Ответственность за несоблюдение сроков хранения документов

За несоблюдение сроков хранения документов организации и индивидуальные предприниматели могут быть привлечены к административной ответственности. Кроме того, за несоблюдение сроков хранения, установленных для документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги, может быть применена налоговая ответственность.

Несоблюдение сроков хранения документов приводит к их отсутствию. На основании статьи 120 НК РФ за отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета с организации может быть взыскан штраф в размере 5000 рублей, а если документы относятся к нескольким налоговым периодам - 15000 рублей; 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15000 рублей, если отсутствие указанных документов повлекло за собой занижение налоговой базы.

Кроме того, за нарушение порядка и сроков хранения первичных учетных документов руководитель и главный бухгалтер организации могут быть привлечены по решению суда к административной ответственности - штрафу в размере от 2000 до 3000 рублей (ст. 15.11 КоАП РФ).

Руководитель организации и заведующий архивом по решению суда также могут быть оштрафованы на сумму от 300 до 500 руб. за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, включая документы по личному составу (ст. 13.20 КоАП РФ).

Проверку деятельности юридических и физических лиц по выполнению требований законодательства об архивном деле осуществляет Федеральная служба по надзору за соблюдением законодательства в сфере массовых коммуникаций и охране культурного наследия (Росохранкультура). Должностные лица Росохранкультуры в случае обнаружения правонарушения, предусмотренного ст. 13.20 КоАП РФ, уполномочены составлять протоколы об административном правонарушении. Постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено позднее 2 месяцев со дня обнаружения правонарушения и составления соответствующего акта.

Меры ответственности не могут быть применены, если утрата документов произошла вследствие каких-либо чрезвычайных обстоятельств, например стихийного бедствия, а также пожара, затопления, кражи и т.п. Однако для освобождения от ответственности должны быть документы от соответствующих органов, подтверждающие произошедшее. Так, факт пожара подтверждается справкой из территориального органа Государственной противопожарной службы МЧС России, факт кражи - справкой из отдела внутренних дел, факт затопления - справкой из обслуживающего ремонтно-строительного управления, а факт стихийного бедствия - справкой из территориального управления МЧС России.

Вместе с тем если чрезвычайное обстоятельство произошло по вине должностных лиц организации (например, в сгоревшем помещении, где хранились документы, не соблюдались правила противопожарной безопасности), то ответственности не избежать.

Положением "О документах и документообороте в бухгалтерском учете", утвержденным Минфином СССР 29.07.1983 г. N 105 установлено (п. 6.8), что в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. В состав комиссии, как правило, входят работники бухгалтерии и другие специалисты, например юрист, инженер по технике безопасности и т.д.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации. В акте необходимо подробно описать место происшествия, характер повреждений. Помимо этого к акту прилагается опись утраченных (поврежденных) документов.

1.8. Порядок оформления форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты

В приложении к настоящей работе приведены образцы унифицированных форм, помеченные значком*.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма N Т-1)*. При одновременном приеме на работу нескольких работников, применяется приказ (распоряжение) формы N Т-1а. Применяются для оформления и учета принимаемых на работу работников по трудовому договору и заполняются: форма N Т-1 - на одного работника, форма N Т-1а - на группу работников. Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию на основании заключенного трудового договора.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме работника(ов) на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении с работником(ами) трудового договора на неопределенный срок в реквизитах "Дата" (форма N Т-1) или "Период работы" (форма N Т-1а) строка (графа) "по" не заполняется.

В новых формах нет отметок о прохождении медицинского осмотра, прохождении инструктажа по технике безопасности, подписи руководителя структурного подразделения, в которое направляется работник и других реквизитов прежней формы.

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется работнику(ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС)), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма N Т-54 или N Т-54а).