Письмо-выдвижение подписывается руководителем выдвигающей организации, должно иметь номер, дату и быть заверено печатью.

4.2. Письмо о возможности опубликования в открытой печати названия
и содержания работы, фамилий авторов, их должностей, мест работы оформляется на бланке головной выдвигающей организации за подписью руководителя организации и заверяется печатью – приложение № 2.

4.3. Выписка из протокола заседания ученого (научного, научно-технического) совета или собрания трудового коллектива головной выдвигающей организации о представлении работы на соискание премии с указанием ее полного названия, всего состава авторского коллектива, результатов тайного голосования как по выдвижению работы на соискание премии, так и по каждому из авторов, подписывается председателем совета или собрания и его секретарем и заверенных печатью организации – приложение № 3.

Если в состав авторского коллектива включаются лица, не являющиеся работниками головной выдвигающей организации, выписки из протоколов заседаний советов по месту их основной работы относительно рекомендаций
по включению этих лиц в состав авторского коллектива оформляются аналогичным образом на бланках этих организаций. В исключительных случаях (отсутствие соответствующих советов, невозможность проведения собрания трудового коллектива или его представителей) может быть представлено письмо (в двух экземплярах) с рекомендацией о выдвижении работников этой организации
в авторский коллектив, подписанное руководителем и заверенное печатью.

4.4. Справка о творческом вкладе каждого автора с указанием фамилии, имени, отчества автора, занимаемой им должности, а также должности в период выполнения работы, ученой степени и звания, описанием его конкретного творческого вклада в работу и обоснованием включения в состав авторского коллектива подписывается руководителем организации по месту работы автора
в период выполнения им выдвигаемой на соискание премии работы, а также руководителем головной выдвигающей организации с указанием даты и заверяется их печатями – приложение № 4.

Если выдвигаемая работа выполнена одним автором, представления справки
о его творческом вкладе не требуется.

4.5. Сведения об авторах выдвигаемой работы с указанием ее названия оформляются по каждому автору на бланке организации по месту его основной работы – приложение № 5.

Указанные сведения об авторе работы должны полностью соответствовать данным, содержащимся во всех представленных документах.

В случае отсутствия у автора степени, звания указывается «не имеет».

В случае отсутствия у автора статей, публикационной активности (по индексу Хирша) и/или патентов, свидетельств, в том числе свидетельств о регистрации программ ЭВМ, свидетельств стандартных справочных данных Росстандарта, национальных стандартов указывается «0».

Сведения подписываются автором, заверяются подписью работника отдела кадров и печатью с указанием даты заполнения.

Для неработающих пенсионеров сведения готовятся на бланке организации последнего места работы, или головной организации.

Если автор выдвигается посмертно, то в сведениях указывается дата смерти (прилагается копия свидетельства о смерти). При наличии наследника указываются степень родства, его фамилия, имя, отчество, домашний адрес и телефон.

Если после представления работы в сведениях о каком-либо авторе произошли изменения (изменились должность, место работы, номер телефона и т.п.), то об этом незамедлительно должно быть сообщено в Совет по адресу Минобрнауки России (п. 6.1).

4.6. Согласие автора на обработку персональных данных оформляется
в порядке, установленном Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» подписывается лично автором – приложение № 6.

4.7. Заявление о перечислении выплат на счет, открытый в банке (кредитной организации) заполняется от руки или набирается на компьютере, заполняются все данные и подписывается лично автором – приложение № 7.

4.8. В описании работы излагается основное содержание работы, приводятся полученные результаты, сведения об экономическом или социальном эффекте, показываются масштабы реализации результатов работы, перспективы дальнейшего использования этих результатов, научно-технические и технико-экономические показатели работы.