Привести схему документооборота на Вашем предприятии.

Входящая документация.

-К секретарю компании ежедневно на стол попадает почта, доставляемая экспедиционной службой.

-После сортировки входящей корреспонденции и ее регистрации секретарь передает почту руководителю на рассмотрение. При этом только 85% входящей корреспонденции действительно адресованы управленцу, оставшиеся 15% писем распределяются между конкретными исполнителями после составления руководителем резолюции.

-В свою очередь исполнители после ознакомления с входящей информацией и выполнения поставленных задач составляют исполнительный лист и передают его делопроизводителю. --Делопроизводитель регистрирует лист и на этом движение входящей документации завершается.

Исходящая документация.

-Исполнитель подготавливает документ и передает его непосредственному руководителю на согласование

-Руководитель отдела передает согласованный документ руководителю компании

-В свою очередь управленец передает утвержденный документ делопроизводителю, который регистрирует его и передает экспедиционной службе

Организация внутреннего документооборота:

-Исполнитель составляет документ и передает его на согласование

-Вышестоящий руководитель после подписания документа передает его руководителю организации

-Руководитель принимает решение об утверждении документа и передает его делопроизводителю

-Делопроизводитель после регистрации документа вновь передает его исполнителю

-В свою очередь исполнитель после выполнения решения передает исполнительный лист делопроизводителю, который подшивает его в дело

Какие службы занимаются обработкой документации.

В зависимости от объема работ (объема документооборотаорганизации)служба делопроизводства может включать несколько структурныхподразделений:

· секретариат (или несколько, если свои секретариаты имеют заместители руководителя учреждения);

· экспедицию (здесь, в свою очередь, могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и др.);

· бюро учетно-справочной работы (в нем могут быть группы регистрации, информационно-справочного обслуживания);

· отдел (бюро) контроля;

· отдел (бюро) писем и приема граждан;

· группа печати и размножения документов;

· отдел автоматизации;

· архив и др.

Привести конкретный алгоритм обработки входящей, исходящей и внутренней документации в видеблок-схемы.

 

Прием конвертов, проверка правильности адресования

Вскрытие конвертов и проверка вложений

                                                            

Передача писем с пометкой «лично» работникам фирмы

 

 

 

 

Предварительное рассмотрение (сортировка, разметка)

 

 

Проставление отметки о поступлении (входящего штампа) на документе

 

 

Регистрация

 

 

 

 

Передача (доклад) документов руководителю

 

 

 

Подшивка документов в дела

Исполнение документов

Контроль исполнения документов

Передача документов исполнителю

Внесение сведений из резолюции в журнал или карточку регистрации

Рассмотрение документов руководителем (резолюция)

Передача документов зам.директора, в структурные подразделения или исполнителем

 

 

Блох-схема. 1. Операция над входящими документами

Блох-схема. 2. Операция над исходящими документами

 

 

Блох-схема. 3. Операции над внутренними документами