Реквизит 26 «Отметка о заверении копии»

 

    В делопроизводственной практике копируют в основном исходящие документы для того, чтобы в делах организации остались их  копии. Заверение копий выполняется секретарем или работником делопроизводственной службы.

    Отметка проставляется ниже реквизита «Подпись» и включает;

слово «Верно»;

должность лица, заверившего копию;

личную подпись;

расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

дату заверения.

 

Например:

 

Верно

Инспектор канцелярии          Прохоров                 М.Ю. Прохоров

30.07.2007

 

    В ряде организаций верность копии удостоверяется еще и проставлением печати.

    Проставление печати на копиях документов (выписка из них) является обязательным, если документ представляется в другие организации.

 

    Копия документа воспроизводится рукописным, машинописным способом или средствами оперативной полиграфии. При изготовлении копии рукописным и машинописным способами текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка.

    Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя, руководителями службы кадров, службы делопроизводства и др.).

    Отметка о заверении копии используется и для удостоверения верности выписок из документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и др.).

 

    Указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г.
№ 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» установлено, что организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках организаций.

        

    В таком же порядке организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копии воспроизводятся реквизиты бланков. Организации высылают также копии имеющихся у них документов по вопросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

    Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данной организации. Организация обязана свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эту организацию, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

 

    Запрещается свидетельствование верности копий паспорта, заменяющих его документов, военного билета, служебных удостоверений, а также других документов, снятие копий с которых не допускается. Не подлежат свидетельствованию копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

 

Реквизит 27 «Отметка об исполнителе»

    Содержит информацию о должностном лице, которое подготовило документ.

    Отметка включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона.

 

В.А. Жуков

315-45-83

 

    Отметка размещается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа на 2-4 интервала ниже реквизита «Подпись» и печатается от левого поля.

    Предназначена для оперативной связи получателя со специалистом, который готовил данный документ, то есть носит справочный характер.

    В отдельных организациях рядом с отметкой об исполнителе помещают код машинистки (или оператора ПК), которая печатала текст документа. Например:

 

В.А. Жуков

315-45-83

НП 2 06.10.2007

 

 

Реквизит 28 «Отметка об исполнении документа

И направлении его в дело»

 

    Эта отметка включает в себя следующие данные:

ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении;

слова «В дело»;

номер дела, в котором будет храниться документ.

 

    Этот реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

    Содержание отметки зависит от характера исполнения (например, подготовка письменного ответа, проведение переговоров и др.).

    На нижнем поле первого листа документа слева от руки исполнитель делает краткую надпись о характере исполнения документа, указывает номер дела, в которое помещен документ на хранение, дату и ставит свою подпись.

 

Директор                                Скворцов                  С.Б. Скворцов

 

Произведен перерасчет

В дело 09-11 за 2006 г.

Васина 20.02.2006

 

    Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом:

«Направлен ответ, дата, номер»;

«Дан устный ответ»;

«Учтено при составлении заявки»;

«Вопрос решен по телефону» и т.п.

 

    Реквизит проставляется ниже отметки об исполнителе.