Документоведения и архивного

дела"                             Подпись             А.Е.Рыбаков

 

В составе реквизита "Подпись" могут указываться степени и звания (ученые, воинские и др.).

 

Например:

Директор института

доктор исторических наук,

профессор                       Подпись               А.И.Новиков

 

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

 

Например:

Директор завода             Подпись                   Г.Н.Петров

Главный бухгалтер           Подпись                   Д.И.Иванова

 

При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, их подписи располагаются на одном уровне.

 

Например:

Министр образования                               Министр финансов

Республики Беларусь                               Республики Беларусь

Подпись А.М.Радьков                               Подпись А.М.Харковец

 

При подписании документа, подготовленного комиссией, указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

 

Например:

Председатель комиссии          Подпись             В.В.Грушевский

Члены комиссии:                Подпись             Г.Б.Орлов

                               Подпись             П.П.Силаев

                               Подпись             А.В.Янукович

 

Документы коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем этого органа.

 

Например:

Председатель                  Подпись               В.И.Кириллов

Секретарь                     Подпись               А.А.Купрейчик

 

При подписании распорядительных и исходящих документов подписывается первый экземпляр документа.

При оформлении актов, протоколов, совместных документов подписи проставляются на всех экземплярах документа.

В реквизите "Подпись", а также реквизитах "Гриф утверждения" и "Гриф согласования" указываются фактическая должность лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, его инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений "Зам." ("заместитель"), "И.о." ("исполняющий обязанности"). Не допускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности.

58. Реквизит "Гриф приложения".

Гриф приложения располагается в правом верхнем углу первого листа приложения.

Гриф приложения состоит из слова "Приложение", его порядкового номера (указывается арабскими цифрами без знака N), названия вида документа в дательном падеже, его даты и регистрационного индекса.

Например:

                                         Приложение 2

                                         к приказу директора института

                                         18.11.2008 N 9

Порядковый номер приложения не указывается, если оно одно.

На приложениях, утверждаемых распорядительным документом или протоколом, гриф приложения не оформляется. В этом случае в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа проставляется гриф утверждения.

Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа ("Название вида документа", "Заголовок к тексту", "Подпись" и др.).

Согласование документов.

Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри организации - со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее - с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование).

60. Реквизит "Гриф согласования".

Внешнее согласование оформляется грифом согласования.

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты.

Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля.

Слово "СОГЛАСОВАНО" печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Директор государственного

учреждения "Национальный

архив Республики Беларусь"

Подпись В.Д.Селеменев

13.10.2008

Если согласование документа производится коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется по форме:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Экспертного совета

N 13

Или

СОГЛАСОВАНО