Контроль сроков исполнения документов и поручений

 

Контроль исполнения документов

 

Одной из составляющих функций контроля и важным элементом документационного обеспечения управления является контроль исполнения документов, решений и заданий (поручений). Контроль исполнения документов и поручений - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов, созданных в организации, поступающих из вышестоящих организаций, от других организаций и граждан. Контроль исполнения документов ведется с целью содействия своевременного и качественного исполнения решений и задач руководства организации или структурного подразделения.

Различают два направления контрольной деятельности:

контроль исполнения документов по существу поставленных в них вопросах;

контроль сроков исполнения документов.

Возможны две формы организации контроля - централизованная и децентрализованная. Выбор организационной формы ведения контрольных операций зависит от размера организации, структуры службы ДОУ, объема документооборота и выбранной формы работы с документами (централизованной, децентрализованной или смешанной).

В организации с небольшим объемом документооборота в составе службы ДОУ работает один специалист по контролю. В соответствии с «Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих» эта должность называется инспектор по контролю.

В отдельных структурных подразделениях контроль сроков исполнения документов и поручений могут вести секретари или лица, ответственные за делопроизводство, что должно быть закреплено в Инструкции по делопроизводству и Должностных инструкциях этих работников.

В небольших организациях, в структуре которых нет службы ДОУ, ведение контроля исполнения документов входит в обязанности работника, ответственного за регистрацию и учет документов или работника, отвечающего за документационное обеспечение организации (например, секретарь руководителя).

Локальные нормативные акты, регламентирующие формы и порядок проведения контроля, устанавливают правомерность контроля, формируют у сотрудников привычку к проверкам как к необходимой процедуре.

Контроль исполнения документов включает:

сбор в специальных или регистрационных формах (карточках) данных о контролируемых документах;

постановку документа на контроль;

оперативное доведение до исполнителя документа (его отдельного пункта или задания);

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

внесение информации о ходе исполнения в контрольные формы;

снятие исполненного документа с контроля (внесение записи в РКФ);

учет и обобщение результата контроля;

информирование руководства организации о ходе исполнения документов и исполнительской дисциплине.

При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим формированием о ходе и результатах исполнения, вместе с документами пересылаются 2 экз. РКФ. После исполнения 1 экз. карточки возвращается в головную организацию с указанием даты и содержания исполнения документа.

 

Сроки исполнения документов

 

Сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными.

Типовые сроки исполнения определенных категорий документов установлены законодательными или нормативно-правовыми актами Российской Федерации. Каждая служба делопроизводства должна иметь такой перечень документов с типовыми сроками исполнения. Рекомендуем включить такой перечень в качестве приложения к Инструкции по делопроизводству, тем самым он будет доведен до всех управленческих работников организации.

Приведем перечень типовых сроков исполнения документов:

поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации - в срок, указанный в поручении или в месячный срок со дня его подписания;

поручения Президента Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение 5 дней;

поручения Президента Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;

поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение 5 дней;

поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;

письма Министерства иностранных дел, без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30 дней;

запрос депутата Федерального Собрания - не позднее, чем в 15-дневный срок со дня получения;

предложения и заявления депутатов Федерального Собрания - в срок до одного месяца; не требующие изучения и проверки - в максимально короткие сроки;

письма-поручения и письма - запросы вышестоящих организаций- к указанному сроку или в течение 10 дней;

обращения граждан - 30 дней со дня регистрации; при необходимости дополнительного изучения допускается продлевать на срок не более 30 дней;

протоколы разногласий: составление и направление - в 10-дневный срок, рассмотрение - в 20-дневный срок;

телеграммы, требующие срочного решения, - до 3 дней, остальные - в течение 10 дней;

письма предприятий, организаций, учреждений - 10 дней;

поручения платежные: выписки и сдача в учреждения банка - не позднее следующего дня после получения товара;

жалоба на неправильные действия или распоряжения финансовых органов: рассмотрение не позднее 10-дневного срока со дня поступления.

Индивидуальные сроки исполнения

Могут содержаться в тексте документа (приказа, распоряжения, решения и др.). Поступающие из вышестоящих организаций или органов власти, как правило, содержат сроки выполнения указанных в них действий.

Устанавливаются руководителем при вынесении резолюции. Бывают случаи, когда невозможно сразу установить точный срок исполнения документа, тогда устанавливается условный срок, который затем корректируется в ходе исполнения документа.

Если документ имеет длительный срок исполнения, тогда контролируют исполнение промежуточных этапов. Срок исполнения каждого этапа фиксируется в РКФ.

Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях: поступивших (входящих) из других организаций - с момента поступления; для отправленных (исходящих) и внутренних - с даты их подписания или утверждения. Исполнение контролируется с момента поставки документа на контроль.

В ходе исполнения документов по объективным причинам сроки могут изменяться.

Изменение индивидуального срока исполнения документов могут производиться только тем руководителем, который его установил. После согласования с руководством нового срока исполнитель обязан сообщить о переносе (изменении) срока исполнения в службу ДОУ. Решение о переносе срока исполнения документа принимается за два-три дня до истечения первоначально установленной даты. Исправление срока задним числом не допускается.

Согласование подготавливаемого документа с заинтересованными организациями и лицами должно проводиться в пределах установленного срока исполнения документа.