Усиленная электронная подпись нужна только для трудовых договоров

ТК-8 Ч.1, 2 ст. 312.3 ТК

 

Подписывать усиленной электронной подписью теперь нужно не все документы, которыми компания обменивается с удаленным сотрудником, а только трудовой, ученический договоры и договор о полной материальной ответственности.^ТК-8 Такая же подпись нужна, чтобы вносить в эти договоры изменения и их расторгать. Компания должна использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, а сотрудники также могут использовать усиленную неквалифицированную.

Узнайте, какие задачи с 2021 года юрист сможет решать онлайн

 

Остальные документы стороны могут подписывать простой электронной подписью или договориться о другом способе взаимодействия, который позволит зафиксировать, что и компания, и сотрудник документ получили. Например, компания может договориться с сотрудником, что все кадровые заявления он сначала подписывает на бумаге, а затем сканирует и отправляет их на электронную почту отдела кадров.

Как было раньше.

Компании и удаленные сотрудники любые документы, которыми обменивались в электронном виде, должны были подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью. Однако компании этого не делали и рисковали получить штраф от трудовой инспекции за то, что неправильно оформляли кадровые документы.

Теперь компания должна оформить удаленному сотруднику командировку, если направляет его в другую местность. Это правило касается и ситуации, когда компания вызывает постоянного дистанционного сотрудника в офис

 

Как оформить документы.

Способ, которым компания будет обмениваться документами с удаленными сотрудниками, укажите в локальном нормативном акте или трудовых договорах. Также в одном из этих документов пропишите срок, в течение которого компания и сотрудник должны подтвердить, что электронный документ получили, и адреса электронной почты сотрудника и работодателя, с которых можно их отправлять. Перечислите и опишите документы, которыми стороны будут обмениваться в электронном виде. Если способ взаимодействия с сотрудниками пропишете в локальном нормативном акте, попросите кадровика ознакомить с ним всех сотрудников под подпись. Только после этого сотрудники обязаны будут его соблюдать.

Сотрудник не сможет использовать для работы свое оборудование без условия в трудовом договоре

Работодатель по умолчанию должен будет обеспечивать сотрудника всем необходимым для удаленной работы, например компьютером, оргтехникой и программным обеспечением. Использовать для работы свое оборудование и программы сотрудник сможет, только если компания это позволит. В этом случае она должна будет компенсировать затраты удаленщика.^ТК-9

ТК-9 Ч. 2 ст. 312.6 ТК

 

Как было раньше.

Компания должна была согласовывать в трудовом договоре с удаленным сотрудником, какое оборудование он будет использовать для работы — свое или работодателя. В Трудовом кодексе не было правила, что по умолчанию компания обязана обеспечивать удаленного сотрудника всем необходимым, а сотрудник — пользоваться ресурсами только работодателя. Если компания не включала в трудовой договор такие условия, удаленщики без ее ведома использовали для работы собственное оборудование, а потом требовали за это компенсацию.

Если не определите режим работы удаленщика, он вправе организовать рабочий день по своему усмотрению

 

Как оформить документы.

Если компания разрешит удаленному сотруднику использовать для работы собственное имущество, включите в его трудовой договор условие о компенсации. Пропишите, как, с какой периодичностью и в каком размере компания будет компенсировать сотруднику то, что он использует свое имущество в рабочих целях, и как будет возмещать ему расходы, которые с этим связаны, например оплачивать замену краски в принтере, бумагу для печати, платить за интернет. Если юротдел в вашей компании не занимается трудовыми договорами и допсоглашениями к ним, проверьте, чтобы кадровик не забыл включить в документы необходимые условия.

Какие нарушения проверяющего помогут оспорить штраф Роспотребнадзора

 

Какие документы компания должна направить удаленному сотруднику в бумажном виде

Компания вправе обмениваться с удаленным сотрудником документами в электронной форме, однако некоторые из них все же должна отправлять ему в бумажном виде. 1. Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему. Компания обязана отправить их удаленному сотруднику на бумажном носителе, если он этого потребует. Срок — три рабочих дня со дня, когда получено заявление сотрудника. До 1 января 2021 года компания должна была отправлять удаленным сотрудникам трудовой договор на бумаге, даже если они об этом не просили. 2. Приказ об увольнении. Если компания ознакомила с ним сотрудника в электронной форме, затем обязана отправить ему копию приказа на бумажном носителе заказным письмом с уведомлением о вручении. Срок — три рабочих дня со дня, когда издали приказ об увольнении. До 1 января 2021 года компания должна была выслать такой приказ удаленному сотруднику в тот же день, когда его подписал директор. 3. Трудовая книжка. Внести в нее записи о работе удаленного сотрудника компания должна, если он не отказался от бумажной трудовой и потребовал, чтобы в нее внесли записи. Для этого сотрудник должен сначала прислать трудовую книжку в офис заказным письмом с уведомлением о вручении. До 1 января 2021 года не вносить запись в трудовую книжку компания могла, только если договорилась об этом с удаленным сотрудником. 4. Копии документов о работе сотрудника. Работодатель обязан отправить их удаленному сотруднику на бумаге, если он не попросил электронные копии. Срок — три рабочих дня со дня, когда компания получила заявление сотрудника.

Источники: ч. 2, 6 ст. 312.2, ч. 7 ст. 312.3, ч. 3 ст. 312.8 ТК

 

Оцените вероятность проверки ГИТ и исправите ошибки в кадровых документах на курсе «Правовая защита компании 2021» в Высшей школе Юрист компании