрана в буфер обмена

Printscreen + Alt -    можно поместить копию только активного окна в буфер обмена

Основные особенности:

· Вставленные данные не обновляются при их обновлении в приложении источнике

· Информация в Б О не накапливается