Обязанности должны быть ориентированы на конечные результаты работ. Поэтому они формулируются таким образом, чтобы выделить действия, с помощью которых и достигаются эти результаты.

В должностной инструкции руководителя эти действия описываются с помощью глаголов "руководит", "контролирует", "обеспечивает", "рассматривает", "выполняет", "представляет", "курирует", "организует" и т.д. Обязанности специалиста и технического исполнителя формулируются с помощью глаголов "осуществляет", "выполняет", "подготавливает", "разрабатывает", "исполняет" и т.д.

При изложении должностных обязанностей целесообразно руководствоваться следующими принципами:

а) перечисление должностных обязанностей желательно начинать с основных, постепенно переходя к изложению второстепенных или текущих. Если должностных обязанностей много, их можно разбить на блоки по отдельным направлениям деятельности (например, "в области договорной работы", "в сфере контактов с клиентами" и т.д.); обязанности, не поддающиеся группировке, можно изложить в блоке "в иных областях (сферах)";

б) поскольку обязанности должны быть ориентированы на конечные результаты работ, необходимо выделить действия, посредством которых будут решены задачи, поставленные перед работником и структурным подразделением, в состав которого он входит;

в) должностные обязанности одного работника не должны дублировать должностные обязанности работников, занимающих иные должности. Это означает, что, скажем, обязанности начальника отдела сбыта и начальника склада готовой продукции не должны дублироваться, так как при отсутствии четко расписанной схемы принятия решений это может привести не только к спорам внутри подразделений, но и к неблагоприятным последствиям для предприятия в целом. Это не касается тех ситуаций, когда должностные обязанности определяются в рамках одного наименования должности, например, калькулятора - в штате организации может быть несколько калькуляторов, и они будут исполнять одни и те же обязанности;

г) обязанности должны корреспондировать с должностными правами. Для качественного исполнения работником его обязанностей он должен быть наделен соответствующими правами;

д) должностные обязанности, выполняемые работником самостоятельно, следует отделить от обязанностей, выполняемых совместно с иными работниками. Для этого при изложении должностных обязанностей желательно использовать формулировки, позволяющие выделить самостоятельные обязанности (например, "выполняет", "руководит", "составляет" и т.д.) и выполняемые совместно с другими работниками (например, "принимает участие").

В должностной инструкции, особенно в разрабатываемой впервые, не всегда удается перечислить все обязанности служащего. Споры по поводу того, что те или иные обязанности не включены в инструкцию, а следовательно, не должны исполняться, не являются редкостью. Для предотвращения таких ситуаций желательно последним пунктом указать, что служащий "выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя" или "выполняет иные родственные по содержанию обязанности".

В разделе "Должностные обязанности" инструкции также должны находить отражение отдельные трудовые обязанности работника как участника трудовых отношений, указанные в статье 21 Трудового кодекса РФ.

Раздел "Права". Права служащего можно разделить на два типа:

- функциональные (должностные), то есть права, реализуя которые служащий может обеспечить качественное и своевременное исполнение возложенных на него обязанностей;

- трудовые - права, которые предоставляются служащему в соответствии с трудовым законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами.

Перечислять в должностной инструкции трудовые права не всегда целесообразно хотя бы потому, что они должны содержаться в трудовом договоре. Но если есть желание усилить должностную инструкцию, то следует воспользоваться статьей 21 Трудового кодекса РФ.

Отдельные права являются смежными между трудовыми и функциональными. Это право работника:

- требовать от руководства обеспечения организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей;

- требовать от своего непосредственного руководителя оказания содействия в исполнении должностных обязанностей;

- участвовать по своей инициативе в конкурсе на замещение вакантной должности;

- продвигаться по службе (право на карьерный рост);

- пользоваться фондами работодателя (библиотечными, информационными, пр.), а также услугами социально-бытовых и других структурных подразделений.