Порядок действий отдела закупок и взаимодействия со структурными подразделениями, должностными лицами в ФИЦ Коми НЦ УрО РАН

при планировании закупок

2.1. После утверждения плана финансово-хозяйственной деятельности Центра (далее – план ФХД) руководители структурных подразделений и должностные лица (далее - инициаторы закупок) предоставляют в отдел закупок (оригинал и документ в электронном виде в формате Word, Excel) согласованные главным бухгалтером – начальником отдела бухгалтерского учета и отчетности Центра (далее главным бухгалтером), начальником финансово-экономического отдела Центра и директором Центра (или руководителем контрактной службы) заявки на осуществление закупок на очередной финансовый год (далее – заявки) по форме, согласно Приложению № 1 к настоящему Положению

2.2. Заявки составляются на имя руководителя контрактной службы. В заявке указывается:

- наименование и описание объекта закупки с указанием характеристик такого объекта с учетом положений ст. 33 Федерального закона о контрактной системе;

- количество поставляемого товара, объем выполняемых работ, оказываемых услуг;

- планируемые сроки, периодичность поставки товара, выполнения работы или оказания услуги;

- иные существенные условия исполнения контракта.

2.3. К заявке должно быть приложено обоснование начальной (максимальной) цены контракта (далее – НМЦК), согласно Приложению № 3 к настоящему Положению (в т.ч. коммерческие предложения, на основании которых определялась НМЦК, а также указаны дополнительные требования к участникам закупки (наличие лицензии, сертификата, аккредитации и т.д.) и обоснование таких требований (ссылка на нормативно-правовой акт, устанавливающий требования к поставщику и/или к товару (работе, услуге).

2.4. Коммерческие предложения, на основании которых произведен расчет НМЦК, должны быть зарегистрированы инициатором в общем отделе в установленном порядке осуществления документооборота с указанием времени и даты получения. 

2.5. Заявки, заполненные без указания обязательных сведений, отклоняются и возвращаются инициатору закупки в момент подачи заявки или незамедлительно после обнаружения данных оснований для корректировки заявки.

2.6. По итогам проверки поданной заявки начальник отдела закупок принимает решение о включении данной заявки в Сводный перечень закупок Центра (далее – Сводный перечень закупок) на плановый период или об отклонении данной заявки с указанием причины отклонения.

2.7. Заявка является основанием для формирования и утверждения документации о закупке и хранится в соответствии с номенклатурой дел в отделе закупок.

2.8. Сотрудники отдела закупок формируют Сводный перечень закупок, на основании которого составляют план закупок Центра (далее – план закупок) и план-график Центра (далее – план-график) на текущий год.

2.9. При формировании плана закупок и план-графика допускается объединение заявок, содержащих однотипные или родственные объекты закупок, планируемые сроки, периодичность поставки товаров, выполнения работ или оказания услуг, в одну закупку.

2.10. После формирования Сводного перечня закупок, составления плана закупок и план-графика данные документы направляются директору Центра на утверждение.

2.11. План закупок и план-график утверждаются приказом.

2.12. План закупок и план-график должны быть утверждены в течение десяти рабочих дней с момента утверждения плана ФХД. Контроль за соблюдением данного требования возложен на директора Центра.

2.13. В случае необходимости внесения изменений в Сводный перечень закупок, план закупок и план-график инициатор закупки предоставляет в отдел закупок заявку согласно Приложению № 1 к настоящему Положению.

2.14. Требования к заявке, предполагающей изменение в Сводный перечень закупок, план закупок и план-график, порядок ее рассмотрения и утверждения определяются пунктами, регламентирующими составление Сводного перечня закупок, плана закупок и плана-графика, настоящего Положения (пункты 2.1. – 2.13. настоящего Положения).

2.15. Утвержденные план закупок и план-график, изменения в них подлежат размещению сотрудниками отдела закупок в единой информационной системе (далее – ЕИС) в течение трех рабочих дней с даты утверждения.

2.16. Отдел закупок ежемесячно в срок до 20 числа месяца, следующего за отчетным, представляет в финансово-экономический отдел и отдел бухгалтерского учета и отчетности сведения об исполнении плана-графика с указанием НМЦК, суммы контракта, наименования поставщика, срока исполнения контракта (в т.ч. планового и фактического) и иных необходимых сведений.

2.17. Ответственными за соответствие утвержденного плана закупок, плана-графика и плана ФХД квартальному графику перечисления субсидии по соглашению между ФИЦ Коми НЦ УрО РАН и учредителем, являются финансово-экономический отдел и отдел бухгалтерского учета и отчетности.